XXX高新科技有限公司

文件編號

版本號

YXL-GL-018

1.0

文件類別：規(guī)定

頁 碼

生效日期

密集程度

文件名稱：銷售管理規(guī)定

共 12 頁

2019年12月1日

普通

編制： 財務部

審核：

批準：

受控范圍：各部門、各分公司

銷售管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范企業(yè)銷售行為，明確銷售業(yè)務中涉及的審批權限，加強對銷售業(yè)務的監(jiān)督與控制，防范銷售過程中的差錯和舞弊，特制定本制度。

第二條 本制度適用于公司直接對外銷售業(yè)務范圍管理，涉及公司的關聯(lián)銷售交易按公司內部銷售管理辦法執(zhí)行。

第二章 銷售計劃、預算、定價管理

第三條 銷售業(yè)務部門根據公司的年度對外經營目標、本公司產品的市場情況、公司的目標利潤、公司生產經營能力制訂銷售計劃與預算，經總經理審批后實施。

第四條 銷售計劃、預算應層層分解到業(yè)務部門，落實責任，于銷售過程中對銷售成本、費用進行有效控制。

第五條 銷售部門會同財務部等相關部門依據公司的銷售管理要求、負責草擬公司主營業(yè)務中主要產品的銷售價格、收款方式(含折扣條件)、賒銷及折扣等銷售優(yōu)惠政策、付款政策方案；由銷售部門依此方案負責制定產品價目表，報總經理審批后具體實施。

第六條 銷售部門業(yè)務人員在銷售過程中發(fā)生的有關情況，如按價目表上的規(guī)定價格、按規(guī)定條件給予的折扣，以及按信用政策確定的付款政策，應由公司總經理審批后執(zhí)行。

第七條 銷售業(yè)務中需要執(zhí)行特殊價格、需要超出規(guī)定條件給予折扣，以及需要超出信用政策執(zhí)行特殊付款政策的業(yè)務項目，應報總經理審批，并于通過后執(zhí)行。

第三章 銷售合同管理

第八條 為明確銷售合同的審批權限，規(guī)范銷售合同的管理，規(guī)避合同協(xié)議風險，銷售合同的管理遵照公司制定的《合同管理辦法》執(zhí)行。

第九條 銷售業(yè)務員在與客戶訂立銷售合同時，按照公司的《合同管理辦法》合同簽訂條款執(zhí)行。

第一十〇條 企業(yè)銷售合同應至少包括但不限于以下內容。

1．供需雙方全稱、簽約時間和地點。

2．產品名稱、單價、數量和金額。

3．運輸方式、運費承擔、交貨期限、交貨地點及驗收方法應具體、明確。

4．付款方式及付款期限。

5．免除責任及限制責任條款

6．違約責任及賠償條款。

7．具體談判業(yè)務時的可選擇條款。

8．合同雙方蓋章生效等。

第一十一條 銷售業(yè)務員與客戶進行銷售談判時，根據實際需要可對格式合同部分條款作出權限范圍內的修改，銷售業(yè)務員應在權限范圍內與客戶訂立銷售合同，超出權限范圍的，應報部門負責人、公司總經理等具有審批權限的責任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。

第一十二條 銷售合同訂立后，由銷售部門人員將合同正本交檔案室存檔，副本或復印件送交財務部等相關部門。

第一十三條 合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同款項應經公司總經理審核后方可變更。

第一十四條 根據合同規(guī)定的解除條件、產品銷售的實際和客戶的要求，銷售部與客戶協(xié)商解除合同。

第一十五條 合同的變更、解除的手續(xù)，應按訂立合同時規(guī)定的審批權限和程序執(zhí)行。

第一十六條 銷售合同的變更、解除一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。

第一十七條 合同檔案管理人員負責保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等。

第四章 應（預）、現收貨款的管理

第一十八條 為了加強對我公司貨款收款的管理，保障資金安全，以下條款適用于公司直接對外銷售的貨款收款（含現金、票據等）業(yè)務。

總原則：貨款收取方式一般采用銀行轉賬方式收取，如采用現金收款方式的則由客戶直接存入公司朱總個人賬戶。特殊情況可以直接采用收訖現金、支票、銀行匯票等方式收取貨款，但必須按以下操作辦法執(zhí)行：

