會(huì)議室管理的 5 個(gè)有效技巧
目錄
- 會(huì)議室管理怎么樣？它們?nèi)匀缓苤匾獑幔?/span>
- 提示 1：堅(jiān)持使用集中式會(huì)議室管理軟件
- 提示 2：創(chuàng)建特定用途和容量的會(huì)議室布局
- 提示 3：為會(huì)議室命名以便于定位
- 提示 4：遵循嚴(yán)格的房間消毒時(shí)間表
- 技巧 5：為每個(gè)團(tuán)隊(duì)分配房間
7.結(jié)束
會(huì)議室管理！您需要的唯一解決方案！
從本質(zhì)上講，會(huì)議可以提高生產(chǎn)力和效率。圍坐在一張桌子旁，自由發(fā)揮想法，辯論，爭(zhēng)論，只為共同目標(biāo)獲得建設(shè)性的解決方案是有意義的。會(huì)議是企業(yè)運(yùn)營(yíng)不可或缺的一部分。
隨著大流行的爆發(fā)，會(huì)議的數(shù)量增加了 12.9%。此外，隨著遠(yuǎn)程工作的引入，會(huì)議的重要性比以往任何時(shí)候都重要。此外，會(huì)議室管理已成為一件復(fù)雜的事情。
會(huì)議室管理呢？它們?nèi)匀缓苤匾獑幔?/h1>
但這引發(fā)了一個(gè)典型的問(wèn)題——會(huì)議室呢？混合工作環(huán)境基本上允許一部分人在首選日期訪問(wèn)辦公室，而其他人則可以遠(yuǎn)程工作。那么，我們還需要會(huì)議室嗎？答案是肯定的，一些趨勢(shì)向我們表明，如果有重要的會(huì)議要參加，大多數(shù)員工更愿意在現(xiàn)場(chǎng)。由于我們大多數(shù)人在會(huì)議上花費(fèi)大量時(shí)間，無(wú)論是面對(duì)面的還是虛擬的，我們的會(huì)議室仍然是必不可少的。
然而，在會(huì)議室管理方面，許多組織都面臨著挑戰(zhàn)。一些最常見(jiàn)的問(wèn)題包括：
- 尋找合適的會(huì)議室
- 盡管已預(yù)約，但會(huì)議室空無(wú)一人
- 缺乏關(guān)于使用和消毒的見(jiàn)解
- 復(fù)雜而漫長(zhǎng)的預(yù)約過(guò)程
與混合工作場(chǎng)所中的任何其他設(shè)施一樣，會(huì)議室也需要適當(dāng)?shù)墓芾?。為確保會(huì)議室按預(yù)期使用，我們總結(jié)了一份您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)有用的提示列表。
提示 1：堅(jiān)持使用集中式會(huì)議室管理軟件
混合工作場(chǎng)所必須配備有效的會(huì)議室管理軟件。盡管信息化工作模式提高了靈活性，但會(huì)議室仍然需要以適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。適當(dāng)?shù)臅?huì)議室預(yù)約系統(tǒng)可讓您實(shí)時(shí)預(yù)約和維護(hù)會(huì)議室。
- 一款會(huì)議室管理軟件應(yīng)具備以下功能：
- 它應(yīng)該生成報(bào)告和實(shí)時(shí)工作場(chǎng)所分析
- 它應(yīng)該確保無(wú)接觸預(yù)約
- 它應(yīng)該允許特定目的和容量的預(yù)約
- 它應(yīng)該為您提供預(yù)約便利設(shè)施的能力
如果您想管理您的會(huì)議室，您需要使預(yù)約流程統(tǒng)一且簡(jiǎn)單明了。John 提交會(huì)議室預(yù)約請(qǐng)求并收到確認(rèn)電子郵件。當(dāng) Mark 查看可用的會(huì)議室時(shí)，他看到了 John 的需求并預(yù)約了另一個(gè)房間。約翰和馬克在不同的房間參加各自的會(huì)議，而不必四處奔波。這是您應(yīng)該追求的管理方式。
提示 2：創(chuàng)建特定用途和容量的會(huì)議室布局
到目前為止，我們一直專注于根據(jù)外觀創(chuàng)建會(huì)議室空間。沒(méi)有特別的目的會(huì)議室。然而，當(dāng)我們重新審視混合工作場(chǎng)所中的會(huì)議室基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，目標(biāo)是創(chuàng)建支持特定目的并具有明確容量的布局。
