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集團(tuán)會(huì)議管理制度(24頁(yè))2041103(集團(tuán)公司會(huì)議管理制度)

集團(tuán)會(huì)議管理制度(24頁(yè))2041103

集團(tuán)會(huì)議管理制度(24頁(yè))2041103(集團(tuán)公司會(huì)議管理制度)

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理,不斷提高會(huì)議質(zhì)量和效率,有效降低會(huì)議成本,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條 會(huì)議管理的原則:精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、注重結(jié)果。

第三條 本制度明確了公司會(huì)議的種類、會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)的管理等工作相關(guān)內(nèi)容,適用于公司各種類型的會(huì)議。其中,合資公司會(huì)議管理需遵從所在企業(yè)的有關(guān)規(guī)定。

第四條 會(huì)議安排的原則為:小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗炯?jí)會(huì)議、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議或各級(jí)黨委政府(有關(guān)部門)召集企業(yè)有關(guān)人員參加的會(huì)議不受此限。

第五條 會(huì)議提擬人或主辦單位、部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

第六條 集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的實(shí)施監(jiān)督。

第二章 公司會(huì)議的種類

第七條 公司舉行的會(huì)議按周期分為兩類。

(一)定期會(huì)議:指公司及下屬各單位、部門按照規(guī)定定期召開的會(huì)議。如:每周例會(huì)、半年工作會(huì)議、年度總結(jié)表彰大會(huì)等。

(二)不定期會(huì)議:召開時(shí)間沒有特別規(guī)定,根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)召開的會(huì)議。

第八條 公司舉行的會(huì)議按級(jí)別分為五類:

(一)公司級(jí)會(huì)議:主要包括董事長(zhǎng)(總裁)辦公會(huì)、股東大會(huì)、半年工作會(huì)、年度總結(jié)表彰大會(huì)、年終述職會(huì)、職代會(huì)、黨內(nèi)民主生活會(huì)等;

(二)專題性會(huì)議:公司生產(chǎn)、建設(shè)、營(yíng)銷、技術(shù)、財(cái)務(wù)、人事、采購(gòu)、安全等業(yè)務(wù)綜合會(huì)(如經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全生產(chǎn)工作會(huì)等);

(三)部門(單位)會(huì)議:各分子公司、加油站、集團(tuán)各職能部室召開的工作會(huì);

(四)班組(小組)會(huì):由各黨、工、婦、團(tuán)小組會(huì),項(xiàng)目組、工作組及其他班組小組會(huì)議;

(五)上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議:接待會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、商務(wù)會(huì)(如洽談會(huì)、座談會(huì)、推介會(huì)、聯(lián)誼會(huì)等)。

第三章 公司會(huì)議的提擬與審批

第九條 公司各類定期會(huì)議無(wú)須提交和審批。

第十條 公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度有關(guān)會(huì)議由集團(tuán)公司總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦單位或部門負(fù)責(zé)人提擬,會(huì)議層次由集團(tuán)公司總裁批準(zhǔn)。

第十一條 單位和部門會(huì)議由各單位、部門自行安排,會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等,不得與公司級(jí)會(huì)議沖突。

第十二條 具體提案和審批情況如下:

(一)公司級(jí)會(huì)議:報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總裁或書記批準(zhǔn)后,由集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)組織召開;

(二)專題性會(huì)議:由集團(tuán)公司總裁或副總裁批準(zhǔn),由有關(guān)單位或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織;

(三)部門(單位)會(huì)議:由各分子公司、加油站、集團(tuán)職能部室主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由有關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)組織;

(四)班組(小組)會(huì):由各黨、工、婦、團(tuán)小組長(zhǎng),項(xiàng)目組、工作組決定并主持召開;

(五)上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議:由各單位行政部門受理安排,并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批,會(huì)議或接待層次較高的須報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批,有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門或相關(guān)單位、集團(tuán)公司行政中心協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。

第十三條 凡列入公司年度計(jì)劃的會(huì)議(見附件1)如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí),會(huì)議召集部門應(yīng)提前3天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù),并通知集團(tuán)公司行政中心調(diào)整會(huì)議計(jì)劃;未經(jīng)報(bào)批同意,任何人不得隨意打亂正常的會(huì)議計(jì)劃。

第四章 公司會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備

第十四條 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定:

(一)已列入公司計(jì)劃的會(huì)議,期中無(wú)調(diào)整的,不再另行通知,由相關(guān)組織單位和部門按計(jì)劃直接通知與會(huì)人;

(二)屬下列情況之一者,按“誰(shuí)提擬、誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知:

1.未列入會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提前出的會(huì)議;

2.雖然已列入例會(huì)計(jì)劃,但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明;

3.其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

(三)會(huì)議通知一般應(yīng)提前2天以上,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;

(四)會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議或涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議,應(yīng)進(jìn)行書面通知,并輔以電話通知。

第十五條 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:

(一)按照“議題明確、重點(diǎn)突出、務(wù)實(shí)高效”的原則,會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;其中,屬于集體討論類型的會(huì)議(如跨部門的溝通協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等),各單位、部門應(yīng)在會(huì)議召開前2天,按要求將所需在會(huì)上討論的議題(見附件2)報(bào)送至?xí)h提擬部門,由會(huì)議提擬部門對(duì)各種議題進(jìn)行總結(jié)歸納,列出討論提綱(見附件3),并大致分配各項(xiàng)議題的討論時(shí)間,所有議題討論時(shí)間總和最長(zhǎng)不超過3小時(shí)。在會(huì)議開始前1天將會(huì)議議題等相關(guān)資料發(fā)于所有參會(huì)人員。其他會(huì)議根據(jù)實(shí)際情況,提前或現(xiàn)場(chǎng)將會(huì)議所需文件材料準(zhǔn)確分發(fā)到與會(huì)人員。

(二)會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知要求或領(lǐng)導(dǎo)要求,在會(huì)議開始前1天做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議器材、茶具茶水、錄音(像)、安保通勤等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等,同時(shí),要做好會(huì)場(chǎng)照明、通風(fēng)、溫度控制等工作。

(三)集團(tuán)公司召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口集團(tuán)公司行政中心負(fù)責(zé)。

(四)各單位、各部門在集團(tuán)公司召開的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的,應(yīng)向集團(tuán)公司行政中心書面提出,并統(tǒng)籌安排。

(五)會(huì)議開始前,參會(huì)人員應(yīng)自覺準(zhǔn)備好記事本、鋼筆(簽字筆)等會(huì)議記錄工具;對(duì)于公司級(jí)會(huì)議,集團(tuán)公司文秘人員須額外準(zhǔn)備好錄音筆。

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