1． 貨款收款由財務部指定出納人員負責。其他業(yè)務人員不得私自對外收取貨款，如有特殊情況，須財務部負責人同意。現金收貨款時間正常是上班工作時間。下班時間原則上不再收取貨款。

2． 出納對外統(tǒng)一使用蓋有我司財務章的收據。出納員領用收據；空白收據的領用存折和已領用收據的核銷工作由財務負責人或指定會計負責。

3． 出納收款必須按照規(guī)定的程序進行，即先由銷售業(yè)務經辦人通知收款，由銷售部門填制《收款通知單》通知出納收款，如客戶交款時臨時改變繳款數額的，應重新編制《收款通知單》后再收款。

4． 若客戶交來的是支票，出納要檢查支票內容是否規(guī)范，包括日期、收款人、金額大小寫、用途、印章等。由于支票的付款期限為自出票日起十日內，而若支票解訖需要兩天（具體時間按銀行規(guī)定），實際上支票自出票后只有八天的收款期，如遇周末或法定假期則再減，所以收取支票一定要計算好日期，例如在12月31日星期五收到支票，支票出票日為12月26日，則該支票不能收，因扣減元旦假與周末假共三天后，實際只剩一天的收款時間，再提交銀行解訖貨款需兩天，支票已超時；

支票收款人應填寫“青島永隆化學工業(yè)科技有限公司”，不得空白；如收款人為其他公司，則支票背面應有與該公司名稱一致的財務章和法人簽章（背書）；金額大小寫要一致；用途注明須寫“貨款”等，亦可為空白由我公司填寫；支票正面必須要有付款單位的財務章與法人簽章，印章、簽名字跡要清晰，各印章、簽名不能重疊相連；支票表面要干凈清潔，字跡不能涂改、挖補。

5． 出納直接收取現金的，若單筆現金貨款超過3000元，則在銀行營業(yè)時間內由客戶直接送銀行卡存入我公司賬戶，出納憑客戶交來的存單向銀行查詢確認，確認無疑后向客戶開具收據，若非銀行營業(yè)時間，則由出納員在財務科室柜臺點收，由財務負責人或指定會計陪同監(jiān)督；出納收款必須在視頻監(jiān)控點內進行，對現金貨款要經機點和收款點雙重復核，由點鈔、扎鈔、扎鈔紙簽名至向客戶開具收據必須獨立完成，中途不得擅自離開。所收貨款必須立即放入保險柜中保管。

6． 收款過程如有任何疑問可向財務部門負責人咨詢。以上收款方案必須嚴格遵守，若發(fā)生短款、假幣等錯誤，由出納承擔責任。

7． 若客戶交來的是銀行匯票或商業(yè)匯票（其中商業(yè)承兌匯票原則上不收），則只能由總經理同意后方可接收。

8． 票據的取得。公司必須嚴格按照《中華人民共和國票據法》、中國人民銀行《票據管理實施辦法》、《支付結算辦法》等法規(guī)中有關銀行承兌匯票管理的規(guī)定，規(guī)范管理和使用銀行承兌匯票。企業(yè)在接受應收票據時，財務人員要仔細審核票據的真實性、合法性，防止以假亂真，避免或減少應收票據風險。公司財務部必須對銀行承兌匯票的收取進行嚴格審查，應認真確認用戶信譽、銀行承兌匯票真實性、票面應記載事項和背書應記載事項是否完備以及背書連續(xù)性后方可接受。公司財務部對收取的銀行承兌匯票真?zhèn)魏桶踩撊控熑?。銀行承兌匯票必須委托銀行查詢確認后方可正式收取。收回的票據為非統(tǒng)一發(fā)票抬頭客戶正式背書，因而未能如期兌現或交貨尚未收回貨款，且不按企業(yè)規(guī)定作業(yè)，手續(xù)不全者，其經辦業(yè)務員應負責賠償售價或損失，并按公司員工手冊規(guī)定進行處理。

