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懷念不如關(guān)注

原編：Lily| 圖：網(wǎng)絡(luò)

《不一樣的時(shí)間管理-7》：GTD步驟1-清空你的大腦 收集的力量

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1 為什么要收集？

我們的現(xiàn)狀

外界的打擾：

你的微信閃爍十幾個(gè)對話框是再正常不過的事情，

可能你正在絞盡腦汁構(gòu)思一個(gè)PPT，

同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排你今天必須發(fā)出一封郵件，

郵件正文剛有思路，突然有人電話催你開會(huì)，

剛要離開，微信上有人請你分享個(gè)文件……

每日周而復(fù)始的上演著，忙似乎已經(jīng)成為你的口頭禪。

自我內(nèi)部的困擾：

今天的事，明天的事，私人的事，工作的事…… 在腦海中浮沉

真可謂：

家事國事天下事，事事關(guān)心，

大事小事重要事，事事難了。

這所有的事情無序而龐雜的在你的腦海纏繞，

讓你心神不寧，坐立不安，無所適從

就好像帶著鐐銬跳舞，令人身心俱疲。

稍縱即逝的靈感：

就在那一閃念，你以為你可以記在腦子里，沒有刻意捕捉，

結(jié)果，就再也找尋不見，遺憾的擦肩而過了。

面對內(nèi)憂外患，人生焦慮不安的來源不是事情太多，

而是有很多事情：

你該做卻沒有做，

你跟人承諾你要做卻沒有做，

在機(jī)會(huì)來的時(shí)候完美錯(cuò)過再也做不成。

為了減少林林總總的遺憾，

我們就需要用工具和方法管理好我們自己，

GTD就是很好的方法之一，接下來我們開始練習(xí)使用這個(gè)工具，

第一步先要避免遺漏，就要做好收集與捕獲。

2 大腦是用來思考的，而不是用來記憶的

很多時(shí)候，我們習(xí)慣用腦來記事，這是本能反應(yīng)，

也是我們從出生就慣用的方法。

仿佛所有的事情，記在心上（其實(shí)是腦子里）是天經(jīng)地義的事情。

但是這么做真的是有效的嗎？

假設(shè)你今天有31件待辦事項(xiàng)，包括手機(jī)充值，回復(fù)Email，周末聚會(huì)安排，讀書一章，考試復(fù)習(xí)1小時(shí)，填寫財(cái)務(wù)支出記錄，預(yù)約牙醫(yī)，工位安排，禮品報(bào)備等各項(xiàng)事物。

如果僅僅靠腦子來記憶，我們的感覺會(huì)是怎樣？

最理想的情況，沒有遇到任何障礙或者困難，我們也許可以有驚無險(xiǎn)的完成預(yù)期中的31件事情?，F(xiàn)實(shí)是：只有非常小概率機(jī)會(huì)可以做到，更多的時(shí)候是我們很容易因?yàn)槟骋粋€(gè)事情過度投入，

遭遇阻礙而將其他未完成事件積壓起來。

剛開始堆積的時(shí)候，可能會(huì)有非常焦慮，

時(shí)間久一點(diǎn)，感覺就弱一點(diǎn)，“帳多了不愁”，

然而，再久一些，就可能被這種“總覺得很多事情沒有做，

但是又實(shí)在不知道從哪里開始”的壓抑感吞沒，陷入抑郁。

另外，這還只是假設(shè)所有事情的難度是一樣的，

事實(shí)上，除了這些需要花費(fèi)時(shí)間去做就可以的事情，

我們還有很多需要專注思考才能理清楚到底要怎么做的事情，

而這部分可能因?yàn)槲覀冨e(cuò)誤的把大腦當(dāng)做存儲(chǔ)器而占用了內(nèi)存，

導(dǎo)致無法高效的去思考。

比如：你回郵件的時(shí)候，因?yàn)橛屑滦枰轮С值臄?shù)據(jù)部分還沒有完成，不得不擱置下來，

剛要填寫財(cái)務(wù)支出記錄，被拉去開“工位安排”的會(huì)，會(huì)開了很久也沒有什么實(shí)質(zhì)結(jié)論；回來繼續(xù)填寫財(cái)務(wù)支出記錄，

又想起培訓(xùn)資料明天要用，得先更新，還沒更新完，領(lǐng)導(dǎo)又給了個(gè)新任務(wù)，寫個(gè)PPT,

你開始煩躁，一點(diǎn)思路都沒有，PPT寫不下去了，

別的工作已經(jīng)不知道從哪開始了

既然我們的大腦不適合記錄，不適合填滿事件，

那我們可以把記錄的職責(zé)交給外部的系統(tǒng)，

可以是實(shí)物的也可以是電子的，

這樣就能為我們的大腦騰出空間來更好的思考，達(dá)到清明的狀態(tài)。

在 GTD 里面把這一步叫做收集/捕獲 ，

意思就是將大腦中的想法全部挪到外部系統(tǒng)中。

我們通常所做的 TODO list 其實(shí)也是做了同樣的事情。

注：

在 GTD 中大腦中的想法我們稱呼為 材料，

存放材料的外部環(huán)境叫做“收件箱”

