當你接手一個項目時，首先要做的是選擇一款適合你在項目中所扮演角色的任務管理工具。當你登錄到 Office 365 門戶網(wǎng)站時，你會發(fā)現(xiàn)，Microsoft 已經(jīng)提供了多款任務管理應用。那么，問題來了，該怎樣選擇最適合當前工作的一款應用呢？
你可以選擇哪些任務管理工具
首先要明確的是，Microsoft 提供的這些任務管理應用都是針對不同應用場景而設計和開發(fā)的。因此，你首先要區(qū)分每個任務管理應用分別具有什么樣的用途及其適用于哪種應用場景？
- Microsoft Project
它是由 Microsoft 開發(fā)和銷售的項目管理解決方案，允許項目經(jīng)理將大型的復雜項目分解為相對更易于管理的任務，也稱為工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）；它負責維護項目資源清單，并將資源（包括工作人員）及其成本信息分配給任務；它還允許項目經(jīng)理跟蹤進度、管理預算、分析工作量以及生成項目狀態(tài)和進度報告。對于一個企業(yè)級的 Project 項目計劃而言，其中的一個任務可能就需要一個團隊來完成。Project 通常應用于規(guī)模較大、復雜程度較高的企業(yè)級項目或項目組合。
- Microsoft Planner
它是一個基于 Web 端且支持移動訪問的輕量級團隊工作計劃管理應用。你和你的團隊可以在 Planner 中快速創(chuàng)建團隊工作計劃、分配任務、就任務進行聊天以及查看團隊工作進度圖表。另外，你還可以直接在 Microsoft Teams 和 SharePoint 中使用 Planner 團隊工作計劃。它的特點是無需專職的項目經(jīng)理，使用看板來跟蹤任務，并為每個任務給出豐富的信息。站在個人視角，每個人都可以跨組、跨計劃查看自己的全部 Planner 任務。
- Microsoft Lists
它是 SharePoint 列表在功能和界面上的重大升級成果，但它是以獨立應用的形式出現(xiàn)的。由于列表可以包含任何自定義列，因此，你可以通過自定義的方式來適應任務跟蹤需求，例如，你可以為這個列表添加一些常見的任務屬性：任務名稱、任務說明、任務成本、開始日期、截止日期、分配對象和進度…
- Tasks in Teams
它是一個 Teams 應用，實際上是“To Do Planner”的綜合體，同時顯示 To Do 中的個人任務和 Planner 中的團隊任務，這樣，你就能夠直接在 Teams 中同時跟蹤個人和團隊整體的工作進展情況。
- Microsoft To Do
這個最容易理解，它用于列出你自己負責完成的所有任務，主要用于個人任務管理。同時，你在 Planner 團隊計劃中被分配的個人任務也會出現(xiàn)在 To Do 中。
不同的任務管理工具針對不同的應用場景
當公司接手一項業(yè)務時，你可以按照這項業(yè)務的規(guī)模及其覆蓋范圍，將其劃分到企業(yè)項目、團隊計劃和個人任務這三個層面上。每個層面都有相應的任務管理工具可供選用，如下圖所示。
注：
To Do 自身并未提供日歷視圖，但是，你可以在 Outlook 中顯示 To Do 任務。為此，在 Outlook 中，打開 To Do 窗格，并從中將任務拖放到 Outlook 日歷，由此添加的任務將會成為 Outlook 日歷中的全天任務。
“僅適用于共享計劃”是指當前功能僅適用于 Tasks in Teams 中顯示的 Planner 計劃，而不適用于 Tasks in Teams 中顯示的 To Do 任務。
- 在企業(yè)項目層面上
推薦使用 Microsoft Project。因為它的項目管理功能最為豐富，這一點不用多說。但是，Project 不包含在 Microsoft 365 訂閱內(nèi)，你需要單獨購買許可證。
- 在團隊計劃層面上
推薦使用 Microsoft Planner 或 Microsoft Lists。那么，你該如何在這二者之間做出選擇呢？
Planner 計劃和 Lists 列表之間存在很多功能上的重疊，你在 Planner 中創(chuàng)建的任何一個團隊計劃都可以使用 Lists 列表來重建，但是，反過來卻不一定，因為 Lists 列表的可定制性要強于 Planner 計劃。