9． 票據的貼現。必須經由總經理書面批準。接受客戶票據需經批準手續(xù)，降低偽造票據以沖抵、盜用現金的可能性。票據的貼現須經總經理審核和批準，以防偽造。對于收取的銀行承兌匯票，除由支付票據單位全額承擔貼現息并經財務部審核批準后可貼現外，公司未經財務部統(tǒng)一安排不得自行組織貼現。公司一般情況不得對外抵押票據，公司確實資金頭寸緊張時，經總經理批準可以進行票據貼現或背書。

持有到期的銀行承兌匯票由公司在提示付款期限內通過開戶銀行委托收款，回收資金必須進入公司收入賬戶。對異地委托收款的票據應合理框算郵程，提前（一周或10天）通過開戶銀行委托收款。嚴禁因未按照規(guī)定提示到期委托收款而喪失對前手的追索權。在票據到期后，因銀行承兌匯票本身原因銀行不予承兌時，應及時向前手發(fā)出書面通知，也可同時向各票據債務人發(fā)出書面通知，行使追索權，并查明原因。

10．應收票據的賬務處理，包括收到票據、票據貼現、期滿兌現時登記應收票據等有關的總分類賬。財務部會計崗位應仔細登記應收票據備查簿，以便日后進行跟蹤管理。

11．企業(yè)設專人保管應收票據，且保管人員不得經辦會計記錄。

12．對于即將到期的應收票據，應及時向付款人提出付款。

13．對已貼現的票據應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

第一十九條 為了規(guī)范企業(yè)對外銷售貨款的回收管理工作，確保銷售賬款能及時收回，防止或減少企業(yè)呆賬、壞賬的發(fā)生和不良資產的形成，適用于公司銷售貨款的回收管理。

一、部門的職責：

1． 銷售部門負責銷售回款計劃的制訂，并配合財務部做好應收賬款的催收工作。

2． 財務部負責應收賬款的催收、統(tǒng)計及相關賬務處理工作，并督促銷售部及時催收應收賬款。

二、財務部應于每月10號前，根據應收賬款明細賬編制《應收賬款賬齡分析明細表》，經財務經理復核后提交給銷售部門進行催收。應收未收款明細表交至銷售部后，銷售部將未收款明細表及時通知相應的銷售業(yè)務員。銷售業(yè)務員將未收款未能按時收回的原因、對策及最終收回該批貨款的時間等于5個工作日內以書面形式提交銷售部門負責人，銷售部門負責人根據實際情況審核后提交給財務部，財務部提出意見，經總經理審批后決定是否繼續(xù)向該客戶供貨。

三、銷售部門應嚴格按照《信用額度表》和財務部門的《應收賬款賬齡分析明細表》，及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況。銷售部門負責人負責每月督促各銷售業(yè)務員回收未收款。財務部于每月月底檢查銷售業(yè)務員承諾收回貨款的執(zhí)行情況。

四、銷售部門業(yè)務員全權負責對自己經手賒銷業(yè)務的賬款回收。涉及問題賬款業(yè)務，于發(fā)生后，銷售部門應于三個工作日內，據實編制問題賬款報告請示，并附相關證據、資料等，依序呈請銷售部門負責人查證并簽注意見后，呈報總經理審批并轉請公司法律事務工作人員協(xié)助處理。

五、清欠業(yè)務由銷售部門負責人統(tǒng)一安排路線和客戶，并確定返回時間，銷售業(yè)務員在外清收賬款時，無論是否清結完畢，均需隨時向銷售部門負責人電話匯報工作進度和行程。

六、銷售業(yè)務員收取的票據金額大于應收賬款時，非部門負責人同意，現場不得以現金找還客戶，而應作為暫收款收回，并抵扣下次賬款。

七、銷售業(yè)務員收款時對于客戶現場反映的價格、交貨期限、質量、運輸問題，在業(yè)務權限內時可立即給予答復，若在權限外需立即匯報銷售部門負責人，并在不超過5個工作日內給予客戶答復。