3 收集些什么呢？

簡單的說，就是要百分百地收集所有“未竟之事”。

事無大小，無所謂是否緊要，

只要是等待處理的、需要改進(jìn)的、引起你注意的事務(wù)，

所有在你腦海中閃現(xiàn)的，都需要收集起來，

放進(jìn)一個(gè)“外部存儲(chǔ)器”之中——David稱作“工作籃”，

你也可以叫他“收件箱”，名稱隨你。

實(shí)際上，要想做到“百分百”清空大腦，并不像想象的那么簡單。我第一次嘗試收集，想破腦袋寫出了30多件事情，

事后才發(fā)現(xiàn)還是會(huì)有很多遺漏的小事情。

因?yàn)槭占ㄉ?、家庭、工作方方面面?/p>

全面的收集至少要50件事以上

——你要去超市買瓶水等類似的瑣事也要寫下來。

收集事件的來源

收集所有關(guān)于明天的暢想

所有的時(shí)間管理都曾提到過，

最重要的事是要找到你的人生方向，設(shè)定你的人生目標(biāo)，

所有跟你人生目標(biāo)息息相關(guān)的事情都是最重要的事，

這些事是不能忽略的，也就是說：我們要抬頭看路。

關(guān)于設(shè)定人生目標(biāo)的N種方法，可以參見文末“附錄”，

先分享給大家一個(gè)比較簡單的方法，

就是制定自己的《101個(gè)夢想清單》，

參考維度

平衡人生

個(gè)人成長、自我實(shí)現(xiàn)、職業(yè)發(fā)展、財(cái)務(wù)、健康、家庭、娛樂、朋友與重要他人8個(gè)重要的人生維度，每個(gè)維度寫1-3件你要做的事。

• 比如因?yàn)榭吹接信笥讶ハＥD玩，覺得他發(fā)的照片很美，有機(jī)會(huì)一定要去希臘旅行！收集到自己的夢想清單里來；
• 比如每周讀一本書，覺得這樣才圓滿，OK,加入自己夢想清單；
• 比如看了《喬布斯傳》決定創(chuàng)辦一家偉大的公司，也要加進(jìn)清單；
• 比如媽媽的生日快到了，給她挑一件心儀的禮物，加入清單，等等

自己的夢想清單，一定要不斷的去更新不管多么天馬行空的想法，

只要覺得他能讓自己的生命變得更多彩，就先收集進(jìn)來！

未來不一定真的付諸實(shí)踐，只是想想而已，也需要收集嗎？

是的——

即使是僅存在于內(nèi)心的“也許”、“應(yīng)該”、“將要”，

也會(huì)造成非理性的無法排解的全天候壓力。

收集所有當(dāng)下的存在

收集任何引起我們注意力的事情，

收集的時(shí)候不做任何的判斷，先收集下來再說。

• 比如，你在工作的時(shí)候，同事告訴你你有一個(gè)文檔處理錯(cuò)了，需要修改一下，這件事情不是非常重要也不是非常緊急的，你就先記下來：“a項(xiàng)目文檔有錯(cuò)誤，需要修改”，然后繼續(xù)做當(dāng)下的事；

• 比如，你突然想到要買一個(gè)鍵盤，但是現(xiàn)在沒時(shí)間去上網(wǎng)看，況且是在上班時(shí)候，你就可以記下來：“買鍵盤”，然后繼續(xù)做當(dāng)下的事；
• 比如，你處理現(xiàn)在的工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)相同的問題c項(xiàng)目也要驗(yàn)證一下問題適否存在，你就可以記下來：“驗(yàn)證c項(xiàng)目是否存在xx問題”，然后繼續(xù)做當(dāng)下的事；

由于記錄一般只是至多幾十秒的事，并不會(huì)打斷當(dāng)前在做的事。

可是，難道不需要把一件事放在腦子里多琢磨下？

——對于一件事情，不需要進(jìn)行兩次相同的思考，

除非你喜歡重復(fù)。

收集昨天的未完成

回顧一下昨天乃至以前還沒有做完的事情，全部收集起來。

比如：

①項(xiàng)目：準(zhǔn)備啟及動(dòng)已經(jīng)啟動(dòng)的項(xiàng)目的未完成

②溝通：與客戶、老板同事、的溝通跟進(jìn)

