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1．安排貴賓室才體面

工作一年多之后，領(lǐng)導第一次讓我獨立籌辦一個會議，會議開始前，領(lǐng)導問我，我，都安排好了吧？都沒問題了吧？我自信心爆棚，拍著胸脯保證，一切就緒，您放心吧。

會議開始的時間快到了，有幾個客人已經(jīng)提前來到會議室門口，我滿臉笑容地迎上去，想把客人往會議室引導。這時領(lǐng)導卻高聲對我說：把客人帶到貴賓室先休息一下！我頓時傻掉，貴賓室根本就沒有準備！

于是我火急火燎地去找服務員把貴賓室的門打開并沏上茶水，仔細琢磨，心里愈發(fā)忐忑不安：自己太自信，考慮得還是不夠周全，要真是按照以前的計劃，不設(shè)貴賓室，直接把客人引到空無一人的會議室坐下可不就尷尬了！

在會議服務時，我們大多把注意力放在會場這一“主戰(zhàn)場”上，對貴賓室則往往不太花心思。其實，在召開較高級別的會議時，貴賓室作用很大，一般應當在會場旁邊安排貴賓室，并安排專門的服務員，備鮮花、茶水等，供來賓和我方領(lǐng)導在會議前后進行短暫休息和交流。貴賓室一般用于三種場景，我剛才提到的事例就是第一種：

會議雙方或多方抵達會場的時間不同，主會場還比較空曠時。這時不宜直接把賓客安排到會場，你想想，孤零零的一個人或者幾個人坐在偌大的會場，是不是只能左顧右盼、看看手機之類，十分孤獨寂寞冷，不如把客人引到貴賓室，奉上一杯熱茶，陪客人坐會兒，介紹下本單位的情況或者活動信息，顯得更加尊重和妥帖。

第二種情況就是舉辦大型活動，參加人數(shù)眾多，正式開始時間還沒到，主會場就已經(jīng)人聲鼎沸，鬧鬧哄哄，這時如果讓嘉賓提前進入會場，一方面不利于嘉賓休息交流；另一方面也有可能造成會場騷動，先把嘉賓帶到貴賓室休息，會議開始前再請嘉賓到主會場入座就更合適。

第三種場景則是會議活動正式開始前，我方領(lǐng)導小范圍會見與會嘉賓，以示重視，盡地主之誼。這時雙方應該有一個安靜私密的會談環(huán)境，說點悄悄話，主會場顯然不是個好地方，貴賓室就又有了用武之地。

2．不要在現(xiàn)場當甩手掌柜

現(xiàn)在會議服務專業(yè)化程度越來越高，分工越來越細。中大型會議一般都有數(shù)量不少的專業(yè)服務人員，比如音響設(shè)備有專業(yè)的音響師調(diào)試維護，引導入位有專門的禮儀人員，端茶倒水有專門的服務員。

有了這些專業(yè)人員襄助，辦公室工作人員在會議現(xiàn)場似乎就只用做些統(tǒng)籌和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分時間都無所事事了，反正音響有人調(diào)，嘉賓有人領(lǐng)，茶水有人倒。

我在這里要奉勸各位同人一句，甩手掌柜千萬當不得。

管理好現(xiàn)場服務人員，督促他們做好相關(guān)工作固然重要，擺正位置、俯下身子，在會場時把自己放在普通服務人員的位置上，親手去做、親自去試也很重要。

過去有一句流傳甚廣的俚語，叫“領(lǐng)導沒來我先來，看看誰坐主席臺；領(lǐng)導沒講我先講，拍拍話筒響不響”，雖然有戲謔的意味，但也不無道理。

剛參加工作不久，領(lǐng)導讓我安排一場電視電話會議。這不是什么難事，我在電話里對服務人員的有關(guān)工作進行簡單安排后即趕赴會場。會議進行得十分順利，現(xiàn)場大屏幕同步播放的上級領(lǐng)導講話圖像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按著自己預先設(shè)想的流程有條不紊地進行。

但讓我萬萬沒想到的是，會議結(jié)束后領(lǐng)導沒有像往常一樣直接離開，而是讓參會代表留下來，臨時開了一個討論會。此時大屏幕上正在播放著其他會場的散會離場畫面，一位領(lǐng)導吩咐我趕緊關(guān)掉電視畫面，我先是愣了一下，突然意識到自己竟然不會操作，趕快跑到設(shè)備室請工作人員過來幫忙。