八、銷售業(yè)務員在銷售業(yè)務中包括銷售產品和清收賬款時不得有下列未經公司批準的行為，一經發(fā)現，分別給予罰款或者開除處分，并限期補正或賠償，情節(jié)嚴重者追究民事或刑事責任。

1． 收取貨款不匯報、截留，挪用，坐支貨款或積壓收款。

2． 客戶退貨不報或積壓退貨。

3． 銷售業(yè)務中，轉售不依規(guī)定或轉售個人圖利。

4． 在同行業(yè)中參與同類業(yè)務如：代銷其他廠家產品。

5． 收取現金改換承兌匯票。

九、銷售業(yè)務員崗位調換、離職，必須對經手的應收賬款進行交接，并由部門負責人負責監(jiān)督。凡銷售業(yè)務員調崗的，必須先辦理包括應收賬款、庫存產品等在內的工作交接，交接未完，不得離崗，交接不清的，責任由移交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責。凡銷售業(yè)務員離職的，應按公司人力資源管理規(guī)定提前向公司提出申請，經批準后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資、補貼等不予發(fā)放，由此給企業(yè)造成損失的，將依法追究法律責任。

十、銷售業(yè)務員提出離職后須把經手的應收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔保，若在規(guī)定期限內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的則不予辦理離職手續(xù)。

十一、離職銷售業(yè)務員經手的壞賬理賠事宜如已取得客戶的書面確認，則不影響離職手續(xù)的辦理，其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經手人的離職而無效。

十二、交接前應核對全部賬目報表，有關交接項目概以交接清單為準，交接清單若經交、接、監(jiān)三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發(fā)現賬目不符時由接交有關人員負責。

第二十條 財務部每月月底與所有業(yè)務客戶單位進行往來賬務核對。對賬要求采用傳真、電子信息或直接上客戶公司等對賬方式。對賬有差異的因及時查明原因，并提請公司管理層批準處理。

第五章 銷售發(fā)貨、退貨管理

第二十一條 規(guī)范本企業(yè)發(fā)貨及退貨作業(yè)規(guī)程（包括發(fā)貨前的申請，發(fā)貨中的控制，發(fā)貨后的監(jiān)督），確保銷售合同準確執(zhí)行，避免或減少企業(yè)損失，需明確相關部門職責。

1．銷售部門負責發(fā)貨、銷售退貨、物流運輸等方面的組織與全程跟蹤工作。

2．倉庫負責貨物的清點、包裝、銷售出庫及退貨入庫工作。

3．質檢品控人員負責檢查退回貨物的質量。

4．財務部門負責審核發(fā)貨申請，復核發(fā)貨、退貨的合理性、準確性。

第二十二條 銷售合同訂立以后，根據約定情況下或客戶的訂單，銷售業(yè)務員需開具《銷售發(fā)貨申請審批單》，《銷售發(fā)貨申請審批單》詳細準確注明銷售客戶名稱、貨物名稱、數量、賒銷方式（不含單價、金額）等?！朵N售發(fā)貨申請審批單》須由銷售業(yè)務員提請，必須有本部門負責人審核業(yè)務的真實性、財務部審核到款情況或財務部必須依據客戶的合同執(zhí)行情況，發(fā)貨金額是否在到款金額的控制中，或財務部必須依據客戶的合同執(zhí)行情況是否符合要求審核，所有的發(fā)貨申請（內部關聯(lián)交易的銷售除外）必須有公司總經理成員核準審批。此單一式三聯(lián)，財務部一聯(lián)、銷售部門一聯(lián)、倉儲管理部門一聯(lián)作為發(fā)貨的依據。

第二十三條 銷售部門根據把《銷售發(fā)貨申請審批單》，送至倉儲部門以便備貨。

第二十四條 銷售部門負責跟蹤貨物組織運送，確保貨物的安全準時送達目的地。如送貨途中有任何異常，造成延誤或不能送貨，銷售部業(yè)務員與客戶溝通協(xié)調，確保在合同規(guī)定的時間內將貨物完好無損地送達客戶指定地點，并取回客戶簽字確認的回執(zhí)。