③學(xué)習(xí)：知識(shí)、資料、書籍，技能的查漏補(bǔ)缺

靈感的捕捉，你想要留下的一切

• 微信：不要幻想好的微信內(nèi)容收藏了，就真正對你有用了。日子不用太久，再想找到你當(dāng)時(shí)收藏的微信，就要找很長時(shí)間，說不定還找不到，這樣的收藏，其實(shí)沒什么價(jià)值。
• 網(wǎng)頁：在網(wǎng)上看到精彩的文章和博客，可以收藏下來，放在收藏夾里，沒問題的，但是真正想要用的時(shí)候，再看第二遍的機(jī)會(huì)有多少，只有自己知道。
• 文字：文字這種東西和文件不一樣，一個(gè)文件可能會(huì)保存在word文檔或PDF中，但是散落在微信、微博私信、QQ中的聯(lián)系方式，重要信息，大多數(shù)是以文字出現(xiàn)的。
• 他們和文件不一樣，文件可以保存在硬盤里，而這些文字如果不經(jīng)過集中處理，唯一找到他們的方式就是打開那些應(yīng)用程序，例如手機(jī)、QQ、微博、微信，等我們找到他們的時(shí)候，思緒都不知道飄到哪里去了。
• 圖片：現(xiàn)在很多人會(huì)大量應(yīng)用截圖，因?yàn)楦庇^。用在線相冊瀏覽圖片現(xiàn)在越來越流行，其中之一就是因?yàn)榭梢赃M(jìn)行方便的預(yù)覽，相比相片存在電腦里，會(huì)更容易看到圖片的內(nèi)容，所以對與圖片的收集，再也不是僅僅存在電腦里那么簡單。
• 文件：word文檔、PDF、PPT這些都是以文件形式存在，視頻、音頻也是以文件形式存在，
• 這些也是需要建立秩序，散落在各個(gè)角落的文件，會(huì)造成我們的心煩意亂。
• 郵件：郵件狂人每天收到上百封郵件，有些郵件是簡單的信息處理完就可以了，有些信息需要轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，或包含某些項(xiàng)目的關(guān)鍵少量信息，而有些郵件卻是我們的經(jīng)驗(yàn)庫和知識(shí)庫，這些郵件你當(dāng)然可以建立自己的各種文件夾，當(dāng)然也可以單獨(dú)處理。

收集一切會(huì)影響注意力的事物，

將其歸納入一個(gè)可靠的系統(tǒng)里，從而騰空大腦，虛位以待，

讓個(gè)人進(jìn)入心靜如水的狀態(tài)，

從而能夠完美的應(yīng)對外部環(huán)境的變化和挑戰(zhàn)。

3 收集的工具

工欲善其事必先利其器，想要做好收集，先準(zhǔn)備好收集的工具。

實(shí)物類：筆、本、便簽紙、即時(shí)貼、文件夾、收集箱

筆記本 便利貼：收集雜事和偶發(fā)靈感，隨時(shí)收集，收集速度最快，一般在辦公桌上使用。此收集工具也可以用便簽紙 風(fēng)琴夾工具代替

現(xiàn)在，開始在準(zhǔn)備好的便簽紙上，寫下你想要做的所有事項(xiàng)，一張紙只許寫一件事，即使是你想買鹽和醬油，也要分兩紙來寫。

電子虛擬類：印象筆記Evernote、有道云筆記

印象筆記在項(xiàng)目管理的資料收集，以及個(gè)人知識(shí)管理的知識(shí)庫方面，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，如果用印象筆記收集信息，就很好的和項(xiàng)目管理，個(gè)人知識(shí)管理相結(jié)合了。

• 用印象筆記收集文字、圖片、文件以及微博、微信、郵件的信息
• 綁定我的印象筆記，收集微博和微信的信息：印象筆記對微博和微信收集碎片信息的支持做的很好，在微博、微信上看到的信息，都可以通過”我的印象筆記“來進(jìn)行收藏，這樣，微博和微信上零散的信息，就進(jìn)入了統(tǒng)一的入口。
• 用”剪藏’、“悅讀”工具收集網(wǎng)頁上的信息和圖片：在網(wǎng)絡(luò)上看到好的文章、圖片或者是某些文字，可以用“悅讀”、“剪藏”工具直接收集到印象筆記的默認(rèn)筆記本里，在這里提一下，我們可以把印象筆記的默認(rèn)筆記本，建立成一個(gè)“收集箱”，存放還沒有被處理的信息，這和我們平時(shí)說到的收集箱是一個(gè)概念。
• 印象筆記默認(rèn)筆記本：這個(gè)筆記本可以隨時(shí)收集文字信息，無論是錄入的，還是復(fù)制粘貼的，例如從qq上復(fù)制下來一個(gè)簡短的信息，這樣零散的信息也有了去處。
• 印象筆記客戶端：PC端、手機(jī)端、微信入口可以互通有無

