在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算盛行的背景下，我國市場經(jīng)濟結(jié)構(gòu)發(fā)生了一定的變化，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈，除了國內(nèi)的市場競爭以外，國外的市場也會對國有企業(yè)的發(fā)展帶來一定的沖擊。因此對于國有企業(yè)來說，要緊跟時代和社會的發(fā)展，采取全新的管理辦法，不斷提升國有企業(yè)的管理水平，從而能夠在激烈的市場競爭中占有一席之地。
實際上，在當(dāng)今國有企業(yè)管理中，物資供應(yīng)采購管理是極其重要的環(huán)節(jié)，提升國有企業(yè)管理水平應(yīng)該從物資供應(yīng)采購管理的角度出發(fā)，包括降低物資供應(yīng)采購成本、增大物資供應(yīng)集中采購范疇等，從而不斷提高物資供應(yīng)采購管理水平，從而促進國有企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
一、對物資信息進行有效的控制和統(tǒng)計，實現(xiàn)信息資源的共享
企業(yè)物資管理的信息化會使相關(guān)的信息按照物資流程進行流動，這樣不僅可以保證物資采購過程的規(guī)范化，還可以實現(xiàn)物資資源信息的共享，并對各種信息進行有效地控制和統(tǒng)計。物資的申請采購部門可以通過查詢了解物資的庫存情況以及物資采購的實際進程，相應(yīng)的領(lǐng) 導(dǎo)可以通過查詢物資情況，了解相關(guān)部門的實際生產(chǎn)情況。
二、加快物資信息的流通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時性
當(dāng)前企業(yè)物資管理過程中，信息處理完成后，需要通過人們之間的相互傳遞來實現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的流通。這一過程需要花費大量的時間，且信息傳遞的效果也不是很好。如果物資管理實現(xiàn)信息化，各種信息處理結(jié)果可以立即在信息系統(tǒng)中顯示出來。比方說當(dāng)入庫或材料信息到達倉庫時，只需要相應(yīng)的操作人員通過網(wǎng)絡(luò)進行簡單的操作就可以使這一信息立即更新到物資管理系統(tǒng)中，從而使各種物資信息的查詢變得更加簡便。
三、實現(xiàn)物資管理過程人力、物力的有效減少
企業(yè)資源管理的信息化，可以減少原來人力需要完成的大量繁瑣、無序的工作，從而使人力去完成對企業(yè)更有價值的工作。此外，物資管理的信息化，大大減少了各種物資的使用，比較明顯的就是紙張的使用，有效地降低了辦公用紙的開銷。
縱觀當(dāng)下信息化管理軟件，哪種更好、更值得推薦呢？勤哲Excel服務(wù)器是以施工企業(yè)項目全生命周期管控為中心，對預(yù)算、合約、物資、采購、分包、稅務(wù)、資金、成本、質(zhì)量安全進度等核心場景全業(yè)務(wù)線上高效管理。
對信息化的實踐，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司對勤哲Excel服務(wù)器感慨頗深。據(jù)介紹，該公司是經(jīng)山東省省委、省政 府批準(zhǔn)，按照現(xiàn)代企業(yè)制度建立的省屬國有重要骨干文化企業(yè)。目前已全面完成全省市、縣、鄉(xiāng)三級整合，總資產(chǎn)達137億元，擁有32萬公里傳輸干線和2000萬戶有線電視用戶，用戶數(shù)量和經(jīng)營總量位居全國第 一。作為山東省信息產(chǎn)業(yè)的主要力量之一，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司主要負責(zé)山東省境內(nèi)有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、開發(fā)、經(jīng)營和管理，及有線電視節(jié)目的收轉(zhuǎn)和傳送，以傳輸視頻信息和開展網(wǎng)上多功能服務(wù)為主業(yè)，并向產(chǎn)業(yè)鏈的上下游滲透，形成了多業(yè)務(wù)并舉的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展模式。濟寧分公司是其下屬濟寧地區(qū)的分公司，負責(zé)整個濟寧地區(qū)的所有業(yè)務(wù)。
