作者： 法務新哥

子曰：“工欲善其事，必先利其器”。法律人行走江湖，身上不帶些“獨門利器”，怎能做到游刃有余？由于經常在線上或線下與同仁或同事討論工作、學習的工具，于是就想干脆自己好好整理一下使用心得，以便深入交流。

既然是介紹“利器”，諸如筆記本電腦、智能手機、office軟件等耳熟能詳?shù)墓ぞ呔筒辉儋樖隽恕ｋm然這些工具在問世之初都是革命性的工具，極大提高了工作效率，但時至今日，大家已經熟悉得有如父老鄉(xiāng)親。

我將要分享的工具分成兩類，即“軟件”篇和“硬件”篇。

“軟件篇”

職場人都深有感觸，好的工具軟件可以提高效率，減輕工作量，甚至能事半功倍。除了word、ppt、excel等一些大家熟得不能再熟的辦公軟件，還有哪些比較適合法律人用的軟件呢？根據(jù)多年使用體驗，向各位同仁推薦下列軟件：

一

輸入法

首推訊飛輸入法。個人認為訊飛輸入法在手機上的使用價值更高。其最大的亮點就是可以將語音轉化為文字，而且識別準確率率很高，可以節(jié)約不少打字時間。現(xiàn)在的即時通訊工具都支持發(fā)送語音消息，但是我們識別文字的效率遠遠高于聽語音。一段時長1分多鐘的語音內容，換成文字的話，我們可能幾秒鐘就可以消化了。

使用訊飛輸入法時，需要注意兩個問題。一是語音輸入時盡量用書面語，避免用口語化的詞匯、語氣詞等。否則有時轉化出的文字會鬧笑話。二是要說普通話。雖然訊飛現(xiàn)在也支持粵語、四川話等方言版，但是識別準確率遠不如普通話。我就曾經在四川話模式下分別試過重慶話、成都話，同樣的內容，有時轉化出的文字還是有差異。

不過我相信這兩點對法律人來說都不是問題。法律人本來就是講究“法言法語”的，應該都能避免“大白話”、“口水話”。普通話是國家法定語言，學法之人理應推廣使用，而且我們法律人的普通話本來都不差。

二

文檔對比軟件

其實微軟的word軟件中也有這個功能，對比后以修訂模式顯示。但是有兩款軟件的功能更強大，更好用。Windows操作系統(tǒng)下的這種軟件有UltraCompare，Mac系統(tǒng)下有Kaleidoscope。

法律人在日常工作中要處理大量的文檔，尤其是在與對方當事人協(xié)商合同條款時，需要對比前后修訂的差異。一般情況下，對方都會用修訂模式顯示，但有時就怕對方有意或無意的未使用修訂模式，或者有部分修訂用了修訂模式，有部分修訂又是清潔模式。這時要從頭到尾對著看的話，怕是事倍功半了。

此外，與同一主體多次交易時，也可以用這種軟件對比新簽合同與先例合同的差異，極為便利。

這種軟件是將兩個文檔左右并排展示，格式、文字的變化之處全部都用醒目的顏色，一目了然。如果需要立即對文檔進行修改，可直接在軟件中操作，還支持復制粘貼功能。

Kaleidoscope文檔對比圖示：

三

PDF文檔編輯軟件

除了word文檔以外，想必大家接觸最多的就是PDF文檔了，尤其是掃描文檔。pdf文檔的閱讀和編輯軟件，Windows平臺和Mac平臺下的我都用過不少種，但是個人認為功能最強大最好用的還是非Adobe Acrobat Pro莫屬。這個軟件可以任意提取pdf文檔中的某一部分頁面，還可以按任意要求分割成若干個文檔。它還有編輯功能，用戶可以像使用word一樣在掃描件上寫文字、粘圖片。