第二十五條 倉儲部門負責審查申請發(fā)貨審批單據的真實性、正確性、完整性，手續(xù)不合規(guī)、不完善的, 倉儲部門有權拒絕發(fā)貨。倉儲人員清點貨物，安排組織出貨及計量。貨物出庫需打印《銷售貨物出庫單》，出庫單一式六聯(lián)，財務聯(lián)記賬、銷售部門記錄、倉儲部門記錄、客戶聯(lián)結算、運輸物流單位結算（含內外單位）、統(tǒng)計記賬聯(lián)。出庫單由發(fā)貨倉儲部門的發(fā)貨人員及指定主管簽字，銷售部門業(yè)務人員復核，財務部復核。

貨物的計量需稱重的同時編制公司的《電子稱重單》，稱重單一式六聯(lián)，財務聯(lián)記賬、銷售部門記錄、倉儲部門記錄、客戶聯(lián)結算、運輸物流單位結算、統(tǒng)計記賬聯(lián)。電子稱重單由發(fā)貨倉儲部門的司稱計量人員及指定主管簽字，銷售部門業(yè)務人員復核，財務部復核。發(fā)貨單、電子稱重單簽字齊全，倉儲部門方能放行貨物出庫。發(fā)貨手續(xù)辦齊全后，由倉庫發(fā)貨員填寫《發(fā)貨放行單》，經倉庫主管復核、廠長審批。放行單一式四聯(lián)，門衛(wèi)聯(lián)、倉庫聯(lián)、物流聯(lián)、銷售部門聯(lián)。

第二十六條 門衛(wèi)保安崗位在貨物放行時，必須依據且不少于此條件的前提下，即簽字齊全的《出門條》的門衛(wèi)聯(lián)，核對放行貨物的單據及車輛、人員，并對放行車輛人員進行放行日志登記。

第二十七條 客戶退貨的管理銷包括銷售業(yè)務發(fā)生的退貨、調換、補件、理賠等三包事項。

1．因己方責任使得客戶對接收的貨物不滿意或者貨物不符合銷售合同規(guī)定的要求，客戶提出退貨時，公司應接受退貨，銷售業(yè)務員接到客戶提出的退貨申請，需經部門負責人及公司總經理審批后方可辦理相關手續(xù)。

2．品控管理部門（員）負責對客戶退回的貨物進行質量檢查，并出具檢驗證明。

3．計量倉儲人員對退回貨物的品種和數量進行計量清點后方可入庫，并對退回貨物定點存放。

4．銷售部門會同財務部編制銷售退貨處理報告。銷售業(yè)務員根據退貨處理報告單對客戶的退貨進行調查，確定客戶索賠金額的有效性及合理性，將調查結果及意見記錄在退貨報告，最終核定退貨理賠，提交給銷售部門負責人及財務部、總經理審批。

5．財務部根據退貨理賠單據和憑證，辦理相應的退款事宜，并對企業(yè)主營業(yè)務收入和應收賬款等進行相關賬務處理。

6．發(fā)生客戶退貨的管理銷包括銷售業(yè)務發(fā)生的退貨、調換、補件、理賠等三包事項，金額低于5000元以下的由公司廠長審批，超5000元（含5000元）的報公司總經理審批。

第二十八條 銷售部門統(tǒng)計人員每天根據當天貨物的收發(fā)進行臺賬記錄，編制《青島永隆化學工業(yè)科技有限公司生產經營統(tǒng)計表》，每天通過飛信發(fā)給財務、相關業(yè)務部門主管，公司總經理。月末，打印月報交與財務部。

第六章 銷售發(fā)票管理

第二十九條 銷售發(fā)票的管理遵照公司制定的《發(fā)票管理辦法》中的有關條款款執(zhí)行。

第三十條 銷售部門根據客戶的請求、結合銷售合同、銷售出庫單據等資料，由銷售部填寫《發(fā)票開具申請》，銷售業(yè)務人員簽字確認，交由財務部經理審核，交財務部稅收管理崗位開具發(fā)票。