例如，12 英尺 x 12 英尺的會(huì)議室非常適合四五個(gè)人參加會(huì)議。在那個(gè)空間里太多或太少意味著你在浪費(fèi)辦公區(qū)域。您的目標(biāo)應(yīng)該是創(chuàng)建具有使用率的空間。此外，每個(gè)會(huì)議室都被分配了一個(gè)特定的用途。允許一對(duì)一協(xié)作或支持大型會(huì)議的會(huì)議室已定義目標(biāo)和容量。
如您所知，特定用途的會(huì)議室易于管理，它們的使用。如果 John 與 Jude 合作并預(yù)約了一個(gè) 10 人營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)可以使用的會(huì)議室，那就太浪費(fèi)空間了。相反，在預(yù)約會(huì)議室時(shí)，John 可以從兩個(gè)允許一對(duì)一協(xié)作的區(qū)域中進(jìn)行選擇。您節(jié)省了空間，達(dá)到了最終目的，并且您可以管理您的會(huì)議室而不必失去理智。
提示 3：為您的會(huì)議室命名以便于定位
為您的會(huì)議室提供唯一的名稱可以確保設(shè)施經(jīng)理和員工都能快速熟悉它們。這是會(huì)議室管理的最簡(jiǎn)單方法之一。因此，如果會(huì)議室108下午一個(gè)小時(shí)不可用，您可以選擇會(huì)議室106。
此外，名稱作為確認(rèn)點(diǎn)。預(yù)約期間的詳細(xì)信息清楚地表明，特定會(huì)議室由誰(shuí)使用、使用了多長(zhǎng)時(shí)間以及會(huì)議的性質(zhì)。當(dāng)馬克檢查會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)時(shí)，他發(fā)現(xiàn)約翰接下來(lái)的一個(gè)小時(shí)都不舒服。馬克預(yù)約了另一個(gè)房間，并且不會(huì)打斷重要的計(jì)劃會(huì)議。
提示 4：遵循嚴(yán)格的會(huì)議室消毒時(shí)間表
這一點(diǎn)對(duì)您來(lái)說(shuō)可能是多余的；盡管如此，我們還是需要將清潔計(jì)劃的需求帶回家，同時(shí)考慮到所有的健康和安全問(wèn)題。當(dāng)會(huì)議室一天使用多次時(shí)，您需要確保它對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是干凈和安全的。消毒策略應(yīng)該是您的首要任務(wù)。
每次使用后，您應(yīng)該使用消毒劑對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒。徹底清潔高接觸表面。您可以使用會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)來(lái)跟蹤使用情況，進(jìn)一步確保您的消毒策略完美無(wú)缺。它還可以讓您更好地分配清潔人員。要在會(huì)議室管理中保持領(lǐng)先，您需要考慮消毒計(jì)劃并獲得成功。
提示 5：為每個(gè)團(tuán)隊(duì)分配房間
幾乎所有組織都有幾個(gè)核心業(yè)務(wù)部門。這意味著空間是一種熱門商品。此外，隨著旨在減少辦公區(qū)域的混合工作場(chǎng)所的引入，會(huì)議室可能成為不同部門可能聲稱的私有領(lǐng)域。這會(huì)使會(huì)議室管理成為您的噩夢(mèng)。
為了避免這種情況，通常最好進(jìn)行干預(yù)并將空間分配給不同的團(tuán)隊(duì)。營(yíng)銷、銷售、工程和會(huì)計(jì)部門都可以獲得只有他們可以使用的會(huì)議空間?；蛘?，您可以將非必要的會(huì)議空間與重要的會(huì)議空間分開(kāi)。
這讓我們回到了第二點(diǎn)——特定用途的會(huì)議室。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都委派了一個(gè)特定的會(huì)議區(qū)域，因此有適當(dāng)?shù)膯?wèn)責(zé)制。地域思維可以防止工作場(chǎng)所的摩擦。老實(shí)說(shuō)，管理變得更容易了。
總結(jié)
如果做得不好，會(huì)議室管理可能是一項(xiàng)任務(wù)。隨著會(huì)議室在混合工作場(chǎng)所中的重要性增加，管理會(huì)議室的需求變得至關(guān)重要。使用合適的會(huì)議室管理軟件（如GOODEEY）供您使用，該過(guò)程變得更易于管理。。
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