如果你想要實現(xiàn)快捷、簡便的團隊項目管理體驗，Planner 就是你的首選。它會為每個任務提供很多現(xiàn)成的屬性，你只需填入相關(guān)信息，就可以很快創(chuàng)建團隊計劃中的各項任務，完全不必親自去定義每個任務應該包含哪些屬性字段。默認提供的看板和日歷視圖模式完全能夠滿足大多數(shù)人的查看需求。畢竟，Planner 是專為管理團隊工作計劃而設計的。
如果你想要自定義任務的每個屬性字段、字段選項、布局方式和視圖模式等，Lists 就是你的首選。創(chuàng)建任務列表并跟蹤進度僅僅是 Lists 列表可以實現(xiàn)的眾多功能之一，它的價值在于能夠創(chuàng)建一切具有列表特征的東西，例如庫存跟蹤、資產(chǎn)管理、事件日程和差旅計劃等。在任務管理上，Lists 列表允許你在列表視圖或日歷視圖中查看任務，它甚至提供了一個叫做“工作進度跟蹤器”的列表模板來幫助你快速創(chuàng)建一個默認包含常用字段的任務列表。
- 在個人任務層面上
推薦使用 Microsoft To Do 或 Tasks in Teams。
如果要在 To Do 和 Tasks in Teams 之間進行二選一，可能更傾向于個人在主觀上的感覺。Tasks in Teams 本身只是對 To Do 和 Planner 中現(xiàn)有任務的一種合并查看手段而已。你在這二者之間的選擇實際上就是在 To Do 和“To Do Planner”之間的選擇。
如果你只想心無旁騖地聚焦于自己要完成的任務，就選擇 To Do；相反，如果你還想同時關(guān)注一下其他隊友的工作進度，就選擇“To Do Planner”，也就是 Tasks in Teams。
不同的任務管理工具之間如何同步數(shù)據(jù)
在每個層面之間，Microsoft 提供的各款任務管理應用又會存在著縱向的任務數(shù)據(jù)同步關(guān)系。
- 從企業(yè)項目層面到團隊計劃層面
首先，當企業(yè)承接一個項目時，企業(yè)項目經(jīng)理會在 Project 中將其細分為一些列任務，而在企業(yè)項目層面上的任務很可能不是一個人就能夠獨立完成的，這時，就要將任務下放到某個團隊（或部門），并由這個團隊來將這個任務細化成為一份 Planner 團隊工作計劃。
為了在 Project 項目中表明某個任務對應于哪個 Planner 團隊計劃，你可以將 Project 項目中的這個任務鏈接到對應的 Planner 團隊計劃。需要注意的是，這二者之間不存在數(shù)據(jù)同步關(guān)系，它只是使用可視化的鏈接圖標來在 Project 任務列表中標明其的一個任務對應于某個 Planner 團隊計劃。這樣，當企業(yè)項目層面上的項目經(jīng)理需要深入到具體的團隊計劃層面上時，就可以通過單擊 Project 任務旁邊的 Planner 鏈接圖標來直接跳轉(zhuǎn)到該任務所對應（或指向）的團隊計劃。
- 從團隊計劃層面到個人任務層面
接下來，當團隊在 Planner 中制定了本團隊的工作計劃并將各項具體任務分配到各位團隊成員之后，每位團隊成員都可以在 Planner 中查看包括自己在內(nèi)的所有團隊成員的任務分配和執(zhí)行進度。與此同時，已在 Planner 計劃中分配給你的任務也會同步到你的 To Do。為了獲得更專注于個人工作的任務管理體驗，你還可以在自己的 To Do 應用中僅查看和管理自己已被分配的任務。
當然，你已經(jīng)知道“Tasks in Teams = To Do Planner”，所以，Planner 和 To Do 中的任務也會同步到 Tasks in Teams，這樣，你就可以在 Tasks in Teams 中同時看到你所屬團隊和你個人的任務列表。
最后，關(guān)于 Lists 任務列表需要說明的是，它無法與 Planner、To Do 或 Tasks in Teams 之間實現(xiàn)任務數(shù)據(jù)同步，它更適合于團隊或個人的個性化獨立項目管理。但是，你可以將 Lists 任務列表作為選項卡添加到 Teams 團隊頻道，以供團隊成員共同查看和跟蹤團隊計劃的執(zhí)行進度。
總結(jié)
現(xiàn)在，你應該知道了 Microsoft Project、Microsoft Planner、Microsoft Lists、Microsoft To Do 和 Tasks in Teams 的共性和個性特征。相信你在任務管理工具的選擇上已經(jīng)不再困惑了。
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