第七章 客戶管理

第三十一條 銷售部門必須在工作中應建立客戶信息資料卡，以確保銷售業(yè)務的順利開展，及時掌握客戶的變化以及信用狀況?？蛻糍Y料卡應至少包括以下內容。

1．基本資料：客戶的姓名、電話、住址、交易聯(lián)系人及訂購日期、品名、數量、單價、金額等。

2．業(yè)務資料：客戶的付款態(tài)度、付款時間、銀行往來情況、財務實權掌管人、付款方式、往來數據等。

3．業(yè)務人員完成新客戶基本信息表或收到客戶基本信息變更的當天，提交部門負責人或授權人員復核客戶基本信息表及附件資料。客戶檔案管理人員接收審批通過的客戶的存檔資料，登記客戶檔案目錄。業(yè)務人員填制的《永隆公司客商檔案維護表》經財務部ERP維護人員復核后，報公司財務管理部將客戶信息按編碼規(guī)則錄入到ERP系統(tǒng)。

第三十二條 銷售業(yè)務員在開展銷售活動中，應及時收集并提供客戶的信用信息和資料，為企業(yè)評估客戶信用等級提供數據參考，財務部參與客戶信用等級的評估。

第三十三條 企業(yè)信用政策及信用等級標準經有關領導審批通過后執(zhí)行，財務部監(jiān)督各單位信用政策的執(zhí)行情況。根據對客戶的信用調查結果及業(yè)務往來過程中的客戶的表現，可將客戶信用等級分類，具體如下表所示。

第三十四條 銷售部門業(yè)務員在銷售談判時，應按照不同的客戶等級給予不同的銷售政策。

第三十五條 充分了解和掌握客戶的信譽、資信狀況，規(guī)范企業(yè)客戶信用管理工作，避免銷售活動中因客戶信用問題給企業(yè)帶來損失經營。銷售業(yè)務人員定期對客戶走訪調查，方式與渠道；金融機構（銀行）調查；客戶或行業(yè)組織進行調查；內部調查如詢問同事或委托同事了解客戶的信用狀況，或從本企業(yè)派生機構、新聞報道中獲取客戶的有關信用情況；

銷售業(yè)務員實地調查。即銷售部業(yè)務員在與客戶的接洽過程中負責調查、收集客戶信息，將相關信息提供給財務部，財務部分析、評估客戶企業(yè)的信用狀況。銷售業(yè)務員調查、收集的客戶信息應至少包括以下內容：客戶的名稱、地址、電話、股東構成、經營管理者、法人代表及其企業(yè)組織形式、企業(yè)規(guī)模、客戶的企業(yè)形象、聲譽、信用狀況、銷售活動現狀、出現的信用問題及對策等、財務狀況 資產、負債和所有者權益的狀況、現金流量的變動情況等。銷售業(yè)務人員就走訪情況填寫《客戶（開發(fā)、維護）計劃執(zhí)行表》。

第三十六條 每月初，銷售部門根據財務部門提供的《應收帳款客戶帳齡分析明細表》檢查客戶履約情況，對逾期3個月以上或情況異常的客戶進行信用額度調整，填制〈（新、老）客戶信用額度（評審、變更）表》，根據審批權限設置報銷售部門負責人、財務部負責人、公司的總經理審批，由銷售業(yè)務員按照新政策執(zhí)行。

第三十七條 財務部ERP錄入員根據審批后的《（新、老）客戶信用額度（評審、變更）表》錄入或更新客戶信用額度金額，《（新、老）客戶信用額度（評審、變更）表》由應收會計崗歸檔管理并據以對系統(tǒng)錄入信息進行復核。

第三十八條 客戶檔案保管采用了限制接觸的保護方式?？蛻魴n案的借閱，均需市場營銷部經理審批，并登記借閱記錄?？蛻魴n案管理人員對客戶檔案電子版進行備份，并異地保存。

第八章 附 文

第三十九條 附有相關表單格式、公示。