請來工作人員關(guān)掉設(shè)備來去雖不到兩分鐘，卻也讓臺上的領(lǐng)導們“熬”過了一段尷尬的等待時間。這就是關(guān)鍵時刻因?qū)夹g(shù)人員過度依賴而使自己工作陷入被動。

會場有音響調(diào)試人員，你也別站著，去拍拍話筒，試試音量，確保不出紕漏；

門口有迎賓員，你也別坐著，笑臉迎上去，打個招呼問聲好，畢竟迎賓員肯定叫不出嘉賓的名字；

場子里有服務員倒水，你也注意盯著看著，看看有沒有嘉賓水沒及時加，有沒有嘉賓不喝茶只喝水，給服務員打個招呼，讓他們過來照看。

有事沒事在會場各處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，看看坐簽順序?qū)Σ粚Γ纯醋郎蠑[的材料全不全，看看各個小組的工作人員有沒有到位，總之，別閑著，甩手掌柜在會場上當不得。

3．考慮好出入和停車問題

現(xiàn)在開會不同往時，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了，一般都會開車赴會，有時甚至一個單位就開來好幾輛車。尤其是大會，會場一下子涌進來好幾百輛車也不稀奇，這樣的會不提前研究準備停車問題那肯定是一場災難。

開大會前，就要提前估算會場可能要應對的機動車流量，如果會場完全不具備停車條件，那就提前通知到參會單位，會場無法停車，請他們乘坐公共交通工具；

如果會場停不下，但不遠的地方有空地，那就把空地劃為停車區(qū)域，安排好停車場和會場之間的擺渡車；

如果會場場子大，停車條件不錯，那就請保衛(wèi)部門安排人手，規(guī)劃好車位，確保停車秩序。

至于如何管理好出入會場的車輛，一般有三種方式：

一是提前請各單位報車號，這種方式適用于小型的會議，最好不超過10輛車，否則保衛(wèi)部門辨識起來就有困難。

二是請參會單位自己打印車證擺放在車窗前，比如8月22日開會就打印“8.22”，或者開什么會就打印會議名稱，這種方式比較省事，只要在會議通知里說明即可，適用于參會車輛多，停車場也夠用的情形。

三是隨著會議通知寄發(fā)停車證，這種會議一般規(guī)格高，很正式，車證也是專門設(shè)計過，一方面有一定的宣傳意義、紀念價值；另一方面也方便把參會人員的車輛分類，比如“一類車證、二類車證、普通車證”對應不同的停車區(qū)域等，方便管理。

4．不錯的會議背景板，你值得擁有

雖然現(xiàn)在有規(guī)定，講究節(jié)儉辦會，不提倡開會時搞得花團錦簇、紅旗招展、鑼鼓喧天的，但大型活動的會議難免會遇上需要豎背景板的情況。當然，大多數(shù)時候背景板的設(shè)計是交給設(shè)計公司的，用不著你去描描畫畫。

但是，首先，背景板設(shè)計什么思路什么內(nèi)容還得咱們辦公室人給公司提要求；其次，你要是不具備基本的背景板審美素質(zhì)，肯定要被人家忽悠，最后假如活動現(xiàn)場效果慘不忍睹，板子還是要打在你身上。

背景板起到的作用是突出活動的主題，展現(xiàn)活動的主要內(nèi)容和精神，一塊好的背景板能夠帶給觀眾強烈的視覺沖擊，讓人們對本次活動留下強烈而且深刻的印象，從而主動地提高單位形象，展現(xiàn)單位的實力與品牌。

活動檔次與背景板復雜程度成反比

在關(guān)注了幾十個大大小小會議活動的背景板設(shè)計之后，我悟出了背景板設(shè)計的基本原則，那就是，越是高端大氣上檔次的活動會議，背景板就越是簡潔；越是土豪且土氣的活動，背景板就越是花哨。在現(xiàn)場，我們把注意力都放在了領(lǐng)導身上，但事后一看照片才驚呼，怎么這么丑，像是剛?cè)コ青l(xiāng)接合部參加完一場展銷會回來。

好的背景板各有各的妙處，但有一條是共同的，元素越少越好，裝飾越少越好，留白越多越好。千萬別覺得背景板設(shè)計的太簡單呀，刻意加些什么書法字、祥云底紋、陰影等繁復的效果。你心里要有數(shù)，實際噴繪效果跟電腦上看的可能會有嚴重偏差，假如元素太多，現(xiàn)場強光一打就會顯得整個畫面非常臟，亂糟糟的一片。