另外：有個(gè)叫做EverMemo的軟件，可以讓你更快速的收集，

他的作用即使能夠快速的打開一個(gè)軟件，然后把信息收集到印象筆記里。例如我的印象筆記由于有接近5000條筆記，

所以我在印象筆記打開時(shí)候設(shè)置了密碼，

如果使用手機(jī)客戶端做收集工具，無疑會(huì)慢一些，

但是使用EverMemo，就可以很快打開，

只要把文字復(fù)制粘貼進(jìn)去就可以了，速度非?？臁?/p>

當(dāng)然這不是必須的，沒有也ok。

云端：百度云、花瓣網(wǎng)

印象筆記在收集圖片、文字以及文件上有很大的優(yōu)勢，

如果是高級(jí)賬戶，每個(gè)月1G的上傳量，以及單條筆記100M的容量，足夠你去使用。

但是一些大一些的文件、視頻如果存在印象筆記，不免有些麻煩，所以我會(huì)選擇百度相冊和百度云。

• 百度云：收集視頻、聲音和一些大的文件會(huì)很方便。在手機(jī)上裝一個(gè)百度云客戶端，然后設(shè)置一個(gè)相冊自動(dòng)備份，那樣你手機(jī)里的相片就可以自動(dòng)備份到百度云了，當(dāng)然在電腦上也裝一個(gè)客戶端，這樣就輕松的實(shí)現(xiàn)了手機(jī)和電腦的同步，通過百度云這樣的云存儲(chǔ)工具，讓手機(jī)里的圖片也有了集中的去處。
• 百度相冊：百度相冊和百度云占用的是同樣的云存儲(chǔ)空間，在預(yù)覽相片方面，使用在線相冊會(huì)比把圖片直接放在本地更有優(yōu)勢，而且如果圖片多了，也不好整理。按照拍照地點(diǎn)，拍照項(xiàng)目（例如某年某月臺(tái)灣自由行）進(jìn)行相冊的定義，也會(huì)讓自己的圖片更有條理。
• 花瓣網(wǎng)：看到一些有創(chuàng)意的圖片，可以直接利用花瓣網(wǎng)的網(wǎng)頁插件把圖片保存到花瓣網(wǎng)的相冊中，等到以后寫文章，或者微信圖文需要配圖的時(shí)候，就不會(huì)那么復(fù)雜了。
• Doit.im：手機(jī)和電腦上的收集箱，有任何想法都可以隨時(shí)收集下來。在電腦上高級(jí)用戶可以使用客戶端快捷鍵直接調(diào)出收集箱，快速收集，手機(jī)也同理。

無論一個(gè)小記事本，智能電話，或者是一個(gè)Moleskine記事本（一個(gè)備受推崇的無酸紙品牌筆記本）。

這些工具都有他們的好處，但他們都有各自優(yōu)缺點(diǎn)。

我個(gè)人比較喜歡簡約的活頁記事本，

因?yàn)樗梢噪S身攜帶，還可以根據(jù)個(gè)人的需要隨時(shí)修改。

選擇你喜歡的工具就好。

收集的貼士

• 便攜：無論你使用的是什么收集工具，可以便攜，可以隨時(shí)隨地捕獲記錄下任何想法就好。
• 速記：隨時(shí)快速的記下你的想法。即使你沒有忘記，也需要努力回憶，占用了你大腦的帶寬，這樣你就無法集中注意力去做好手頭中的工作。
• 整理：隨時(shí)整理你的備忘錄。如果你只是將自己的想法寫 下來，卻沒有將他們付諸于實(shí)際行動(dòng)，那將前功盡棄。
• 厘清：建議把記錄系統(tǒng)和行動(dòng)系統(tǒng)分開。這樣就不會(huì)混淆。
• 堅(jiān)持：如果出現(xiàn)疏漏，重新開始即可。缺一段沒什么大不了。

GTD和其它技能一樣，都要經(jīng)歷一個(gè)從簡到繁，從易入難的過程，只要每天反復(fù)練習(xí)收集的過程，就可以逐漸提高收集的比例，可以感受到自己越來越安心，就能激勵(lì)自己更好的重復(fù)收集的過程，從而形成收集的習(xí)慣，這比收集了什么，收集了多少更重要。

附錄

關(guān)于設(shè)定人生目標(biāo)的N種方法請點(diǎn)擊文末“閱讀原文”

《如何找到你的人生目標(biāo)-倒推法 》

《如何找到你的人生目標(biāo)-平衡輪》

《如何找到你的人生目標(biāo)-自由書寫》