承包工程合同管理中,隨著合同自行形成和實(shí)施,到結(jié)束的階段不同,其管理任務(wù)也有所區(qū)別,從決定參加工程投標(biāo),取得招標(biāo)文件到簽訂合同是合同的形成過程,這個(gè)階段是合同生命期的關(guān)鍵。合同管理的基本任務(wù)是幫助簽訂一個(gè)有利的合同,它的主要工作有:
(1)全面分析招標(biāo)文件,確定承包商的合同責(zé)任合同范圍;
(2)對合同草案進(jìn)行完整性的審查;
(3)進(jìn)行合同的風(fēng)險(xiǎn)分析;
(4)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)對策研究;
(5)為承包商的工程報(bào)價(jià)、議價(jià)談判提供了信息、建議、意見,甚至警告。
在中國建筑市場中,因合同管理失誤造成的損失是巨大的,在合同管理中存在的不協(xié)調(diào)和不平衡影響了中國施工企業(yè)管理和工程項(xiàng)目管理整體水平的提高。
近幾年來,中國建筑企業(yè)已逐漸重視合同和合同管理工作,但建筑企業(yè)合同管理中出現(xiàn)了許多不足,嚴(yán)重制約著施工企業(yè)管理水平的提高和市場競爭的增強(qiáng),而其中意識淡薄,合同管理水平較低,是中國建筑企業(yè)的普遍現(xiàn)象,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
一、合同意識淡薄
主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:
一方面是主觀意識淡薄,在塔城地區(qū)額敏縣糖廠和自治區(qū)化工建筑安裝公司的承報(bào)合同中,由于甲方額敏縣糖廠在材料部落實(shí),基建管理混亂的情況下,違章組織施工,乙方化工建安公司在不成熟的條件下,違章施工,雙方無視國家管理關(guān)于簽訂合同的履行合同的有關(guān)規(guī)定,造成拖欠款的合同糾紛,最終打了一場訴訟費(fèi)高達(dá)267萬元的官司,雙方兩敗俱傷。這主要是管理者自身素質(zhì)和陳舊觀念產(chǎn)生的。
另一方面是現(xiàn)行環(huán)境下對合同效力的法律約束和施工合同效果不顯著而產(chǎn)生懷疑,進(jìn)而淡化消極意識,分析其原因:
一是中國現(xiàn)有法律法規(guī)不健全,不完善,不詳細(xì),合同法律環(huán)境不好,雖然建筑行來是推行合同規(guī)范化管理最早的行業(yè),但是由于客觀環(huán)境及行來管理特點(diǎn)復(fù)雜性,使之仍處在逐步完善發(fā)展之中;
二是中國目前建筑市場應(yīng)征相當(dāng)激烈,施工企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),特別是國有施工企業(yè)更是舉步維艱,企業(yè)為了承攬項(xiàng)目維持生計(jì),不得不向買方低頭,接受各種苛刻條件、墊資、壓價(jià),甚至虧損經(jīng)營,無利可圖;
三是中國建筑市場管理人員不規(guī)范,雖然國家建立系統(tǒng)的市場管理辦法及相應(yīng)市場管理機(jī)構(gòu),但在市場管理中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一還相當(dāng)薄弱。
二、重視、管理和控制,為提高施工合同管理水平積極采取相應(yīng)的措施
1.」增強(qiáng)合同意識,提高重視程度,重視合同是全員的范疇,包括兩個(gè)層次,首先是領(lǐng)導(dǎo)重視,其次是個(gè)層管理人員的重視,提高重視的途徑是有關(guān)合同相關(guān)法律,合同知識和合同管理的教育及培訓(xùn),建立合同管理人員的培訓(xùn)機(jī)制,教育要適應(yīng)國家法律法規(guī),致使相應(yīng)完善和發(fā)展的需要。
2.」建立合同實(shí)施保證體系,合同確定了工程施工的總體和詳細(xì)的目標(biāo),而工程施工是在履行合同中的現(xiàn)實(shí)目標(biāo),合同管理必須采用目標(biāo)管理方法,首先建立合同實(shí)施保證體系,這是合同實(shí)施控制的基礎(chǔ)性工作,這些工作主要有:
1>、在項(xiàng)目小組中沒有專職的合同管理人員以及他的助手或資料員,是現(xiàn)場的合同管理專門化。
2>、作合同總體分析和詳細(xì)分析。將合同目標(biāo)分解到合同實(shí)施的具體問題和具體工作活動上。
3>、組織項(xiàng)目小組成員合格工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件,將合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明,是大家對合同概況,主要精神,合同總目標(biāo)有較為深入的了解,是大家樹立全局觀念,避免施工中的違約行為。
