采購項目管理是一個結(jié)構(gòu)化的過程,用于定義、計劃、實施和控制活動并將活動從當(dāng)前狀態(tài)過渡到未來狀態(tài)。
項目管理源于對需要實施的項目的認識。這種認識可以由宏觀因素或微觀因素產(chǎn)生。
要想成果理想,并符合干系人的需求,采購項目管理需要一系列的技能和能力、知識、流程、方法和明確概述的目標(biāo)。
項目管理包括對所需成果的理解,能夠有效溝通,意識到相關(guān)的預(yù)算限制以及與人員和資源相關(guān)的挑戰(zhàn)。技術(shù)方面和團隊管理也至關(guān)重要。
項目管理是一項包攬一切的活動,需要采購專業(yè)人員以高水平的商業(yè)敏銳度進行仔細規(guī)劃,確保實現(xiàn)最終目標(biāo)。
一旦意識到對項目的需求,就應(yīng)該啟動項目管理流程。沒有有效的項目管理,項目的最佳結(jié)果不可能實現(xiàn)。
采購項目管理為何重要?
通過為采購活動提供強有力的和結(jié)構(gòu)化的項目管理方法,可以證明這一點的重要性。
如果正確管理項目,就會獲得許多好處,包括擁有可衡量的目標(biāo),理解風(fēng)險,確保流程透明化,以及在供應(yīng)鏈中有更多協(xié)商改進的機會。
采購流程有哪些步驟?
在所有采購項目管理中都需要幾個相似的步驟。該模型概述了根據(jù)項目的各方面應(yīng)該承擔(dān)的任務(wù)。
○開始——在項目的“開始”階段,項目管理人員應(yīng)該創(chuàng)建一個商業(yè)案例,研究范圍并確定干系人。
○準(zhǔn)備——在“準(zhǔn)備”階段,應(yīng)該完成任務(wù),如開發(fā)甘特圖,最終確定資源,包括可用時間、最后期限、確保獲取所需技能。
○實施——在“實施”階段,需要自始至終管理團隊和確保強大領(lǐng)導(dǎo)能力等任務(wù)。
○績效管理——在“績效管理”階段,需要完成的任務(wù)包括但不限于,進行評審以評估項目是否按預(yù)算進度進行,確保項目概述的里程碑得到滿足。
○完成——在“完成”階段,雖然看起來是流程的結(jié)束,但并不是最后的階段。在“完成”階段,所承擔(dān)的任務(wù)應(yīng)該包括推出最終確定的項目,尋求反饋和反思項目管理得如何。
○經(jīng)驗教訓(xùn)——最后的階段是“經(jīng)驗教訓(xùn)”,作為持續(xù)改進的一部分,任務(wù)非常重要。應(yīng)該分析得到的反饋,接受建設(shè)性的批評。SWOT分析可以幫助理解在項目管理過程中,哪些優(yōu)勢和劣勢在內(nèi)部顯而易見,以及在外部顯現(xiàn)出什么機會和威脅。
一旦完成這些任務(wù),改進項目管理流程的行動就可以落實到未來的采購活動中。
項目采購管理的5個主要流程
成功項目的管理都應(yīng)該遵循同樣的流程。SQERT(范圍、質(zhì)量、努力、風(fēng)險和時間)模型顯示了這一過程,下文將詳細解釋:
范圍:在任何項目的開始,都必須了解范圍,即需要交付什么或期望的結(jié)果是什么。
質(zhì)量:標(biāo)準(zhǔn)、等級、交付水平的期望都會涉及到的內(nèi)容,因而是關(guān)鍵。質(zhì)量可以符合一個規(guī)范或商定的標(biāo)準(zhǔn),如ISO(國際標(biāo)準(zhǔn)化組織)。
努力:關(guān)于需要什么級別的資源。關(guān)于需要多少人,多少錢和什么技能的理解應(yīng)該在這里確定和涵蓋。
風(fēng)險:是SQERT模型的下個元素。應(yīng)進行風(fēng)險分析和評估,了解可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。
時間:在這個模型中表示完成項目所需或預(yù)期的時間量,很可能包括交付的截止日期。
使采購項目管理更有效的方法
與項目的任何部分一樣,擁有合適的工具可以使采購項目管理更加有效。8MSaaS PM支持基于項目的采購。由于系統(tǒng)是基于云的,所有狀態(tài)更新,包括采購付款,都會立即反映在實時儀表板上,你可以跟蹤承包商的進度以確保項目按計劃進行。
所有項目信息集中在一頁面,管理人員可以立即關(guān)注所有事情,可以更輕松地管理多個文檔和工作流程。你不僅可以看到項目是否按計劃進行,還可以管理為該項目進行的任何采購。
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