本篇博客摘選自“法秀”微信公眾號，楊宇宙律師親自撰寫，作為一個無比嚴謹?shù)穆蓭熜袠I(yè)，在面對眾多案件以及訴訟流程的同時，看楊宇宙大律師如何進行訴訟案件管理吧
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作者：楊宇宙律師
公司：大成（上海）律師事務(wù)所 陶鑫良知識產(chǎn)權(quán)律師團隊
微信公眾號：知識產(chǎn)權(quán)縱橫；贏在ip
訴訟有其程序要求，對案件進行流程節(jié)點管理，也早就引入了法院的電子辦公系統(tǒng)。對于訴訟律師而言，案件流程節(jié)點管理不僅有助于提高效率，也方便團隊成員甚至跨團隊的協(xié)同作戰(zhàn)。掌握最in工作方式，從本文開始。
與非訴訟不同，訴訟中有大量的定制化，個性化，差異化的內(nèi)容，但是這并非說訴訟中沒有流程化和標準化的內(nèi)容；相反，我們認為在訴訟案件中進行流程化和標準化管理，可以提高效率，減少出錯，在此基礎(chǔ)上的個性化、差異化才能取得更好的效果。
怎么有效地將訴訟按步驟進行流程管理？目前團隊借助于所使用的協(xié)同軟件Worktile，在這方面做了一些嘗試。
以下以知識產(chǎn)權(quán)訴訟中相對復(fù)雜的專利侵權(quán)訴訟為例，說明如何將一個專利侵權(quán)訴訟案件化為47步（當然也可以根據(jù)團隊的習(xí)慣改為任意步驟）進行管理，同時達到任務(wù)分配、期限監(jiān)控、工作統(tǒng)計、復(fù)盤流程等效果。具體是怎么玩的，下面慢慢道來。
一、通過任務(wù)設(shè)立做到訴訟案件操作流程化
首先，我們將一個專利訴訟（假設(shè)存在無效程序）分為五個列表：案件洽談、訴前準備、訴訟、無效和訴訟后，在每個列表中新建任務(wù)，每個任務(wù)對應(yīng)的是案件中的一個操作程序。這樣任何一個團隊成員（即便是新加入的成員或者外部合作律師）處理任何一個專利訴訟，都不會遺漏必要步驟，比如說在合同簽訂完畢后忘記請款。列表是可以任意增加或者刪除的。
每個任務(wù)都可以分配給相應(yīng)的團隊成員完成，同時還可以添加關(guān)注該任務(wù)的成員，職責(zé)明確。
給每個分配好的任務(wù)設(shè)定完成期限。
同時可以為任何一個任務(wù)增加描述，該描述可以是該任務(wù)必要的操作指示，以法律檢索為例：
除了標準化的任務(wù)描述，對于每個具體案件中的個性化要求，可以在任務(wù)描述中予以明確。亦可在下方的評論中進行討論（類似BBS模式）。
設(shè)置任務(wù)的標簽，比如用四種顏色設(shè)置了“緊急重要”“緊急不重要”“重要不緊急”和“不緊急不重要”四個標簽，給需要的任務(wù)設(shè)置標簽，使得任務(wù)性質(zhì)更加明確。
可以通過篩選方便地查看相應(yīng)的任務(wù)：比如分配給我的任務(wù)，我所關(guān)注的任務(wù)，我所創(chuàng)建的任務(wù)，不會擔(dān)心忘記任務(wù)了。
項目中的期限和日程可以通過日歷表格來進行監(jiān)控。
如果需要上傳日程相關(guān)文件，比如開庭傳票，可以直接在日常頁面中上傳附件。
項目任務(wù)統(tǒng)計對于案件主辦律師是個便利工具，這個是模版中沒有一個項目完成時的狀態(tài)。
每個任務(wù)完成后，勾選該任務(wù)前的方塊表示完成，如一列任務(wù)過多，對于完成的任務(wù)，可以選擇“歸檔”，這些任務(wù)就會被歸檔（隱藏）。示例地，我們隨意勾選完成一些項目，設(shè)置一些項目標簽，再將兩個任務(wù)設(shè)置為過期，任務(wù)頁面和項目簡報頁面就會變成：
這下各種任務(wù)統(tǒng)計信息就會顯示出來：
每個案件都要這么設(shè)置一遍任務(wù)非常麻煩，因此我們將模版作為一個獨立項目，每次有新案件，只需要在該模版項目的設(shè)置中選擇拷貝項目，就可以把這個模版全部（包括所有的任務(wù)、文件、話題、文檔）都復(fù)制到新建立的案件項目中。
如果案件簡單無需這么多步驟，那就刪去不需要的任務(wù)。如果復(fù)雜的案件多出了其他特別的定制要求（任務(wù)），那就在該案件中增加。
另外，建立每個新案件項目時，都可以設(shè)置基本項目信息，比如：
這樣，比如客戶和法官的聯(lián)系方式就一目了然了。
這個軟件看板式操作比較方便，基本都是拖曳操作，在模版的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際需要可以方便地進行調(diào)整，比如：任務(wù)可以隨意拖動。
列可以隨意拖動。
日程也可以隨意拖動。
二、通過文件管理實現(xiàn)訴訟案件操作標準化
Worktile每個項目中都有文件這一欄，可以新建文件，可以新建文件夾（文件夾可以自己定義名稱和顏色），例如這里設(shè)定了三個文件夾：分別為程序類模版、實體類模版、辦案指引。
每個文件夾下方還可以建立子文件夾，如在程序類模版中設(shè)立涉外類程序文件模版和非涉外模版。團隊小伙伴再也沒有理由不用模版文件了。
說明：理論上，案件具體文件都可以上傳，但是基于安全考慮，我們還是謹慎地選擇不上傳。
三、跨團隊合作
Worktile網(wǎng)頁版本無需安裝，可以隨時邀請其他律師甚至客戶加入到某個具體案件的項目中來，只需要給被邀請對象發(fā)個郵件或者鏈接。
這樣，可以很方便地打破空間距離，隨時組建一個高效、標準化、流程化管理的訴訟團隊了。
四、APP版本和微信提醒
除了網(wǎng)頁版，Worktile也有手機APP版（蘋果和安卓都有），兩者可以同步，可以綁定微信，通過微信實時提醒。這些內(nèi)容目前都是免費的。
再次感謝楊宇宙大律師的分享，希望Worktile可以幫助更多的律師小伙伴處理案件啦~~，如果您也希望將您的經(jīng)驗分享給Worktile的小伙伴，請隨時騷擾此郵箱：mingze@worktile.com
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