市場(chǎng)上的大多數(shù)項(xiàng)目管理工具，都是垃圾進(jìn)-垃圾出，這意味著如果你的團(tuán)隊(duì)沒(méi)有輸入正確甚至漏了輸入他們活動(dòng)的狀態(tài)信息，就無(wú)法準(zhǔn)確跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展。
當(dāng)選擇了一個(gè)不能跟蹤實(shí)時(shí)進(jìn)度狀態(tài)的項(xiàng)目管理工具，它不能給你提供準(zhǔn)確報(bào)告進(jìn)度所需的洞察力。也就是說(shuō)，你無(wú)法準(zhǔn)確地向上級(jí)管理層報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。上級(jí)查看項(xiàng)目報(bào)告時(shí)就需要推斷每個(gè)人都在做什么——這不是他所希望的。
會(huì)議、狀況報(bào)告是后備方案
作為后備方案，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)使用老辦法，如每日站崗、每周例會(huì)和狀態(tài)更新來(lái)捕捉工作中發(fā)生的高層次觀點(diǎn)。
這些會(huì)議相當(dāng)?shù)托?，但這是他最好的選擇。畢竟，當(dāng)前使用的項(xiàng)目管理工具的輸出是混亂的，不能反映當(dāng)前的狀態(tài)。
如果項(xiàng)目管理工具能夠兌現(xiàn)項(xiàng)目成員的承諾，人們就不用整天開(kāi)會(huì)試圖捕捉正在發(fā)生的事情。而這些本應(yīng)該反映在系統(tǒng)中。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況？
1) 沒(méi)有習(xí)慣性循環(huán)
項(xiàng)目管理工具崩潰的第一個(gè)也是最明顯的方式是，它們沒(méi)有強(qiáng)大的習(xí)慣性循環(huán)促使人們定期更新他們的工作。團(tuán)隊(duì)中可能會(huì)有一個(gè)人及時(shí)更新他們的項(xiàng)目，但其他人不這么做。
如果團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有固定的習(xí)慣，就需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)梳理工作，以確保工具反映現(xiàn)實(shí)。如果這沒(méi)有發(fā)生，則報(bào)告將毫無(wú)用處，因?yàn)槟銏?bào)告的是過(guò)時(shí)的工作。
2) PM軟件可能有噪音
項(xiàng)目管理工具非常適合圍繞項(xiàng)目或工作單元進(jìn)行協(xié)作。不過(guò)，這也可能帶來(lái)麻煩。因?yàn)檫@些系統(tǒng)有可能會(huì)變得非常嘈雜。管理者不需要看到所有關(guān)于工作單元的評(píng)論，只需要能夠迅速了解團(tuán)隊(duì)是否在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的軌道上。
3)不同類(lèi)型的工具問(wèn)題
項(xiàng)目管理工具的第三個(gè)問(wèn)題是，它們的數(shù)量太多，尤其是在大型企業(yè)中，甚至每個(gè)部門(mén)使用不同的管理工具。
這就產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題。如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)某個(gè)特定的軟件工具不感興趣，他們就不會(huì)使用它。但是，如果你是部門(mén)總經(jīng)理，你想在一個(gè)地方看到正在發(fā)生的事情，這是不可能的，因?yàn)楣ぷ鞣稚⒃诟鞣N工具中。
總結(jié)
項(xiàng)目管理工具適用于管理項(xiàng)目事務(wù)，但人們真正想要的是對(duì)進(jìn)度的跟蹤。如果使用不能實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度的項(xiàng)目管理工具，你的項(xiàng)目問(wèn)題就難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和和處理，大大增加項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
新一代的項(xiàng)目管理工具8Manage PM面向?qū)崟r(shí)交易，通過(guò)易用的視覺(jué)工具、圖表和數(shù)據(jù)交流信息管理項(xiàng)目進(jìn)度，使團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都在同一頁(yè)面上，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫協(xié)作。
使用8Manage跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度很簡(jiǎn)單，系統(tǒng)會(huì)動(dòng)態(tài)更新項(xiàng)目執(zhí)行情況，與業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，你可以隨時(shí)看到這個(gè)里程碑下的計(jì)劃進(jìn)行狀況，整個(gè)項(xiàng)目是否進(jìn)行正常，是否需要調(diào)整。
目前市面上，8Manage PM是處理動(dòng)態(tài)任務(wù)的理想項(xiàng)目進(jìn)度軟件。在該系統(tǒng)內(nèi)，每個(gè)項(xiàng)目成員的任務(wù)流轉(zhuǎn)清晰且可追溯，發(fā)現(xiàn)異常自動(dòng)預(yù)警，讓你對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的全貌有更直觀和更準(zhǔn)確的把握，確保最終項(xiàng)目順利交付。
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