工程檔案記錄了工程項(xiàng)目建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，該如何布局規(guī)范化的工程檔案管理系統(tǒng)呢？會(huì)博通從下面這幾個(gè)方面為大家分享一下。
工程檔案有什么特點(diǎn)？
工程檔案，是指工程從提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、監(jiān)理至驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。
工程檔案為什么這么重要？
一方面，工程檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設(shè)過(guò)程中發(fā)生了遺失、損毀等情況，將會(huì)導(dǎo)致工程驗(yàn)收不能順利進(jìn)行。另一方面，工程檔案是已完工項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)、維修、改造的重要依據(jù)，如果沒(méi)有妥善管理，工程后續(xù)工作將難以推進(jìn)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，工程檔案還是工程質(zhì)量的重要憑證，是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的重要載體，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值。
工程檔案管理的難點(diǎn)在哪？
-管理難度大、檢查強(qiáng)度大：為了保障工程的正常進(jìn)行，工程檔案資料必須確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程實(shí)際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴(yán)格而細(xì)致的要求來(lái)執(zhí)行，這些在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關(guān)規(guī)定。
-時(shí)間周期長(zhǎng)、工作量大：無(wú)論是新建、改建、擴(kuò)建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項(xiàng)目前期、工程建設(shè)期和竣工驗(yàn)收期等階段，時(shí)間可能長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，工作量大，耗費(fèi)人力大。
-標(biāo)準(zhǔn)化難度高：工程項(xiàng)目中包括有建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的參與，涉及組織及環(huán)節(jié)多，管控難度高。
綜上所述，企業(yè)在工程檔案管理的推進(jìn)過(guò)程中，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。
工程檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐——中船北部灣
中船北部灣（全稱：廣西中船北部灣船舶及海洋工程設(shè)計(jì)有限公司）是一家以船舶設(shè)計(jì)、海洋工程設(shè)計(jì)，兼營(yíng)船舶技術(shù)服務(wù)、船舶修建造工程總承包、海洋工程建造技術(shù)服務(wù)等為主營(yíng)業(yè)務(wù)的專業(yè)船舶設(shè)計(jì)單位。在引進(jìn)會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統(tǒng)一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來(lái)了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
為此，中船北部灣經(jīng)過(guò)多方考察，引進(jìn)了會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)針對(duì)中船北部灣在工程檔案管理工作中遇到的難點(diǎn)，作出了以下部署：
1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，工程檔案系統(tǒng)全把控
針對(duì)中船北部灣工程檔案資料分散的情況，會(huì)博通為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過(guò)一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。
應(yīng)用會(huì)博通后，無(wú)論是工程實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，中船北部灣也能通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。
2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求
通過(guò)會(huì)博通自定義分類及屬性的功能，中船北部灣按不同船舶工程項(xiàng)目對(duì)進(jìn)行了檔案分類，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。
3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效
在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過(guò)程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候，通過(guò)會(huì)博通受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。
-檢索功能：應(yīng)用搜索平臺(tái)，員工可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上，通過(guò)組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示，僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。
-借還功能：員工通過(guò)借閱流程，即可申請(qǐng)以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過(guò)程通過(guò)流程化處理，申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記，便于追溯。此外，管理人員可通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。
工程檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值
數(shù)字化不僅僅意味著技術(shù)的變革，更意味著以人為關(guān)鍵因素的管理方式的變革。通過(guò)中船北部灣與會(huì)博通的實(shí)踐案例可以看出，數(shù)字化工程檔案管理，使得企業(yè)能夠通過(guò)信息化技術(shù)，提高檔案管理的整體水平和質(zhì)量：這不僅有利于規(guī)范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時(shí)能推動(dòng)企業(yè)知識(shí)資源的沉淀與傳播，為企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步提供源源活力。會(huì)博通相信，以數(shù)字化賦能工程檔案管理，讓信息技術(shù)融入檔案管理的方方面面，將會(huì)為企業(yè)帶來(lái)1 1>2的效能回報(bào)。
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