還有不少人會選擇個性化字體，讓觀者分辨半天也不認識，這也是犯忌諱的。會議主題是否突出與字體變化關(guān)系不是很大，關(guān)鍵是設(shè)計師要進行合理布局，常規(guī)的楷體、雅黑、宋體照樣能達到驚艷的效果。

視覺盲區(qū)一定要注意留白

一般來說，會議中背景板的高度通常大約是2米到5米，寬度則視場地情況和上臺的人數(shù)而定。背景板的尺寸大小沒有什么訣竅只能憑經(jīng)驗，大了顯得傻，小了又不大氣。辦公室同志要科學設(shè)計背景板的尺寸，根據(jù)尺寸考慮怎樣設(shè)計整個版式，需要統(tǒng)籌考慮的因素其實很多，比如主席臺是否坐人？演講嘉賓的位置在哪兒？等等。務必要根據(jù)實際情況設(shè)計，保證主席臺或演講者背后出現(xiàn)會議Logo和主題標識，因為主席臺或演講者背后才是曝光率最高的點。對于這種拍攝高發(fā)區(qū)，要著重凸顯主題和Logo，并處理好彼此間的主次關(guān)系和比例大小，以不使人感到突兀為原則。

另外，背景板前一般都要為活動預留站位、演講臺、主席臺、沙發(fā)等的位置，那么意味著從地面往上約80厘米是屬于“無效面積”。中國成年男性的平均身高為169.7厘米，所以這個區(qū)域會因為嘉賓遮擋而形成“視覺盲區(qū)”，應該把主題、Logo、時間、地點等核心元素盡量往上移，盲區(qū)部分的留白可用相對抽象或?qū)懸獾脑刈鳛榈准y來裝飾。

背景板的顏色自然首選單位標準色，一般來說，沒有特別要求的情況下紅色和藍色永遠百看不厭。紅色透著中國傳統(tǒng)和喜慶氛圍，藍色嘛，看看兩會和國務院的新聞發(fā)布會就知道了。

因為紅色代表著吉祥、喜氣、熱烈、奔放、激情、斗志。藍色則表現(xiàn)出一種美麗、文靜、理智、安詳與潔凈。忌混混沌沌的土黃色畫面，中國傳統(tǒng)的紅綠色系搭配，花哨和眼花繚亂的背景色選取只會與會議現(xiàn)場格格不入。如果想追求更高的格調(diào)，可以嘗試白色和黑色。

身體要緊，背景板安置好之后千萬要記得散味

有一次單位臨時接到上級領(lǐng)導視察的任務，活動開始前的頭一天晚上我才帶領(lǐng)一班人馬匆匆忙忙搭建好背景板。晚上我的領(lǐng)導到現(xiàn)場踩點，查看會場布置情況，一進會場就皺起了眉頭，連聲說味道太大沒法進。

我們仔細聞了聞，確實太刺鼻，整個會場彌漫著一種化學涂料的氣味，幾分鐘就熏得人頭暈目眩，嚴重威脅到大家的身體健康。我們只好連夜調(diào)集幾臺鼓風機，整宿在會場鼓風通風，又放置了大量活性炭，噴灑了空氣清新劑，好在第二天早上味道就不那么濃烈了。

氣味難聞是背景板搭建中最容易引起與會者不快的問題，背景板噴繪用的墨水是由各種化學色料調(diào)配出來的，含有揮發(fā)性化學物質(zhì)，有著強烈的氣味。一般背景板面積又大，在封閉的空間里會造成室內(nèi)空氣嚴重污染。一些會議前期準備不足，在開始前兩三個小時或者更短時間才把背景板懸掛上去，距離稍近就明顯感覺有刺鼻氣味。所以建議背景板還是早些搭建完成比較好，同時在會場用空調(diào)等設(shè)備通風換氣。

如果時間實在來不及，或者對現(xiàn)場環(huán)境舒適度要求十分高，建議使用綠色環(huán)保無味噴繪，制作完成5分鐘以內(nèi)，一切化學藥劑的味道很快揮發(fā)完畢，現(xiàn)場搭建時已沒有任何氣味的困擾，只是這種噴涂技術(shù)價格會比普通背景板要高。

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