編者按：項目管理計劃是項目的主計劃或稱為總體計劃，它確定了執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束項目的方式和方法，包括項目需要執(zhí)行的過程、項目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內(nèi)容。在項目開始之前，如能制定清晰明確的計劃，并讓相關(guān)人員都了解項目的目標(biāo)和自己的責(zé)任，風(fēng)險和成本管控等， 會對項目的順利進展有很大的幫助。
如果已經(jīng)和客戶商討過項目所有的細節(jié)了，就不需要做項目管理計劃了，對吧?
不對。
一個完善的項目管理計劃，會涵蓋項目發(fā)展過程中需要的所有細節(jié)。這個計劃就好比一張地圖，有了它，你就不會因為某個細節(jié)沒把握好而壞了整個計劃。
所說如此，不是所有團隊都會實實在在把計劃列明，他們也因此面臨著因小小細節(jié)而導(dǎo)致項目混亂，最終失敗的風(fēng)險。
本文的宗旨，就是幫讀者理解制定詳細項目計劃的重要性。
一. 項目管理計劃是什么？
在項目實際開展、任務(wù)分配之前，制定計劃能幫助你組織團隊的工作，這樣就能節(jié)省時間，減少工作中可能是出現(xiàn)的誤解，減少資源浪費導(dǎo)致的成本提高。
制定項目管理計劃在以下幾種情況有益處：
- 決定項目的價值命題。計劃能讓利益相關(guān)者知道執(zhí)行該項目的原因和目的，這個項目能解決什么問題，為什么利益相關(guān)者需要支持這個項目。只要目標(biāo)清晰了，在選擇合適的方法、資源、任務(wù)和團隊成員的時候，就會比較自然。
- 探討項目中涵蓋什么任務(wù)。項目管理計劃應(yīng)該詳細地說團隊要完成的所有任務(wù)，已經(jīng)情況有變、出現(xiàn)風(fēng)險時，可能需要執(zhí)行的任務(wù)。計劃也能讓利益相關(guān)者知道最終計劃能完成什么任務(wù)，達到何種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
- 列出每項人物的具體負(fù)責(zé)人。計劃應(yīng)當(dāng)讓團隊的每個人知道，自己具體負(fù)責(zé)什么，需要完成哪些任務(wù)，每個任務(wù)的時限，以及每個任務(wù)如何操作。也正因此，在制定計劃的過程中，從團隊成員那里獲得信息是必需的。
- 設(shè)定計劃時限。時間確定后，你就知道團隊中每個成員在哪個時間點需要完成哪項任務(wù)，計劃應(yīng)該設(shè)幾個時間點，什么時候能交付最終產(chǎn)品和服務(wù)。
- 指導(dǎo)項目預(yù)算。一開始就做好項目大致的預(yù)算，有助于避免后續(xù)出現(xiàn)意想不到的花費。
二. 項目管理計劃應(yīng)有的元素
不管是什么樣的項目管理計劃，都應(yīng)該包含必須以下必要元素，制定二級計劃，在項目管理的過程中方便參考。
注意：以下列出的元素都是最基本的，應(yīng)根據(jù)自己的企業(yè)、團隊、客戶和項目的具體情況來決定。
1. 執(zhí)行簡介
計劃的第一部分是項目的簡要介紹，項目的使命、目的和衡量項目成功的標(biāo)準(zhǔn)。你還可以在介紹部分列出項目最終的成果和產(chǎn)出，讓目標(biāo)讀者知道項目具體會達到什么效果。
2. 整合
在這個部分里，應(yīng)該列出整個項目詳細的流程和相應(yīng)的管理措施，列出團隊成員的各自的任務(wù)和角色，企業(yè)組織和階層次序，還包括企業(yè)內(nèi)外的有影響者。
將注意力聚焦在管理和控制項目的修改、任務(wù)的執(zhí)行、團隊工作的管理以及項目收尾上。
注意，雖然有些內(nèi)容和“項目有變時的管理計劃”中的內(nèi)容是重合的，但項目管理計劃中也不妨列出這個部分。
3. 范圍
項目管理計劃的范圍可以和策劃書的范圍一致，最好詳細描述。將項目的期限、團隊能做到的，做不到的，還有應(yīng)該避免的情況都列入其中。
這樣一來，有助于團隊成員了解項目的期限和范圍，還可以避免出現(xiàn)誤解。
4. 時間表
任何項目管理計劃，最重要的部分就是時間的規(guī)劃。