除此之外，我認為該軟件最強大的功能就是OCR（文字識別）功能。無論pdf文件有多少頁，它都可以一次性批處理識別整個掃描文檔的文字。識別后，文檔看似沒什么變化，但是我們可以直接在文檔中選擇、復制文字。與其它PDF編輯軟件相比，Adobe的文字識別準確率是最高的。

四

云筆記軟件

筆記軟件有很多種，比如微軟的onenote，印象筆記等等。我最推崇Onenote和有道云筆記。本來Onenote挺不錯的，起初我是主要用Onenote。它的層次感很強，讓人有一種使用紙質筆記本的感覺。可惜就是同步速度太慢了，可能是因為服務器不在中國吧。后來就只有忍痛放棄了Onenote，轉投有道云筆記。

有道云筆記的同步很快，除了可以網(wǎng)頁登錄外，在Mac、Windows、Android以及iOS各平臺都有客戶端。在微信中可以一鍵保存到有道云筆記，在電腦上的瀏覽器中也可以一鍵保存。此外，還可以通過發(fā)郵件的形式自動保存到有道云筆記。

用有道云筆記分享也很便捷，只需要轉發(fā)一個鏈接給別人，就可以直接訪問某個筆記中的全部內容。此外，有道云筆記還有多人協(xié)作功能，可以同時編輯同一個文檔，極大地便利了工作交流和討論。

由于有道云筆記通用于全平臺，具有同步迅速，使用便捷等特點，它已經成為我在知識管理方面除硬盤之外最主要的工具。平時在網(wǎng)上看到值得收藏、深入學習的文章，我都分門別類保存在有道云筆記。平時需要管理的一些信息、個人資料什么的，也都放在有道云筆記，需要時可以用手機調取，非常方便。

（有道云筆記的界面）

平時想到什么問題、有什么靈感，都可以馬上拿出手機寫在云筆記中。在通勤、出差或等待過程中，可以隨時拿出手機或筆記本寫作，寫的內容全部實時同步到服務器。切換場景后（比如回到辦公室或家中），又可以在其它終端上繼續(xù)完成。有道云筆記有助于我們最大化利用各種碎片時間。

五

云存儲

說到云存儲，大家第一時間肯定會想到百度網(wǎng)盤，或是天翼云盤等。這種網(wǎng)盤，好處就是免費的存儲空間很大。但是最大的問題就是無法像本地文件夾那樣使用。也就是說，云盤里保存的文件，只能在線瀏覽，不能在線編輯。如果要修改，必須先下載到本地硬盤，編輯好之后再上傳。很明顯，這種云盤不適合保存需要反復編輯的文檔，更適合保存圖片、視頻或壓縮包等資料。

而適合在線編輯、同步文檔的云存儲，就是像微軟的Onedrive（前身是Skydrive）和蘋果的iCloud之類的云存儲服務了。這種云存儲，會在用戶的本地終端生成文件夾，像是給本地硬盤擴展了空間一樣。只要連著網(wǎng)，就可以實時同步。即使用戶換一個終端登錄，同步后的文件都是完全一樣的。而且云存儲不會像硬盤、U盤那樣出故障丟失數(shù)據(jù)。就算電腦丟了，也不會丟失文件。

當年在“轉投”Mac陣營之前，我喜歡用Onedrive（彼時還叫“Skydrive”）在臺式機和筆記本電腦之間同步文檔。凡是需要頻繁切換終端讀取、編輯的文檔，我都放在Onedrive中。

2011年底開始用蘋果的Macbook Pro之后，發(fā)現(xiàn)MAC 操作系統(tǒng)有與Skydrive類似的iCloud服務。不過當時的同步速度奇慢，無法正常使用，讓人有一種“雞肋”的感覺。后來蘋果將iCloud服務器放在“云上貴州”后，同步速度就很快了。也就是那時，我開始“拋棄”O(jiān)nedrive，轉用iCloud。在免費的5G存儲空間之外，我還付費額外購買了60G的存儲空間。