4>、將合同事件分解落實(shí)到相關(guān)的工程小組和分包商,并對其中的問題作出說明,特別是合同事件之間的搭接關(guān)系,責(zé)任界面的劃分,完不成責(zé)任的影響和法律后果等。
5>、建立合同管理秩序,為了是合同管理共管理工作有秩序的進(jìn)行,使各方面能得到很好的協(xié)調(diào),必須對日常事務(wù)性工作訂立工作程序并要求全體人員公共遵循。例如定期和不定期的協(xié)商辦秩序,工作變更程序,賬單審查和批準(zhǔn)程序,各種檢查驗(yàn)收程序,工程問題的請示和答復(fù)程序等。
6>、建立文檔系統(tǒng),合同管理者應(yīng)負(fù)責(zé)合同資料的收集、整理、提供和保存工作,這即使他的工作任務(wù),也是它的工作需要,中國的一些施工管理者,常不重視工程資料的記錄、收集和管理工作,施工現(xiàn)場的資料雜亂無章,不便利用,者不僅妨礙合同的監(jiān)督,跟蹤和診斷工作,妨礙及時(shí)、正確的決策,而且在發(fā)生合同爭執(zhí)時(shí)無法提供或無法及時(shí)提供所需要的證據(jù)。
建立報(bào)告和行文制度,工程中合同的有關(guān)各方面之間應(yīng)保持各種形式的溝通,這些溝通都應(yīng)以書面的形式進(jìn)行,或以書面形式作為最終依據(jù),這不僅是工程管理的要求,而且是經(jīng)濟(jì)法律的要求,以書面文字交往應(yīng)該成為一個(gè)制度。
例如:按規(guī)定昨日報(bào)、周報(bào)、旬報(bào)、月報(bào)等,并向有關(guān)方面提供工程,工程中特殊情況的紀(jì)錄及處理文件應(yīng)有監(jiān)理工程師的簽認(rèn),各種工程問題的請示,答復(fù),協(xié)商,指示都應(yīng)以書面形式落實(shí),工程中檢查驗(yàn)收、圖紙和場地的交接、各種文件的交接都應(yīng)有相應(yīng)的書面手續(xù)。
這樣才能保證各種工程活動有根有據(jù):
(1)加強(qiáng)合同監(jiān)督的力度;
(2)加強(qiáng)合同控制的首要工作是加強(qiáng)合同監(jiān)督工作和合同跟蹤管理工作;
1>合同文件:合同分析文件,各種計(jì)劃方案,合同變更文件等。
2>各種工程文件,如各種原始記錄、各種報(bào)表、報(bào)告以及在此基礎(chǔ)上分析整理得到的信息。
3>管理人員對施工現(xiàn)場情況直觀的了解,如通過巡視現(xiàn)場,參加各種現(xiàn)場會議,檢查工程質(zhì)量,工程量等,可以盡快的發(fā)現(xiàn)問題,更透徹的了解情況,有助于迅速采取措施。
三、合同跟蹤的主要工作
1.對實(shí)際工程資料進(jìn)行分析整理,或通過施工現(xiàn)場直接了解到的反映工程實(shí)施狀況的信息。
2.分析工程實(shí)施狀況與合同,合同分析文件等的差異和差異秩序,例如為完成合同責(zé)任,工期拖延,成本超支,質(zhì)量不合要求等。
3.分析工程施工中存在的問題,評價(jià)合同履行情況,提出分析評價(jià)報(bào)告。
四、合同分析
合同分析是對合同實(shí)施中存在問題和差異原因的分析,以便能開出解決問題的“處方”,合同診斷包括如下工作:
(1)逐條分析各個(gè)問題和差異產(chǎn)生的原因,內(nèi)部和外部的各種影響因素。
(2)分析各影響因素的影響量的大小。
(3)分析確定各個(gè)影響因素有誰及如何引起,按合同精神應(yīng)有誰承擔(dān)責(zé)任以及承擔(dān)多少責(zé)任。
(4)這些問題和差異采取什么措施解決,如增加人力、物力投入、采用新的技術(shù)方案,向責(zé)任方提出索賠要求,修改計(jì)劃或修改合同,不采取新的措施,仍按原計(jì)劃執(zhí)行等,給項(xiàng)目經(jīng)理提出意見和建議。
(5)測采取這些措施合同實(shí)施情況將會有什么變化,預(yù)計(jì)合同實(shí)施的最終結(jié)果。綜上所述,通過合同實(shí)施的監(jiān)督,跟蹤和診斷,是合同實(shí)施一直處于嚴(yán)格的周密的控制之中。
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善,企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理工作在企業(yè)管理中的地位和作用日益突出,任何忽視合同管理的行為都是有害的,只有不斷的提高認(rèn)識,加強(qiáng)系統(tǒng)管理,努力使建筑工程承包合同管理做到公正、合法、規(guī)范,朝著正常的軌道進(jìn)行。切實(shí)有效的為中國建筑業(yè)和建筑市場服務(wù),并使之產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,才能是合同管理工作在商場競爭的航程中真正為企業(yè)保駕護(hù)航。
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