這是秦逸凡的第四篇原創(chuàng)

一、科學(xué)的認(rèn)識(shí)和使用GTD時(shí)間管理法則。

如果你百度搜索“GTD”，會(huì)得到Getting Things Done,意思是把事情做完，是一種時(shí)間管理方法。

五個(gè)核心原則是：收集（捕獲）、整理（明晰）、組織、回顧、執(zhí)行，旨在幫助你清空大腦，利用工具來(lái)記憶事項(xiàng)，然后再執(zhí)行。

那我們可以如何理解GTD呢？

你可能會(huì)有一個(gè)疑問(wèn)，Getting Things Done就是我必須把所有列舉出來(lái)的事項(xiàng)都完成嗎？

然而事實(shí)是：沒(méi)有人能把所有的事情都完成。只顧著完成任務(wù)清單，可能會(huì)讓我們離目標(biāo)越來(lái)越遠(yuǎn)。

有時(shí)候在新增的事項(xiàng)和已有的任務(wù)清單之間保持一定的靈活性是有必要的，不是必須都要按照清單一步一步來(lái)。

它本質(zhì)作用是清空我們大腦中揮之不去的雜念，把注意力放在重要的事情上，而不是被瑣事煩擾，旨在提高我們的效率。

原因：成功達(dá)到目的的過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的路徑組合，不是由單一的一個(gè)方法或者元素就可以達(dá)成的。

我們把事項(xiàng)按照輕重緩急的類別羅列出來(lái)，集中精力完成最重要的幾個(gè)就可以。

其他的沒(méi)完成就沒(méi)完成了，因?yàn)槲覀兊臅r(shí)間、能力以及突發(fā)情況這些都是影響結(jié)果的因素。

而完成所有的事是很難的，尊重二八法則就可以。

清單只是參照物，不要自我設(shè)限，靈活性最重要。

而Getting Things Done一個(gè)比較合理的翻譯是：把事情處理完或把事情做好，或者你有其他理解。

GTD的基本理念：真正的生產(chǎn)力不是通過(guò)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)的數(shù)量而決定的，本質(zhì)上應(yīng)該由價(jià)值結(jié)果來(lái)衡量的，質(zhì)量＞數(shù)量。

二、GTD的目的、意義。

基于我們大腦的生理結(jié)構(gòu)，不能穩(wěn)定的形成一個(gè)存儲(chǔ)記憶的模式，所以，我們就需要這么一個(gè)外界的工具來(lái)作為我們穩(wěn)定的外部存儲(chǔ)器，就像以前手機(jī)的SD存儲(chǔ)卡一樣。

而這樣的工具某種程度上可以解決這種問(wèn)題，說(shuō)人話就是：好記性不如爛筆頭。

從另一方面來(lái)講，過(guò)于混亂的待辦事項(xiàng)會(huì)讓你的大腦陷入某種失控感當(dāng)中，你覺(jué)得自己不能把控這些事情，隨之而來(lái)的就是焦慮、拖延、亞歷山大。

那利用外部存儲(chǔ)器就可以改善這種情況，讓大腦重新?lián)碛姓瓶馗?，?dāng)你覺(jué)得一切盡在掌握中的時(shí)候，幸福感就來(lái)了。

三、具體流程。

1. 捕獲。把所有遇到的大小事件都收集到一起，放到收集箱當(dāng)中。

2. 明晰。把收集起來(lái)的事件都拎出來(lái)，用5個(gè)問(wèn)題拷問(wèn)一下：

3. 組織。拷問(wèn)過(guò)后，分別放到對(duì)應(yīng)的清單，并加上deadline：

①　執(zhí)行清單（立馬做）；

②　等待清單（交給別人做/以后做）；

③　項(xiàng)目清單（做好計(jì)劃后就實(shí)施）；

④　可能清單（現(xiàn)在不確定做與不做）；

⑤　回收站（“用過(guò)的粉筆頭”）。

4. 回顧、復(fù)盤。查缺補(bǔ)漏各個(gè)事件，注意幾點(diǎn)：

①　從收集箱里面拿出的事項(xiàng)不能再放回去，否則就是在做無(wú)用功；

②　項(xiàng)目清單中的事項(xiàng)需要主動(dòng)拆解成小步驟，并制定成一個(gè)完整方案，然后分解到其他清單中分類去實(shí)施，

當(dāng)然不一定非要按照這個(gè)，因人而異，目的是讓你知道下一步應(yīng)該做什么，避免本末倒置；

③　定期確認(rèn)等待清單、可能清單、回收站中的事項(xiàng)是否有變動(dòng)；

5. 執(zhí)行。發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不要應(yīng)付自己，被動(dòng)等結(jié)果。

要主動(dòng)拿結(jié)果，把分類好的可執(zhí)行事件標(biāo)記到你的日歷或者APP中，對(duì)應(yīng)到具體哪天做哪件事，然后，當(dāng)天就做已經(jīng)提前安排好的事項(xiàng)就可以。