（iCloud文件夾）

這種云存儲給我的工作生活帶來極大的便利性。只要不出差，平時我都不用背筆記本電腦通勤。一個老式的Macbook Pro放在辦公室當臺式機用，另一個Macbook Air放在家里用。如果要出差就用比較輕便的Macbook Air，無需專門拷貝文檔、資料。即使晚上或周末還得加班，工作還沒做完，也可以直接關機走人，回家打開文檔就可繼續(xù)。使用iPhone的朋友，還可以直接在手機上訪問、轉發(fā)iCloud云存儲的文件。

值得重視的是，使用這些云存儲軟件，一定要注意數(shù)據(jù)安全。

六

思維導圖軟件

思維導圖軟件其實也有很多種，百度還有網(wǎng)頁版的思維導圖功能，用戶可以直接在網(wǎng)頁上編輯。XMind那些軟件我也用過，但是個人認為最適合文字工作者使用的就是“幕布”。

我也是在偶然中發(fā)現(xiàn)這個軟件的。有一次一位同仁發(fā)了一份論文提綱給我，就是這個“幕布”生成的鏈接。我在手機上點進去看后發(fā)現(xiàn)軟件風格簡明，邏輯清晰，非常適合我們這些主要以“碼字”工作為主的專業(yè)人士制作大綱和思維導圖。于是我就毫不猶豫下載安裝使用，很快就買了三年會員。

以我之前某篇文章的思維導圖為例：

編輯的大綱：

生成的導圖：

七

截屏軟件

由于工作性質的原因，法律人經常要“立此存照”，因此，截屏軟件成為必不可少的工具。相信大家也用過不少截屏軟件或工具，有可能是操作系統(tǒng)自帶的，也有可能是微信、QQ的。但是這些工具最大的問題就是無法“滾動截屏”。例如，對于內容較多、需要下拉才能看完的網(wǎng)頁內容，這些截圖工具只能截取當前顯示的內容。以前遇到這種情況，就只能多次截取，如果還要拼接成一張圖片的話，會更麻煩?，F(xiàn)在很多手機倒是有自帶滾動截屏的功能了，但是電腦的操作系統(tǒng)卻沒有。

此時，我們就需要一款能夠支持滾動截屏的軟件。在此給大家推薦Snagit，Windows和Mac系統(tǒng)下的版本都有。

這款軟件不僅支持網(wǎng)頁滾動截屏，其他任何程序的滾動內容都可以截屏。因此，我就以word文檔為例，展示一下該軟件的滾動截圖功能：

八

虛擬機軟件

最后給大家介紹一下虛擬機軟件。所謂“虛擬機”，就是在現(xiàn)有的電腦操作系統(tǒng)下，再虛擬另一臺電腦同時使用。通過虛擬機軟件，可以直接進入另一個完整的操作系統(tǒng)，就像在用另一臺電腦。為了形象說明什么是虛擬機軟件，我直接錄了一段虛擬機“開機”的視頻如下：

（在使用固態(tài)硬盤的Mac系統(tǒng)下，虛擬機“開機”速度很快）

可能大家會問，為什么要用虛擬機呢？一臺電腦不就夠了么？對我們來說，使用虛擬機的好處有以下幾點：

（一）解決系統(tǒng)不兼容的問題

假如你現(xiàn)在的電腦是Win10操作系統(tǒng)的，但不巧的是你們單位的OA、ERP或者其他專業(yè)軟件對IE瀏覽器、JAVA的需求還停留在匹配Win7的階段，在Win10下無法使用或者無法正常使用。這時就需要用虛擬機裝一個Win7的操作系統(tǒng)，在虛擬機中運行這些軟件?；蛘?，假如你用的是蘋果的Macbook，而你們單位的打印機不支持Mac系統(tǒng)，為了解決打印的問題，也只有裝一個Windows操作系統(tǒng)來解決了。

（二）建立工作學習“專區(qū)”

