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培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度體系(公司培訓(xùn)制度流程體系)

本文作者 | 經(jīng)韜緯略智庫

全文 3793 字

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度體系(公司培訓(xùn)制度流程體系)

什么是培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系

一、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程是什么

制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程是為了解決“如何完成培訓(xùn)工作”這一問題,對完成培訓(xùn)各項工作的先后順序作出安排,并對每一步工作的標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)方式等內(nèi)容作出明確的規(guī)定。

在培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程中,下一步工作的執(zhí)行主體要向上一步工作的執(zhí)行主體提出要求、發(fā)出工作指令,上一步和下一步工作的執(zhí)行主體都要理解相關(guān)要求和指令的含義。

流程中各項活動的執(zhí)行者之間應(yīng)該建立平等、互助、尊重及關(guān)懷的關(guān)系。

在設(shè)計與優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程時,首先應(yīng)明確影響流程設(shè)計的主要因素,確定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的事項,準(zhǔn)確把握培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計的方向。

在制定具體的某個流程時,首先應(yīng)先明確設(shè)計流程的目的。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化的目的如圖-1所示。

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度體系(公司培訓(xùn)制度流程體系)

圖-1 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化的目的

二、如何優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計

在設(shè)計和優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程時,應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)管理工作的目標(biāo)出發(fā),對培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)操作進(jìn)行分析,確定各項工作的主要環(huán)節(jié)、參與部門及各個環(huán)節(jié)的邏輯結(jié)構(gòu),以保證流程設(shè)計實現(xiàn)最優(yōu)化。流程設(shè)計的整體邏輯說明如表-1所示。

表-1 流程設(shè)計的整體邏輯說明表

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1.內(nèi)容優(yōu)化

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程文件是與流程配套使用,對流程中的各個節(jié)點等進(jìn)行分解說明的文件。

圖形在描述具體流程細(xì)節(jié)方面有很大的局限性,為了完整、準(zhǔn)確地描述流程及其運(yùn)作情況,必須使用流程說明文檔來提供其他相關(guān)信息。這些文檔包括流程說明文件、附表和業(yè)務(wù)規(guī)章制度等。

(1)流程說明文件編制要求。在編制流程說明文件時,必須滿足圖-2所示的四項要求。

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圖-2 流程說明文件編制要求

流程說明文件應(yīng)包括流程簡介、流程涉及的部門及其職責(zé)、制定該流程依據(jù)的管理文件、流程相關(guān)表單和記錄、流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和節(jié)點及其他需要說明的事項等內(nèi)容。

(2)流程的執(zhí)行主體。執(zhí)行主體是指依照公司的各項管理制度和規(guī)定,在業(yè)務(wù)中享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),并能夠引起業(yè)務(wù)發(fā)生、發(fā)展或結(jié)束的部門和個人。企業(yè)在設(shè)置執(zhí)行主體時需要注意圖-3所示的三個方面。

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圖-3 設(shè)置執(zhí)行主體時的注意事項

(3)流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和節(jié)點。在流程圖中,每一個動作都對應(yīng)著一個環(huán)節(jié),這個環(huán)節(jié)就是流程“節(jié)點”。這些節(jié)點對流程的執(zhí)行效率乃至公司的整體經(jīng)濟(jì)效益有重要的影響。

對流程關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行分析,分析節(jié)點運(yùn)行效率低的原因,然后進(jìn)行有針對性的改善與控制,這樣才能為節(jié)點事項的高效執(zhí)行及流程的設(shè)計與優(yōu)化提供依據(jù)。

在推行流程管理的過程中,應(yīng)該以確定關(guān)鍵節(jié)點為突破口開展流程的設(shè)計與優(yōu)化工作。在選擇和確定關(guān)鍵節(jié)點時,公司需要遵循表-2所示的三個原則。

表-2 確定關(guān)鍵節(jié)點的原則

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綜上所述,關(guān)鍵節(jié)點一般是指那些績效低下但地位又很重要的,改造工作容易落實的節(jié)點。

2.問題控制

在進(jìn)行流程設(shè)計時,應(yīng)明確該流程中常見的各類問題,并對相應(yīng)節(jié)點進(jìn)行重點控制。在設(shè)計這些步驟或節(jié)點的過程中,應(yīng)加強(qiáng)審核、反饋等必要的工作,避免流程在實際執(zhí)行過程中發(fā)生問題。

(1)設(shè)計流程結(jié)構(gòu)時應(yīng)規(guī)避的八個問題。流程結(jié)構(gòu)包括流程的層級劃分、流程銜接、流程主題、關(guān)鍵流程、輔助流程、流程長度、審核審批環(huán)節(jié)等內(nèi)容。在設(shè)計流程結(jié)構(gòu)時,應(yīng)注意規(guī)避圖-4所示的八個問題。

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圖-4 設(shè)計流程結(jié)構(gòu)時應(yīng)規(guī)避的八個問題

