會議室管理的 5 個有效技巧
目錄
- 會議室管理怎么樣？它們?nèi)匀缓苤匾獑幔?/span>
- 提示 1：堅持使用集中式會議室管理軟件
- 提示 2：創(chuàng)建特定用途和容量的會議室布局
- 提示 3：為會議室命名以便于定位
- 提示 4：遵循嚴(yán)格的房間消毒時間表
- 技巧 5：為每個團隊分配房間
7.結(jié)束
會議室管理！您需要的唯一解決方案！
從本質(zhì)上講，會議可以提高生產(chǎn)力和效率。圍坐在一張桌子旁，自由發(fā)揮想法，辯論，爭論，只為共同目標(biāo)獲得建設(shè)性的解決方案是有意義的。會議是企業(yè)運營不可或缺的一部分。
隨著大流行的爆發(fā)，會議的數(shù)量增加了 12.9%。此外，隨著遠程工作的引入，會議的重要性比以往任何時候都重要。此外，會議室管理已成為一件復(fù)雜的事情。
會議室管理呢？它們?nèi)匀缓苤匾獑幔?/h1>
但這引發(fā)了一個典型的問題——會議室呢？混合工作環(huán)境基本上允許一部分人在首選日期訪問辦公室，而其他人則可以遠程工作。那么，我們還需要會議室嗎？答案是肯定的，一些趨勢向我們表明，如果有重要的會議要參加，大多數(shù)員工更愿意在現(xiàn)場。由于我們大多數(shù)人在會議上花費大量時間，無論是面對面的還是虛擬的，我們的會議室仍然是必不可少的。
然而，在會議室管理方面，許多組織都面臨著挑戰(zhàn)。一些最常見的問題包括：
- 尋找合適的會議室
- 盡管已預(yù)約，但會議室空無一人
- 缺乏關(guān)于使用和消毒的見解
- 復(fù)雜而漫長的預(yù)約過程
與混合工作場所中的任何其他設(shè)施一樣，會議室也需要適當(dāng)?shù)墓芾?。為確保會議室按預(yù)期使用，我們總結(jié)了一份您可能會發(fā)現(xiàn)有用的提示列表。
提示 1：堅持使用集中式會議室管理軟件
混合工作場所必須配備有效的會議室管理軟件。盡管信息化工作模式提高了靈活性，但會議室仍然需要以適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)進行管理。適當(dāng)?shù)臅h室預(yù)約系統(tǒng)可讓您實時預(yù)約和維護會議室。
- 一款會議室管理軟件應(yīng)具備以下功能：
- 它應(yīng)該生成報告和實時工作場所分析
- 它應(yīng)該確保無接觸預(yù)約
- 它應(yīng)該允許特定目的和容量的預(yù)約
- 它應(yīng)該為您提供預(yù)約便利設(shè)施的能力
如果您想管理您的會議室，您需要使預(yù)約流程統(tǒng)一且簡單明了。John 提交會議室預(yù)約請求并收到確認電子郵件。當(dāng) Mark 查看可用的會議室時，他看到了 John 的需求并預(yù)約了另一個房間。約翰和馬克在不同的房間參加各自的會議，而不必四處奔波。這是您應(yīng)該追求的管理方式。
提示 2：創(chuàng)建特定用途和容量的會議室布局
到目前為止，我們一直專注于根據(jù)外觀創(chuàng)建會議室空間。沒有特別的目的會議室。然而，當(dāng)我們重新審視混合工作場所中的會議室基礎(chǔ)設(shè)施時，目標(biāo)是創(chuàng)建支持特定目的并具有明確容量的布局。
例如，12 英尺 x 12 英尺的會議室非常適合四五個人參加會議。在那個空間里太多或太少意味著你在浪費辦公區(qū)域。您的目標(biāo)應(yīng)該是創(chuàng)建具有使用率的空間。此外，每個會議室都被分配了一個特定的用途。允許一對一協(xié)作或支持大型會議的會議室已定義目標(biāo)和容量。
如您所知，特定用途的會議室易于管理，它們的使用。如果 John 與 Jude 合作并預(yù)約了一個 10 人營銷團隊可以使用的會議室，那就太浪費空間了。相反，在預(yù)約會議室時，John 可以從兩個允許一對一協(xié)作的區(qū)域中進行選擇。您節(jié)省了空間，達到了最終目的，并且您可以管理您的會議室而不必失去理智。
提示 3：為您的會議室命名以便于定位
為您的會議室提供唯一的名稱可以確保設(shè)施經(jīng)理和員工都能快速熟悉它們。這是會議室管理的最簡單方法之一。因此，如果會議室108下午一個小時不可用，您可以選擇會議室106。
此外，名稱作為確認點。預(yù)約期間的詳細信息清楚地表明，特定會議室由誰使用、使用了多長時間以及會議的性質(zhì)。當(dāng)馬克檢查會議室預(yù)約系統(tǒng)時，他發(fā)現(xiàn)約翰接下來的一個小時都不舒服。馬克預(yù)約了另一個房間，并且不會打斷重要的計劃會議。
提示 4：遵循嚴(yán)格的會議室消毒時間表
這一點對您來說可能是多余的；盡管如此，我們還是需要將清潔計劃的需求帶回家，同時考慮到所有的健康和安全問題。當(dāng)會議室一天使用多次時，您需要確保它對每個人來說都是干凈和安全的。消毒策略應(yīng)該是您的首要任務(wù)。
每次使用后，您應(yīng)該使用消毒劑對會議室進行消毒。徹底清潔高接觸表面。您可以使用會議室預(yù)約系統(tǒng)來跟蹤使用情況，進一步確保您的消毒策略完美無缺。它還可以讓您更好地分配清潔人員。要在會議室管理中保持領(lǐng)先，您需要考慮消毒計劃并獲得成功。
提示 5：為每個團隊分配房間
幾乎所有組織都有幾個核心業(yè)務(wù)部門。這意味著空間是一種熱門商品。此外，隨著旨在減少辦公區(qū)域的混合工作場所的引入，會議室可能成為不同部門可能聲稱的私有領(lǐng)域。這會使會議室管理成為您的噩夢。
為了避免這種情況，通常最好進行干預(yù)并將空間分配給不同的團隊。營銷、銷售、工程和會計部門都可以獲得只有他們可以使用的會議空間?；蛘撸梢詫⒎潜匾臅h空間與重要的會議空間分開。
這讓我們回到了第二點——特定用途的會議室。每個團隊都委派了一個特定的會議區(qū)域，因此有適當(dāng)?shù)膯栘?zé)制。地域思維可以防止工作場所的摩擦。老實說，管理變得更容易了。
總結(jié)
如果做得不好，會議室管理可能是一項任務(wù)。隨著會議室在混合工作場所中的重要性增加，管理會議室的需求變得至關(guān)重要。使用合適的會議室管理軟件（如GOODEEY）供您使用，該過程變得更易于管理。。
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