通過安裝一個虛擬的“電腦”，可以將工作學習和休閑娛樂區(qū)分開來，給自己設置一個心無旁騖地“專區(qū)”。比如，將工作、學習活動放在虛擬機中，在虛擬機中專心寫文檔、處理工作流程等，避免各種應用程序的彈窗、小紅點（未讀消息提示）等干擾源。

常見的虛擬機軟件有VMware和Parallels Desktop，各平臺版本都有。這兩種虛擬機軟件大同小異，功能也差不多?，F(xiàn)在的電腦配置都不低，運行這種虛擬軟件毫無壓力。

需要強調一點，以上部分軟件須付費使用，請購買正版。如果我們在工作中使用盜版、破解軟件，有可能會導致所在的單位被軟件公司維權。

“硬件篇”

一

電腦

電腦其實大家都在用，新哥也不是要給大家推薦電腦品牌，主要是介紹使用不同操作系統(tǒng)的電腦。我們辦公用的電腦，常見的就是采用Windows系統(tǒng)的PC和采用Mac OS的Macbook。

用了10年的Macbook，個人感覺Macbook比Windows的PC更好用。與Windows相比，Macbook有這幾個優(yōu)勢：

一、簡潔穩(wěn)定流暢。Macbook的操作系統(tǒng)簡潔，無論用多久，都不會出現(xiàn)越用越慢的問題。同樣的軟件，例如QQ之類的，Macbook下就沒有彈窗、沒有廣告。

二、省電。同樣的電池容量，Macbook的待機時間更長。

三、對病毒免疫。Macbook不需要裝殺毒軟件。這不是因為打了“疫苗”，而是現(xiàn)在那些病毒都是基于Windows系統(tǒng)開發(fā)的，而Mac OS是個封閉的系統(tǒng)，有人想開發(fā)都不行。比如，Word文檔中常見的“宏”病毒，Macbook就不吃那一套。

四、Macbook更經久耐用。雖然在同等配置條件下，Macbook的價格要貴一些，但是絕對物有所值。因為Macbook的硬件本身就要好很多。另一個原因就是，即使在操作系統(tǒng)多次升級后，也不會出現(xiàn)硬件明顯跟不上操作系統(tǒng)的問題。以我的主力機Macbook Pro為例，從2011年開始長期放在辦公室當臺式機用。有一次蘋果系統(tǒng)升級后，確實出現(xiàn)了硬件有點跟不上的情況，但是在將內存從4G升級到16G、系統(tǒng)遷移到加裝的固態(tài)硬盤后，開機速度飛快，同時用虛擬機運行Win7系統(tǒng)也毫無壓力，CPU依然給力。

（我那2011年的Macbook Pro配置）

再次聲明，本人絕對不是“果粉”。事實上，自5S之后我就沒用過iPhone了。假如現(xiàn)在只有一萬塊錢的預算，讓我在Macbook和iPhone之間選擇，我肯定毫不猶豫地選擇前者。因為Macbook的性價比遠超iPhone。

（我那2017年Macbook Air的配置）

二

站立式辦公桌

說完電腦，正好就接著“安利”一個跟電腦配套使用的工具——站立式辦公桌。長期坐辦公室的工作方式，容易導致頸椎病、腰椎病。這類疾病幾乎成為白領打工人的“職業(yè)病”。俗話說，“久坐傷身”。為了預防這些“職業(yè)病”，避免將來“收入不突出，椎間盤突出”，我們有必要減少坐下的時間，多站一站。但是打工人的工作任務繁重，沒那么多時間讓你站著休息，怎么辦呢？這種“站立式辦公桌”就可以派上用場。

