項目會議一般至少有甲方、乙方兩方參與，會議紀要一般由乙方的新人負責(zé)輸出。很多領(lǐng)導(dǎo)會參考項目會議紀要完成質(zhì)量考核新人。而接受這項工作的新人朋友們經(jīng)常面臨著這樣那樣的問題。
1. 聽不懂：會議在講什么？
很多朋友表示聽不懂會議在討論什么，每個字似乎都知道，但是組合起來完全聽不懂。他們聚精會神地開了兩個小時的會議，只覺得腦瓜嗡嗡響。
2. 效率低：開會半小時，整理紀要兩小時
有些朋友不僅開會認真聽，還進行了會議錄音，會議結(jié)束后，將錄音仔仔細細從頭聽到尾，事無巨細地進行記錄，花費了大量時間，還被領(lǐng)導(dǎo)抱怨效率太低，吃力不討好。
那么如何高效產(chǎn)出一份項目會議紀要呢？
1. 準(zhǔn)備一份會議紀要模板，大抵需要包含以下內(nèi)容：
- 標(biāo)題：XXXX會議紀要
- 會議信息：參會者、記錄者、會議時間、會議地點
- 會議總結(jié)：會議重要結(jié)論說明（需要記錄者會抓重點）
- 會議內(nèi)容：具體的會議研討事項介紹（需要記錄者有客觀描述、概括總結(jié)的能力）
- 未盡事宜：有待討論的問題、會后需要提供的資料/完成的任務(wù)、負責(zé)人、具體完結(jié)時間
2. 參加項目會議，首先要明確項目的主題，這樣也能幫助大家理解會議內(nèi)容。項目會議一般圍繞以下主題：
- 明確項目目標(biāo)
- 溝通項目進度
- 討論項目風(fēng)險
- 進行項目調(diào)研
- 溝通解決方案
- 評審項目產(chǎn)出
項目目標(biāo)、項目關(guān)鍵節(jié)點、項目風(fēng)險、解決方案、重大修改事項都可作為會議總結(jié)內(nèi)容。
3. 項目會議紀要既要反映客觀事實，又要模糊真相。
a. 項目會議紀要需要反映客觀事實，但它不是語音轉(zhuǎn)寫稿。
- 記錄者不需要一字不差地記錄會上各方的發(fā)言，需要用自己的語言將長篇大論凝練成簡單的一兩句話。
- 即使沒有討論出結(jié)果，記錄者也需要完整的記錄與會各方的觀點，切忌只記對己方有利的觀點。
b. 項目會議紀要需要模糊雙方的觀點，避免雙方對立。
- 項目組的甲方和乙方需要站在同一戰(zhàn)線才能促進項目成功，因此，會議的產(chǎn)出均是項目組的意見，不需要明確記錄哪些觀點是甲方的，哪些觀點是乙方的。
4. 及時溝通，完善會議紀要，理解項目內(nèi)容
一位新人剛進項目，很多問題不懂是正常的。對于不太明白的地方需要與項目成員及時溝通。完成會議紀要只是一個形式，溝通真正的目的是了解自己不理解的問題，快速成長。
希望大家都能又快又好地輸出項目會議紀要。
您還有什么關(guān)于項目會議紀要的問題？歡迎評論交流哦～
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