四、如何實(shí)踐GTD？

大道至簡(jiǎn)，用普通的Word文檔或者A4紙記錄清單。

你可能會(huì)問(wèn)，有那么多好用的軟件為什么不用？

比如：印象筆記、滴答清單等等，這些確實(shí)不錯(cuò)，如果你用的順手那就用，還是那句話，因人而異，沒(méi)有死板的規(guī)定，只有靈活的變通。

這么多工具，不要為了使用而使用，要怎么順手怎么來(lái)。

舉例：使用Word文檔來(lái)記錄清單。

• 收集箱
• 執(zhí)行清單
• 等待清單
• 項(xiàng)目清單
• 可能清單
• 回收站
• 日歷/APP

• 先在收集箱中放入所有事項(xiàng)，一一列舉，甄別過(guò)后放入對(duì)應(yīng)的清單中。
• 甄別過(guò)程當(dāng)中，使用那五個(gè)問(wèn)題拷問(wèn)一下，后列入到對(duì)應(yīng)清單中。
• 羅列清晰后，標(biāo)記到行事歷當(dāng)中，近期計(jì)劃一目了然。
• 當(dāng)你把這些縈繞在你腦海里的事項(xiàng)一一呈現(xiàn)出來(lái)的時(shí)候，你的大腦就釋放出來(lái)了。
• GTD本身也只是一種工具，可能會(huì)提高你生活中的效率，也可能不會(huì)。
• 回收站會(huì)讓一些可能沒(méi)必要的事情不必充斥在你大腦中。當(dāng)你把它列入回收站時(shí)，你就能想清楚，原來(lái)這件事我其實(shí)沒(méi)必要去做。

五、執(zhí)行清單如何排序？

執(zhí)行清單中羅列了一個(gè)接一個(gè)的事項(xiàng)，我到底要先從那個(gè)開(kāi)始呢？

有一本可以參考的書籍《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》，其中提到的一點(diǎn)是“要事第一”，具體來(lái)講就是：

以終為始，依據(jù)自己的使命、價(jià)值觀排序來(lái)規(guī)劃人生，來(lái)判斷什么事情對(duì)你重要或者不重要，以此為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做事件排序的根據(jù)。

或者利用“未雨綢繆”這一點(diǎn)來(lái)進(jìn)行排序。

但，聰明如你，一定知道切忌生搬硬套。目前，可以用以下兩條基本法則來(lái)作為判斷依據(jù)的參考：

(1) 原則一：你不可能完成所有的事情；

(2) 原則二：盡可能去做距離你目標(biāo)更近的那件事。

這兩個(gè)原則都反映了上面反復(fù)強(qiáng)調(diào)的一句話，保持靈活性，不要死板。

關(guān)于原則一的闡述：清單中的事情只要盡可能的完成就可以。

但前提是保障要有充足的睡眠，不影響身體健康；

不以犧牲個(gè)人合理的人際關(guān)系和幸福感為前提。

關(guān)于原則二的闡述：根據(jù)你的目標(biāo)權(quán)重來(lái)排序，哪一個(gè)距離你的目標(biāo)更近，就把哪個(gè)放在靠前的位置。

總之，如何排序，只有你自己知道。

六、執(zhí)行清單的注意事項(xiàng)。

在實(shí)際情況當(dāng)中，我們會(huì)遇到數(shù)不清的像:

買貓糧、去淘寶買一根數(shù)據(jù)線、下樓買包鹽這類小事，需要占用一定時(shí)間和精力去處理，但又不多，缺點(diǎn)是很瑣碎。

如果沒(méi)安排好這些事情，那么你的一天可能會(huì)這么度過(guò)：

于是，下定決心，第二天我必須干點(diǎn)事兒，但是，一天結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)跟昨天沒(méi)差別，心理落差很大。

然后掏出了手機(jī)，默默打開(kāi)抖音或者微博，一邊刷一邊安慰自己，沒(méi)事就刷一會(huì)，稍稍安撫一下我的小心靈，讓大數(shù)據(jù)來(lái)的更猛烈些吧。[得意]

第一，我們排序時(shí)要根據(jù)自己的目標(biāo)，把重要的事情放在第一位，嚴(yán)格按照排好的順序來(lái)執(zhí)行。

如果按照難易程度來(lái)排序，那我們永遠(yuǎn)都在做瑣事，通常情況下，都會(huì)按照先易后難，所以不建議。

第二，正面面對(duì)難而正確的事，執(zhí)行清單里面的做計(jì)劃、做方案這種需要?jiǎng)幽X子、花精力去做。

但是確實(shí)有意義的事情，不要習(xí)慣性逃避，逃多了習(xí)慣了，很難改。

只要愿意去做，哪怕每次進(jìn)步比較小，那也比原地踏步強(qiáng)。

第三，每件事情做好時(shí)間預(yù)估，給自己一個(gè)Deadline和一個(gè)心理預(yù)期。

第四，為不可預(yù)知事件預(yù)留時(shí)間，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況或其他。