這是我的簡易版“站立式辦公桌”：

我的做法就是把筆記本電腦的外接顯示器和無線鍵盤、無線觸摸板放在支架上，站累了就把支架放下來，恢復坐姿。等坐一陣感覺沒那么累了，又把支架抬高站著辦公。

經測試，我發(fā)現(xiàn)這樣坐站交替明顯餓得更快。既鍛煉了身體，又預防了疾病。所以新哥強烈建議大家買一個來用，真的是“小投入，大用處”。我買的這種是最簡易的，網(wǎng)上有各式各樣的，“豐儉由人”，視錢包厚薄而定。

三

護眼裝備

除了費腰、費頸之外，對我們這些長期坐辦公室的人而言，最費的就是眼睛了。長期對著電腦屏幕，眼睛自然吃不消。近年來移動辦公又越來越普遍，很多工作都可以在手機上操作，又無形中增加了眼睛接收藍光的時間。

雖然我的視力很好，不用戴眼鏡，但是我的眼睛對電子屏幕是最為敏感的。最初還是用CRT顯示器的時候，只要在屏幕前看兩個小時，我的眼皮就要跳。后來液晶顯示器開始普及了，我要是眼睛距離隔遠一點用還行，但如果是對著筆記本電腦屏幕看一天，眼睛也是受不了，容易眼干發(fā)紅。

后來為了緩解眼睛疲勞，我盡量多用電子墨水屏的設備。與液晶屏不同的是，電子墨水屏本身不發(fā)光，靠外界反射光，跟紙張的原理是一樣的。同樣的使用時間，看墨水屏時眼睛明顯要舒服得多。給大家推薦的護眼裝備，主要就是各種電子墨水屏的設備。電子墨水屏最大的問題是刷新率低，畫面遲鈍，翻頁有一點殘影，主要是黑白的，看視頻就別想了，但是對于文字處理和閱讀，可以完全勝任。

（一）電子墨水屏顯示器

現(xiàn)在有廠家推出了電子墨水屏的外接顯示器，有的還有前置光源。我現(xiàn)在就經常用這種顯示器外接筆記本電腦使用，日常辦公寫作完全沒問題。

（在電子墨水屏上看文檔的效果）

（二）電紙書

現(xiàn)在一說“電紙書”，通常就是指使用電子墨水屏的設備。紙質書不便宜，多帶幾本就挺重的，用電紙書就很方便?，F(xiàn)在常見的是6寸屏，比較便攜。9.7寸大屏的電紙書，特別適合看掃描版的pdf書籍。因為掃描版的電子書保留了紙質書的字體和排版，不會有千篇一律的感覺。最近有的廠家還推出了彩色電子墨水屏的電紙書，顯示效果相當于以前彩色報紙的效果。不過由于價格偏貴，本人尚未嘗鮮。感興趣的朋友可以試試。

（在9.7寸電紙書上看掃描版文檔的效果）

（三）電子墨水屏手機

前些年俄羅斯的國禮手機Yotaphone在國內火了一把之后，國內也有廠家跟進，推出了各種電子墨水屏手機。先是雙屏的手機，正面一塊彩色液晶屏，反面一塊黑白電子墨水屏。

（我正在使用的國內某品牌雙屏手機）

近兩年又陸續(xù)推出了單屏的黑白墨水屏和彩色墨水屏手機。單屏的黑白墨水屏手機最大的問題就是，顯示的健康碼看不出來是綠色還是紅色……

墨水屏非常適合移動辦公，比如在手機上處理合同審批OA流程，或者在微信、郵件中查看文檔。在屏幕夠大的手機上，碼字也不錯。

上述“護眼”效果，都是在同等使用強度下進行比較。最好的護眼方法當然還是合理用眼，注意休息。在以前沒有手機電腦的年代，有人長期躲在被窩里看武俠小說，最后也近視了。雖說法律行業(yè)就像老中醫(yī)，越老越吃香，但是我們首先得把身體保護好。要是到了“吃香”的歲數(shù)卻老眼昏花、行動不便，那真是“廉頗老矣”了。

以上就是本人分享的各種“利器”介紹和測評。本文純屬技術交流，無絲毫“帶貨”之意。