采購(gòu)項(xiàng)目管理是一個(gè)結(jié)構(gòu)化的過(guò)程，用于定義、計(jì)劃、實(shí)施和控制活動(dòng)并將活動(dòng)從當(dāng)前狀態(tài)過(guò)渡到未來(lái)狀態(tài)。
項(xiàng)目管理源于對(duì)需要實(shí)施的項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)可以由宏觀因素或微觀因素產(chǎn)生。
要想成果理想，并符合干系人的需求，采購(gòu)項(xiàng)目管理需要一系列的技能和能力、知識(shí)、流程、方法和明確概述的目標(biāo)。
項(xiàng)目管理包括對(duì)所需成果的理解，能夠有效溝通，意識(shí)到相關(guān)的預(yù)算限制以及與人員和資源相關(guān)的挑戰(zhàn)。技術(shù)方面和團(tuán)隊(duì)管理也至關(guān)重要。
項(xiàng)目管理是一項(xiàng)包攬一切的活動(dòng)，需要采購(gòu)專業(yè)人員以高水平的商業(yè)敏銳度進(jìn)行仔細(xì)規(guī)劃，確保實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。
一旦意識(shí)到對(duì)項(xiàng)目的需求，就應(yīng)該啟動(dòng)項(xiàng)目管理流程。沒(méi)有有效的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目的最佳結(jié)果不可能實(shí)現(xiàn)。
采購(gòu)項(xiàng)目管理為何重要？
通過(guò)為采購(gòu)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的和結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理方法，可以證明這一點(diǎn)的重要性。
如果正確管理項(xiàng)目，就會(huì)獲得許多好處，包括擁有可衡量的目標(biāo)，理解風(fēng)險(xiǎn)，確保流程透明化，以及在供應(yīng)鏈中有更多協(xié)商改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
采購(gòu)流程有哪些步驟？
在所有采購(gòu)項(xiàng)目管理中都需要幾個(gè)相似的步驟。該模型概述了根據(jù)項(xiàng)目的各方面應(yīng)該承擔(dān)的任務(wù)。
○開(kāi)始——在項(xiàng)目的“開(kāi)始”階段，項(xiàng)目管理人員應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)商業(yè)案例，研究范圍并確定干系人。
○準(zhǔn)備——在“準(zhǔn)備”階段，應(yīng)該完成任務(wù)，如開(kāi)發(fā)甘特圖，最終確定資源，包括可用時(shí)間、最后期限、確保獲取所需技能。
○實(shí)施——在“實(shí)施”階段，需要自始至終管理團(tuán)隊(duì)和確保強(qiáng)大領(lǐng)導(dǎo)能力等任務(wù)。
○績(jī)效管理——在“績(jī)效管理”階段，需要完成的任務(wù)包括但不限于，進(jìn)行評(píng)審以評(píng)估項(xiàng)目是否按預(yù)算進(jìn)度進(jìn)行，確保項(xiàng)目概述的里程碑得到滿足。
○完成——在“完成”階段，雖然看起來(lái)是流程的結(jié)束，但并不是最后的階段。在“完成”階段，所承擔(dān)的任務(wù)應(yīng)該包括推出最終確定的項(xiàng)目，尋求反饋和反思項(xiàng)目管理得如何。
○經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)——最后的階段是“經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)”，作為持續(xù)改進(jìn)的一部分，任務(wù)非常重要。應(yīng)該分析得到的反饋，接受建設(shè)性的批評(píng)。SWOT分析可以幫助理解在項(xiàng)目管理過(guò)程中，哪些優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)在內(nèi)部顯而易見(jiàn)，以及在外部顯現(xiàn)出什么機(jī)會(huì)和威脅。
一旦完成這些任務(wù)，改進(jìn)項(xiàng)目管理流程的行動(dòng)就可以落實(shí)到未來(lái)的采購(gòu)活動(dòng)中。
項(xiàng)目采購(gòu)管理的5個(gè)主要流程
成功項(xiàng)目的管理都應(yīng)該遵循同樣的流程。SQERT（范圍、質(zhì)量、努力、風(fēng)險(xiǎn)和時(shí)間）模型顯示了這一過(guò)程，下文將詳細(xì)解釋：
范圍：在任何項(xiàng)目的開(kāi)始，都必須了解范圍，即需要交付什么或期望的結(jié)果是什么。
質(zhì)量：標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)、交付水平的期望都會(huì)涉及到的內(nèi)容，因而是關(guān)鍵。質(zhì)量可以符合一個(gè)規(guī)范或商定的標(biāo)準(zhǔn)，如ISO（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織）。
努力：關(guān)于需要什么級(jí)別的資源。關(guān)于需要多少人，多少錢和什么技能的理解應(yīng)該在這里確定和涵蓋。
風(fēng)險(xiǎn)：是SQERT模型的下個(gè)元素。應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估，了解可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。
時(shí)間：在這個(gè)模型中表示完成項(xiàng)目所需或預(yù)期的時(shí)間量，很可能包括交付的截止日期。
使采購(gòu)項(xiàng)目管理更有效的方法
與項(xiàng)目的任何部分一樣，擁有合適的工具可以使采購(gòu)項(xiàng)目管理更加有效。8MSaaS PM支持基于項(xiàng)目的采購(gòu)。由于系統(tǒng)是基于云的，所有狀態(tài)更新，包括采購(gòu)付款，都會(huì)立即反映在實(shí)時(shí)儀表板上，你可以跟蹤承包商的進(jìn)度以確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。
所有項(xiàng)目信息集中在一頁(yè)面，管理人員可以立即關(guān)注所有事情，可以更輕松地管理多個(gè)文檔和工作流程。你不僅可以看到項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)行，還可以管理為該項(xiàng)目進(jìn)行的任何采購(gòu)。
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