人們需要了解有助于消除支出浪費的IT資產管理基準和最佳實踐。
Flexera公司云計算市場策略高級總監(jiān)Brian Adler提出了一些基準和最佳實踐，可以幫助消除大多數(shù)企業(yè)中常見的支出浪費。
企業(yè)IT支出有多少被浪費?很有可能，這是相當重要的。如果是這樣或者不確定其答案是什么，那么需要了解IT資產管理。
IT資產管理的關鍵功能隨著混合IT產業(yè)的擴展和面對潛在經濟衰退的財務壓力的增長而變得越來越具有挑戰(zhàn)性。云計算、容器、SaaS和軟件供應商使用權都是經常阻礙IT支出優(yōu)化的最復雜領域。
浪費的IT支出會增加。根據(jù)受訪者的估計和Flexera 狀態(tài)IT資產管理調查報告中的詳細描述，33%的SaaS和IaaS/ PaaS支出被浪費，34%的數(shù)據(jù)中心軟件支出被浪費，38%的桌面軟件支出被浪費。該報告收集了來自全球500名參與IT資產管理的專業(yè)人士的反饋，包括1000多名員工的企業(yè)的軟件資產管理和硬件資產管理流程。這些發(fā)現(xiàn)提供了對行業(yè)趨勢和最佳實踐的洞察，可以幫助其他IT組織加強他們自己的IT資產管理計劃，并顯著地節(jié)約成本。
IT資產管理基準
多種IT資產管理挑戰(zhàn)通常阻礙企業(yè)努力減少支出的浪費。其中最重要的是處理新環(huán)境(例如云計算、容器和SaaS)的挑戰(zhàn)，軟件供應商使用權利的復雜性質，以及IT資產管理團隊中資源的缺乏。
高級IT資產管理程序采用持續(xù)跟蹤軟件許可的使用，同時優(yōu)化軟件許可，其功能不僅僅是審計或跟蹤SaaS和云服務的使用。這些先進的計劃可以增加軟件資產管理計劃的成本節(jié)省。對于尋求加強其現(xiàn)代化和節(jié)約成本計劃的初級IT資產管理團隊(主要關注審核響應和開發(fā)軟件資產管理實踐/過程)和中級IT資產管理團隊(從關注審核轉移到執(zhí)行軟件許可使用的持續(xù)跟蹤)來說，這是一個很有希望的指標。樂觀地說，隨著軟件資產管理項目的成熟，它們往往會節(jié)省更多的成本。最成功的節(jié)省領域包括“重用許可證以避免購買新許可證(非云計算)”、“更好地協(xié)商供應商合同”和“減少未使用軟件的維護支出”。值得注意的是：與審計相關的措施相比，這些措施在提供實際節(jié)省成本方面更為成功。
集中管理云計算程序的方法越來越多地成為企業(yè)云計算旅程的一部分。如今，69%的受訪者擁有卓越云計算中心(CCOE)或以云計算為中心的團隊來管理企業(yè)的云計算之旅。此外，83%的卓越云計算中心在團隊中擁有IT資產管理/軟件資產管理成員。隨著IT資產管理成為高功能企業(yè)的戰(zhàn)略職能，如今，43%的IT資產管理團隊直接向他們的首席信息官或首席技術官報告。與去年相比，這一數(shù)字幾乎翻了一番，去年22%采用了這種報告結構。此外，軟件資產管理團隊與跨企業(yè)的其他團隊交互。最常見的是，受訪者報告軟件資產管理團隊與基礎設施和運營團隊以及IT服務管理(各由58%的受訪者報告)和安全(由50%的受訪者報告)進行交互。
節(jié)省成本的5個步驟
IT組織在擴展其IT資產時有多種節(jié)省資金的機會。要將企業(yè)的IT資產管理和IT策略計劃提升到下一個層次，需要考慮以下五個最佳實踐:
(1)改進配置管理數(shù)據(jù)庫(CMDB)中的數(shù)據(jù)
大約78%的受訪者使用配置管理數(shù)據(jù)庫，跟蹤廣泛的資產集：內部虛擬機、公有云和私有云實例、公有云和私有云存儲卷和容器。然而，這些配置管理數(shù)據(jù)庫通常缺乏它們對其IT資產所需要的可見性。將近65%的受訪者報告說，對影響其業(yè)務結果的IT資產沒有準確的可見性。IT資產跟蹤過程是必要的，以確保配置管理數(shù)據(jù)庫不會因為不相關的條目而變得混亂;這一點尤其重要，因為企業(yè)使用越來越多的臨時資產(例如容器和云計算實例)。
(2)將日常成本活動與IT資產管理成功指標相結合
在不斷優(yōu)化成本的壓力下，軟件資產管理和硬件資產管理團隊經常根據(jù)審計相關的活動進行度量。當然，審計的成本可能很高昂。15%的受訪者表示，他們在過去三年為回應供應商審計支付了500多萬美元。然而，專注于與成本相關的活動(如自動化、成本規(guī)避和在軟件或硬件上的節(jié)省)反而有助于提高IT資產管理目標的總體成功程度。
(3)確定未充分利用的IT資產
如果企業(yè)沒有充分利用許可證，那么桌面軟件、數(shù)據(jù)中心軟件、SaaS和IaaS/PaaS都可能被浪費掉。找出投資沒有按預期使用的地方，然后收回這些浪費的支出。
(4)管理SaaS的使用，優(yōu)化SaaS支出
雖然軟件資產管理團隊需要解決許多計劃，但團隊仍在努力實現(xiàn)SaaS治理和支出優(yōu)化的最佳實踐。目前，規(guī)模最大的企業(yè)(擁有10萬名員工以上)每年在SaaS上的平均支出為6400萬美元。隨著對SaaS的依賴增加，關注管理其使用以優(yōu)化成本的重要性也在增加。最常用的SaaS管理實踐包括“將所有主要SaaS應用程序鏈接到單點登錄”、“與軟件供應商協(xié)商合同條款”、“跟蹤/管理自動續(xù)訂條款”和“跟蹤SaaS用戶的使用情況和適當調整訂閱級別”。
(5)在卓越云計算中心(CCOE)中包括IT資產管理實踐者
卓越云計算中心(CCOE)在企業(yè)的云之旅中扮演著重要的角色。確保IT資產管理作為卓越云計算中心的一部分，是幫助確保遵守最佳實踐的重要步驟。
數(shù)字轉型的壓力正在上升，但不應浪費開支。通過確定IT資產管理計劃的優(yōu)先級，企業(yè)可以識別并最小化IT產業(yè)的浪費支出。
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