計劃中，應(yīng)當(dāng)列出項目中所有產(chǎn)品的時間節(jié)點，期限以及其他決定因素。最好將估計以上時間點的方法、負(fù)責(zé)人員、使用資源等等做出說明。
小貼士：時間表可以借助軟件完成，列出每個任務(wù)預(yù)計的完成時間，讓團隊成員人手一份。你可以借助Gantt圖表來做時間表，根據(jù)任務(wù)的先后順序和分工來做出更明晰的計劃。
5. 成本
成本部分應(yīng)列出項目的預(yù)算控制計劃，包括控制預(yù)算的方法，負(fù)責(zé)人員和預(yù)算報告的做法。
6. 質(zhì)量
這個部分應(yīng)該把重點放在保證最終產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量，滿足客戶的所有需求上。
說清楚項目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么，負(fù)責(zé)質(zhì)量保證和控制的人員是哪些，可以使用什么工具和方法，以及項目的成果如何衡量。
7. 人力資源
人力資源部分可以提供關(guān)于在項目開發(fā)期間團隊任命、管理和培訓(xùn)的信息。其中，應(yīng)該包括控制成員表現(xiàn)和效率所需的資源、技術(shù)和方法等等。
8. 交流
在項目管理計劃中，列明如何管理好團隊和利益相關(guān)者之間的交流，提出相關(guān)的方法和工具，負(fù)責(zé)保證交流順暢的人員以及其他相關(guān)的元素。
在制定計劃的同時，應(yīng)該注意哪些信息是可以分享的，應(yīng)該由誰來負(fù)責(zé)，誰有能力負(fù)責(zé)，可以使用什么方法，哪些信息什么時候是不適合分享的等等。
9. 風(fēng)險
在計劃中，應(yīng)對風(fēng)險的識別、分析、管理、控制、和報告機制做出清晰的描述。說清楚誰負(fù)責(zé)哪個環(huán)節(jié)、具體的責(zé)任范圍以及可以使用的方法。
小貼士：你也可以隨著項目的進行，持續(xù)更新風(fēng)險識別機制，以減少意外風(fēng)險導(dǎo)致整個項目擱淺的可能。
10. 結(jié)尾
在項目管理計劃的末尾，可以加上：
- 批準(zhǔn)部分，以便利益相關(guān)者簽字確認(rèn)。
- 文中使用的術(shù)語定義表。
- 附件部分，將計劃中提及的相關(guān)文件附上，以便參考。
- 修改歷史部分，隨著項目的進行，計劃可能有變動，屆時可以列入這個部分以便記錄。
三. 制定你的第一個項目管理計劃的步驟
1. 要保證團隊中所有人都明白客戶的要求和項目的目標(biāo)、期限、交付的具體產(chǎn)品/服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
2. 在與客戶會面商討之后，開始列出計劃的大綱。
3. 將列出的粗略大綱整理一下，開始制定詳細的計劃。除了以上提到的元素之外，你還可以加入一些項目的具體細節(jié)（比如管理評價、采購管理計劃等等）。
4. 回顧計劃，和團隊成員商討細節(jié)的調(diào)整。
5. 征求項目經(jīng)理或者項目贊助人的同意（取決于具體公司架構(gòu)）。小貼士：將所有征求同意的文件都在郵箱里保存好，一面未來出現(xiàn)爭議。
四. 重點
1. 計劃沒有列好，就先不要開始項目。
2. 別指望能一天完成項目管理計劃。
3. 隨著項目進展，你可能需要調(diào)整計劃。如果后備計劃有變，也應(yīng)該在管理計劃里相應(yīng)的部分及時更新。
4. 項目管理計劃的制定應(yīng)該讓團隊成員和客戶都參與進來，以免將來發(fā)生誤解。
5. 項目管理計劃沒有完美的模板可以依葫蘆畫瓢。你應(yīng)該按照自己手頭具體項目的需要和關(guān)注點來制定計劃。但是，像團隊成員、成本、時間、資源和風(fēng)險等都是必不可少的元素。
譯者：Cado，由36氪編譯組出品。編輯：郝鵬程
譯文地址：https://36kr.com/p/5153927.html
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