在某項(xiàng)事件后備注，什么時(shí)間沒(méi)完成會(huì)造成什么實(shí)際損失，那么你就會(huì)不自覺(jué)的為這件事預(yù)留好時(shí)間了，或者讓別人代做某件事。

七、如何高質(zhì)量、高效率完成執(zhí)行清單。

第一，一次只處理一件事情。對(duì)于大腦來(lái)說(shuō)，想要盡可能的達(dá)到心流狀態(tài)，一次只處理一件事情是更有可能達(dá)到心流狀態(tài)的，多任務(wù)并行處理不適合我們的大腦機(jī)制。

第二，使用番茄時(shí)鐘提高效率。定鬧鐘，30分鐘為一個(gè)專注工作時(shí)區(qū)，在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，只做此工作相關(guān)的事情。

電話來(lái)了，不接；短信來(lái)了，不看；微信消息來(lái)了，不看，總之不要被打擾。

盡量克制自己不去做無(wú)關(guān)的事情。

一般情況下，不用擔(dān)心這個(gè)世界少了自己30分鐘，就會(huì)世界毀滅，duck不必如此憂國(guó)憂民。

第三，打破負(fù)罪感幻覺(jué)。我們先來(lái)區(qū)分一下“負(fù)罪感”和“負(fù)罪感幻覺(jué)”。

“負(fù)罪感”：朋友有一件很重要的事情不得不需要你幫忙，而你卻沒(méi)法及時(shí)去，這時(shí)你的良心過(guò)意不去，這叫負(fù)罪感；

“負(fù)罪感幻覺(jué)”：朋友知道或者不知道你在忙一件非常重要的事情時(shí)。

叫你幫忙做一件目前不是非必要但比較重要的事情時(shí)，而你抽不開(kāi)身，沒(méi)能幫上忙，這是負(fù)罪感幻覺(jué)。

本著對(duì)事件本身負(fù)責(zé)任的態(tài)度，請(qǐng)嚴(yán)格按照自己的原計(jì)劃去執(zhí)行，盡量不要被外界突發(fā)的但可能不必要的事情打亂陣腳。

八、避免陷入思維誤區(qū)。

GTD作為時(shí)間管理工具，其管理效能面對(duì)紛繁復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)情況是有限的，因?yàn)?strong>時(shí)間管理、任務(wù)管理的主體是人，是我們自己，而不是一件件事項(xiàng)。

現(xiàn)實(shí)情況不以人的意志為轉(zhuǎn)移，有些事情不是我們做計(jì)劃或不做計(jì)劃，開(kāi)始還是中途暫停，就可以控制的。

所以，這里要強(qiáng)調(diào)的是厘清GTD原本的目的，工具是服務(wù)于事情本身的，是輔助作用。

對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，這節(jié)課就得完成課堂測(cè)驗(yàn)，這個(gè)學(xué)期就得修完多少學(xué)分等等。

這些是建立在成熟的教育體系和學(xué)科安排當(dāng)中的，無(wú)需GTD，或者說(shuō)，已經(jīng)在執(zhí)行清單中，并且已經(jīng)排好序了，只要去執(zhí)行就可以了。

而對(duì)于職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在就要完成這份報(bào)表，現(xiàn)在就得回復(fù)客戶，現(xiàn)在就要擬定一份計(jì)劃等等。

你可以問(wèn)問(wèn)自己，這些事情真的需要立刻去做嗎？可以延期嗎？我明天上午10點(diǎn)之前完成是否可以？我認(rèn)為現(xiàn)在手頭上的事情更重要，不然會(huì)影響整體工作的進(jìn)度。

可以明確的一點(diǎn)是，需要你立刻、馬上做某事的情況，不會(huì)天天發(fā)生，否則，不是自身工作能力的問(wèn)題，就是工作本身有問(wèn)題。

GTD的一個(gè)本質(zhì)作用就是讓我們把原來(lái)被動(dòng)等待事情上門。

然后逐一處理的過(guò)程變成主動(dòng)把自己更想要做、更喜歡做、更應(yīng)該做和更有目的做的事情主動(dòng)規(guī)劃，主動(dòng)實(shí)施，主動(dòng)爭(zhēng)取結(jié)果。

第一性原理：把事情簡(jiǎn)化成最基本的事實(shí)。

—埃隆·馬斯克

九、如何選擇適合你的GTD工具 ？

原則一：沒(méi)有100%契合任何人的應(yīng)用，放棄一勞永逸。

每個(gè)人的成長(zhǎng)環(huán)境造就了其獨(dú)一無(wú)二的大腦，所以基本不存在完全適合某個(gè)人的應(yīng)用。

原則二：參考每個(gè)工具的官方適用闡述，提高適配率。

原則三：考慮這個(gè)應(yīng)用的遷移成本。

原則四：給自己足夠時(shí)間試錯(cuò)，選擇合適應(yīng)用或者你本來(lái)就不需要。

原則五：不要被應(yīng)用本身可以提供什么功能限制，讓應(yīng)用服務(wù)你，而不是你服務(wù)應(yīng)用。

好，全文到這里就結(jié)束了，祝你把握自己的生活，去往心之所向。