風(fēng)險管理是其中一個關(guān)鍵的項目管理實踐，旨在確保在項目進(jìn)行過程中發(fā)生的意外最少。雖然無法確定地預(yù)測未來，但我們可以應(yīng)用一個簡單而精簡的風(fēng)險管理流程來預(yù)測項目中的不確定性，并將這些不確定性的發(fā)生或影響降到最低。這提高了項目成功完成的機(jī)率，降低了這些風(fēng)險的后果。
那么，如何處理像項目風(fēng)險管理這樣看似難以捉摸的事情呢？從制定一個風(fēng)險管理計劃開始吧。
1、識別風(fēng)險
識別風(fēng)險的方法有很多，其中一種方法是與你的團(tuán)隊、同事或干系人進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。找到有相關(guān)經(jīng)驗的人，安排采訪，這樣你就能收集到識別和解決風(fēng)險所需的信息。想想很多可能出錯的事情，留意它們。對過去項目的歷史數(shù)據(jù)做同樣的處理。
確保風(fēng)險植根于問題的根源。總的來說，深入到根本原因，看看風(fēng)險是否會對需要識別的項目產(chǎn)生影響。當(dāng)你試圖將風(fēng)險降到最低，最好相信自己的直覺。這可以讓你看到你認(rèn)為不可能發(fā)生的情況。
2、分析風(fēng)險
分析風(fēng)險不容易。你永遠(yuǎn)無法收集到足夠的信息。當(dāng)然，許多數(shù)據(jù)很復(fù)雜，但大多數(shù)行業(yè)都有最佳實踐，這可以幫助你進(jìn)行分析。你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)，你的公司已經(jīng)有一個用于此流程的框架。
當(dāng)你評估項目風(fēng)險時，你最終可以主動解決許多影響，例如避免潛在的訴訟、解決監(jiān)管問題、遵守新法規(guī)、減少風(fēng)險和最小化影響。
那么，如何分析項目中的風(fēng)險呢?通過定性和定量的風(fēng)險分析，你可以確定風(fēng)險將如何影響你的進(jìn)度和預(yù)算。
項目管理軟件通過監(jiān)控項目來幫助你分析風(fēng)險?，F(xiàn)代項目管理軟件，如8Manage PM，通過顯示實時數(shù)據(jù)的實時概覽更進(jìn)一步分析風(fēng)險。不像其他軟件工具，你不需要設(shè)置概覽。它已經(jīng)準(zhǔn)備好從一開始就為你提供項目的高級視圖。
3、確定風(fēng)險優(yōu)先順序
并非所有的風(fēng)險都是平等的。你需要評估風(fēng)險，了解你需要收集什么資源，以便在風(fēng)險發(fā)生時及時解決。
列出一長串風(fēng)險可能會讓人望而生畏。但你可以簡單地將風(fēng)險劃分為高、中、低?，F(xiàn)在有一條水平線，你可以看到背景中的風(fēng)險。從這個角度出發(fā)，你可以計劃如何及何時解決這些風(fēng)險。
有些風(fēng)險需要立即關(guān)注，這些可能是使項目脫軌的風(fēng)險。其他風(fēng)險也很重要，但可能不會威脅到項目的成功，你可以相應(yīng)采取行動。還有一些風(fēng)險對整個項目的進(jìn)度和預(yù)算幾乎沒有影響。其中一些低優(yōu)先級的風(fēng)險可能很重要，但不足以浪費時間。
4、為風(fēng)險分配負(fù)責(zé)人
如果不指派人監(jiān)督風(fēng)險，你所有識別和評估風(fēng)險的努力都會付諸東流。事實上，這是你在列出風(fēng)險時應(yīng)該做的事。誰對風(fēng)險負(fù)責(zé)，識別風(fēng)險何時發(fā)生，如果風(fēng)險發(fā)生，誰領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)而解決風(fēng)險？
這個決定取決于你?？赡苡幸粋€團(tuán)隊成員在風(fēng)險方面更嫻熟或有經(jīng)驗，那么這個人應(yīng)該帶頭解決風(fēng)險?；蛘哌@可能只是隨意的選擇。當(dāng)然，最好是把任務(wù)分配給合適的人，但同樣重要的是確保每個風(fēng)險都有一個負(fù)責(zé)人。
如果你不為每個風(fēng)險安排專人負(fù)責(zé)防范，并在風(fēng)險出現(xiàn)時及時解決，你就等于把自己置于更大的風(fēng)險之下。識別風(fēng)險是一回事，但如果不管理風(fēng)險，那么你就沒有在保護(hù)項目。
5、應(yīng)對風(fēng)險
你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了一個風(fēng)險，你還需要知道這是積極的風(fēng)險還是消極的風(fēng)險，是否可以利用它來改善項目。
對于每個確定的主要風(fēng)險，你需要創(chuàng)建一個計劃來緩解風(fēng)險，然后根據(jù)風(fēng)險的輕重緩急來采取行動。你與風(fēng)險負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，共同決定采用你創(chuàng)建的哪個計劃來解決風(fēng)險。
6、監(jiān)控風(fēng)險
你不能只設(shè)置風(fēng)險負(fù)責(zé)人，而不跟蹤方案的進(jìn)展，這就是監(jiān)控的作用所在。誰承擔(dān)了風(fēng)險，誰就有責(zé)任跟蹤問題的解決進(jìn)程。但是你需要保持更新，以便對項目的總體進(jìn)展有準(zhǔn)確的了解，進(jìn)而識別和監(jiān)控新的風(fēng)險。
確保你已經(jīng)確定了風(fēng)險管理的溝通方式，最好有各種各樣的溝通渠道。
無論你選擇做什么，記住永遠(yuǎn)保持透明。如果項目中的每個人都知道正在進(jìn)行什么，那么他們就會知道需要注意什么并幫助流程管理，這是最好的情況。
管理風(fēng)險是貫穿整個項目生命周期的一項任務(wù)。最好通過選擇項目管理軟件來避免和處理項目風(fēng)險，這類軟件允許管理人員提前發(fā)現(xiàn)問題并相應(yīng)地進(jìn)行計劃。
8MSaaS PM項目管理軟件能夠回答通常無法識別的問題——風(fēng)險或目標(biāo)的相關(guān)重要性是否發(fā)生了變化？提供的數(shù)據(jù)是最新的和準(zhǔn)確的嗎？8MSaaS 解決方案為項目和風(fēng)險管理提供了一種途徑，可以根據(jù)實時數(shù)據(jù)和項目預(yù)算/進(jìn)度限制來識別、評估和確定風(fēng)險的優(yōu)先級。
這可以遵循你現(xiàn)有的風(fēng)險管理流程，以確保根據(jù)你的最佳實踐管理每個項目的關(guān)鍵組件。
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