因為有大量的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司需要大量的物資采購。為了提高工作效率，堅持采用集中采購策略。每月初縣市區(qū)集采人員收集本地區(qū)的下個月采購物資計劃，然后將其上報到市公司技術(shù)部集采組生成下月十二縣市區(qū)集采物資的匯總表，提供給領(lǐng) 導(dǎo)審批。領(lǐng) 導(dǎo)審批后，集采部門根據(jù)公司要求在中標(biāo)的供應(yīng)商中最終確定每項物資的供應(yīng)商，對其下訂單。山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司同時生成每個地區(qū)的集采物資，供應(yīng)商，商品價格表，該表再返回給縣市區(qū)采購部門以及財務(wù)部，為以后財務(wù)結(jié)束留底。最終在將所有采購信息輸入到“大物流倉儲”系統(tǒng)中，在此系統(tǒng)中走完剩余流程。
以前計劃上報及執(zhí)行表制定都是通過單獨的電子表格或紙質(zhì)文檔傳遞實現(xiàn)的，需要專門的人員來跑這個流程，才能實現(xiàn)把所有的單據(jù)歸檔。在這期間各縣公司還要經(jīng)常進行所需物資器材的變更，由于物資品種眾多，提出的變更需求又是過于隨意，造成溝通成本過高，效率低下，流程不順暢。為了從根本上解決這些問題，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司技術(shù)部利用勤哲Excel服務(wù)器，進行了二次開發(fā)，完成一套集采系統(tǒng)，Excel服務(wù)器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計工具與運行平臺，它的作用是幫助我們“建立適合需要的管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的信息化”。
信息系統(tǒng)的目的是，“讓合適的人，在合適的時候，得到合適的信息”。使用這個系統(tǒng)的通常不是一個人，而是組織內(nèi)各個崗位上的人，他們有不同的職責(zé)和對信息的訪問權(quán)限。運行界面如圖1所示：
圖1 運行界面
由于集采所涉及的每類物資的型號參數(shù)不同，無法直接在一張表中實現(xiàn)。一期工程中采取了一種物資一個表單的方式實現(xiàn)。所有項目填寫完畢后，再生成一張該地區(qū)的匯總表。如圖2所示。該匯總表打印后，蓋對應(yīng)分公司的公章，送市公司技術(shù)部歸檔。
圖2 每個縣公司對應(yīng)一張表格
市公司根據(jù)所有縣市區(qū)填報表格使用系統(tǒng)生成匯總表，如圖3所示。該表直觀顯示出下月整個公司的采購計劃。該表在軟件系統(tǒng)存檔備用。
圖3 匯總表
然后在為每個縣市區(qū)生成集采物資，供應(yīng)商，價格匯總表，歸檔備用。以后財務(wù)報帳對帳等都需要使用。使用Excel服務(wù)器的“列表選擇數(shù)據(jù)規(guī)范”功能，根據(jù)物資名稱與型號，自動匹配到供應(yīng)商列表，選擇后，自動填寫該物資的供應(yīng)商，單價等信息。大大提高了工作效率，如圖4所示。
圖4 自動匹配功能
最終得到圖5所示報表（關(guān)鍵部門已經(jīng)遮蓋）。目前“商家價格列表”數(shù)據(jù)規(guī)范還在持續(xù)添加過程中。未來將會把物資編碼加入，該編碼來自“大物流倉儲”系統(tǒng)，將來可通過該編碼實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的整合使用。
圖5 物質(zhì)采購計劃執(zhí)行表
另外使用Excel服務(wù)器本身的權(quán)限管理系統(tǒng)，確保每個縣市區(qū)的用戶只能看到自己地區(qū)的信息填報；市集采人員只能操作各種匯總表等。以及超過填報日期系統(tǒng)自動鎖定報表，不再支持該月集采數(shù)據(jù)的修改等。
目前一期工程已經(jīng)使用。二期工程在設(shè)計之中。雖然是二次開發(fā)，但是軟件的效率與用戶使用便捷度來自好的設(shè)計思想。該系統(tǒng)在制作過程中，多次修改了具體的實現(xiàn)方案，選擇使用更高效的實現(xiàn)方式。目前規(guī)劃二期工程中，使用VB腳本將所有物資填單放到一張表單中，對于某物資的型號選擇，使用彈出對話框的方式進行多個參數(shù)的選擇工作，選擇確認后，將全部參數(shù)組成最終型號字符串填入到單元格中，從而提高填報效率。
小結(jié)：
經(jīng)過多年的行業(yè)耕耘，勤哲Excel服務(wù)器服務(wù)了眾多優(yōu)質(zhì)的國內(nèi)企業(yè)。目前勤哲Excel服務(wù)器已助力成長型國內(nèi)企業(yè)實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
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