作為一個(gè)項(xiàng)目管理人，在項(xiàng)目管理過程中，是否也經(jīng)常會(huì)遇到各種奇葩問題，那么你有想過這些問題的根源是什么嗎？問題不可能憑空出現(xiàn)，究其根本，這些問題大都是因?yàn)榍捌谌藶闆Q策不當(dāng)所導(dǎo)致的，可見項(xiàng)目相關(guān)人員的任何操作都會(huì)影響到項(xiàng)目本身。其實(shí)這些人員在項(xiàng)目管理中，還有個(gè)專業(yè)名稱“項(xiàng)目相關(guān)方”,今天這篇文章我們就來聊一聊“項(xiàng)目相關(guān)方”。
什么是項(xiàng)目相關(guān)方？
項(xiàng)目相關(guān)方又稱為項(xiàng)目相關(guān)利益者，是指積極參與項(xiàng)目、或其利益會(huì)受到項(xiàng)目執(zhí)行或完成情況影響的個(gè)人或組織。也就是說任何會(huì)受到項(xiàng)目結(jié)果影響的人，都算相關(guān)方。相關(guān)方也分為兩種：正面相關(guān)方與負(fù)面相關(guān)方。
所謂正面相關(guān)方，指那些會(huì)從項(xiàng)目成功中獲益的利害相關(guān)方，而負(fù)面相關(guān)方是指那些在項(xiàng)目成功中看到負(fù)面結(jié)果的利害相關(guān)方。比如社區(qū)工業(yè)發(fā)展項(xiàng)目，該社區(qū)的商業(yè)領(lǐng)袖認(rèn)為項(xiàng)目對(duì)社區(qū)有積極的經(jīng)濟(jì)效益，他們就被看成項(xiàng)目的積極相關(guān)方。而環(huán)境保護(hù)組織如果看到該項(xiàng)目會(huì)對(duì)社區(qū)環(huán)境有危害，他們就是該項(xiàng)目的消極相關(guān)方。
對(duì)于項(xiàng)目的正面相關(guān)方，他們的利益會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目的成功而更好地達(dá)成，因此他們會(huì)提供支持； 項(xiàng)目的負(fù)面相關(guān)方則會(huì)通過提出更多的要求，來阻止項(xiàng)目順利推進(jìn)。項(xiàng)目的負(fù)面相關(guān)方經(jīng)常被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)忽略，這會(huì)增加項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目相關(guān)方會(huì)對(duì)項(xiàng)目的目的和結(jié)果產(chǎn)生一定影響，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須識(shí)別項(xiàng)目相關(guān)人，確定他們的需求和期望，并對(duì)與之相關(guān)可能產(chǎn)生的影響進(jìn)行妥善管理，以獲得項(xiàng)目的成功。
那么，如何才能更好的管理項(xiàng)目相關(guān)人，從而使項(xiàng)目更為順利地進(jìn)行？
根據(jù)《PMBOK指南》的描述，項(xiàng)目相關(guān)方管理分為以下幾個(gè)過程：
1、項(xiàng)識(shí)別相關(guān)方
識(shí)別相關(guān)方是定期識(shí)別項(xiàng)目相關(guān)人，分析和記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響的過程。其主要作用是，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠建立對(duì)每個(gè)相關(guān)方或相關(guān)方群體的適度關(guān)注。
2、規(guī)劃相關(guān)方參與
規(guī)劃相關(guān)方參與是根據(jù)相關(guān)方的需求、期望、利益和對(duì)項(xiàng)目的潛在影響，制訂項(xiàng)目相關(guān)方參與項(xiàng)目的方法的過程程，其主要作用是，提供與相關(guān)方進(jìn)行有效互動(dòng)的可行計(jì)劃。
3、管理相關(guān)方參與
管理相關(guān)方參與是與相關(guān)方進(jìn)行溝通和協(xié)作以滿足其需求與期望、處理問題，并促進(jìn)相關(guān)方合理參與的過程。其主要作用是，讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠提高相關(guān)方的支持，并盡可能降低相關(guān)方的抵制。
4、監(jiān)督相關(guān)方參與
監(jiān)督相關(guān)方參與是監(jiān)督項(xiàng)目相關(guān)方關(guān)系，并通過修訂參與策略和計(jì)劃來引導(dǎo)相關(guān)方合理參與項(xiàng)目的過程。其主要作用是，隨著項(xiàng)目進(jìn)展和環(huán)境變化，維持或提升相關(guān)方參與活動(dòng)的效率和效果。
隨著信息化發(fā)展的遞進(jìn)，通過使用信息化系統(tǒng)來管理項(xiàng)目已逐漸成為趨勢(shì)，我們以下方項(xiàng)目管理系統(tǒng)來舉例說明。
在此項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，專門針對(duì)相關(guān)方管理規(guī)劃了一個(gè)獨(dú)立細(xì)分模塊，可以對(duì)相關(guān)方的識(shí)別、規(guī)劃、跟進(jìn)、監(jiān)控等進(jìn)行全面的管理。具體功能應(yīng)用如下：
1、識(shí)別和記錄項(xiàng)目相關(guān)方
將識(shí)別出的項(xiàng)目相關(guān)方信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，明確每個(gè)相關(guān)方的角色、工作職責(zé)、對(duì)項(xiàng)目的潛在影響等重要信息，并指定具體的跟進(jìn)人來持續(xù)跟進(jìn)相關(guān)方；
通過為相關(guān)方指派跟進(jìn)人，能夠在項(xiàng)目推進(jìn)過程中對(duì)這一核心因素時(shí)刻保持重視，不會(huì)因?yàn)槠渌蝿?wù)忽視對(duì)相關(guān)人資源的管理維護(hù)。
2、跟進(jìn)和管理相關(guān)方
通過及時(shí)添加跟進(jìn)來記錄每個(gè)相關(guān)方的跟進(jìn)過程，并根據(jù)實(shí)際情況實(shí)時(shí)調(diào)整相關(guān)信息；通過對(duì)項(xiàng)目相關(guān)方的日常維護(hù)，可以更好的爭取項(xiàng)目支持，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中從相關(guān)人處獲得更多資源。
與項(xiàng)目相關(guān)方的溝通跟進(jìn)記錄是分析相關(guān)方需求或期望的關(guān)鍵，通過對(duì)溝通記錄的分析，可以保持對(duì)相關(guān)方需求或期望的準(zhǔn)確理解。
項(xiàng)目相關(guān)方的管理，是維持項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵步驟，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展的影響可大可小。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)正確識(shí)別并合理管理相關(guān)方的能力，對(duì)項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。
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