(2)設(shè)計流程環(huán)節(jié)時應(yīng)重視的五個問題。企業(yè)在設(shè)計流程環(huán)節(jié)時容易出現(xiàn)以下五個問題,應(yīng)充分予以重視:

存在多余環(huán)節(jié)或環(huán)節(jié)跳躍(缺失環(huán)節(jié));

關(guān)鍵控制點缺少控制環(huán)節(jié);

缺少必要的信息反饋;

環(huán)節(jié)順序不合理;

環(huán)節(jié)的執(zhí)行主體錯位,某項工作由與其無關(guān)的部門或人員承擔(dān)。

(3)設(shè)計流程節(jié)點時應(yīng)注意的十個問題。如果某項工作需要分為若干不同步驟或階段完成,那么某一步驟或階段結(jié)束,另一步驟或階段開始時的銜接點就是流程節(jié)點。

在設(shè)計流程節(jié)點時,應(yīng)注意表-3所示的十個問題。

表-3 設(shè)計流程節(jié)點時應(yīng)注意的十個問題

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(4)實施管理流程時應(yīng)注意的六個問題。在實施管理流程的過程中,應(yīng)注意表-4所示的六個問題。

表-4 實施管理流程時應(yīng)注意的六個問題

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三、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系的構(gòu)建

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的核心流程包括培訓(xùn)需求分析流程、培訓(xùn)規(guī)劃與課程設(shè)計流程、培訓(xùn)項目實施管理流程、移動互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營培訓(xùn)流程和關(guān)鍵崗位培訓(xùn)流程。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系構(gòu)建說明如表-5所示。

表-5 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系構(gòu)建說明

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什么是培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系

一、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度是什么

制度是企業(yè)規(guī)范員工行為的工具,是企業(yè)開展規(guī)范化、制度化管理的基礎(chǔ)。只有讓管理工作規(guī)范化、制度化,企業(yè)才能做大做強(qiáng)。為有效推行制度化管理,企業(yè)需要根據(jù)自身的管理需求,循序漸進(jìn)地設(shè)計出符合實際情況、利于執(zhí)行的制度。

企業(yè)制度包括四個維度:企業(yè)基本制度,主要指企業(yè)章程;企業(yè)基礎(chǔ)制度,主要指企業(yè)結(jié)構(gòu)構(gòu)建、職責(zé)分工等相關(guān)制度;部門職能制度,主要指與部門基本職能相關(guān)的制度;操作執(zhí)行規(guī)范,主要指具體業(yè)務(wù)操作規(guī)范。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度主要是部門職能制度和操作執(zhí)行規(guī)范。

二、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計與優(yōu)化步驟

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計與優(yōu)化步驟如圖-5所示。

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圖-5 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計與優(yōu)化步驟

1.明確問題

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行需要制度、規(guī)則及規(guī)范的約束。制定各種管理制度的主要目的在于提前規(guī)避問題或?qū)⒁寻l(fā)生的問題及其危害控制在一定范圍內(nèi),以避免或減少不必要的損失,保證業(yè)務(wù)活動正常、有序地開展。

在制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)管理制度時,需要注意圖-6所示的八個問題。

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圖-6 制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度時需要注意的八個問題

2.制度制定角度

能夠高效執(zhí)行的培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度都有準(zhǔn)確、清晰、科學(xué)的定位。在制定與優(yōu)化制度時,企業(yè)可從實際業(yè)務(wù)需求、有待解決的問題出發(fā),從表-6所示的五個方面確定制度制定角度。

表-6 制度制定角度說明表

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3.調(diào)研訪談

不論是制定新制度還是修訂原有制度,只要是為了讓制度更適用、各條目內(nèi)容更有針對性,都應(yīng)進(jìn)行調(diào)研訪談,這樣才能真正了解企業(yè)實際存在的、業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的、需要解決的問題。

企業(yè)可采用觀察法、訪問法、會議法及查閱法等進(jìn)行調(diào)研訪談,以獲得全面、準(zhǔn)確、有用的信息,為培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度的制定提供參考依據(jù)。

受訪對象和訪談重點說明如表-7所示。

表-7 受訪對象和訪談重點說明表

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對通過調(diào)研訪談所獲得的資料進(jìn)行整理、歸納,找出規(guī)律性的、本質(zhì)的東西,同時分析各項工作之間的聯(lián)系與區(qū)別,總結(jié)出制度應(yīng)包含的內(nèi)容,才能為制度的起草做好充分準(zhǔn)備。

4.統(tǒng)一規(guī)范

一套體系完整、內(nèi)容合理、行之有效的企業(yè)管理制度應(yīng)達(dá)到“三符合”的要求,即符合企業(yè)管理的科學(xué)原理、符合企業(yè)管理人員最初的設(shè)想、符合企業(yè)活動涉及客觀事物的發(fā)展規(guī)律。

為了使制度達(dá)到上述要求,培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度制定工作必須遵循三個“規(guī)范”,如表-8所示。

表-8 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度制定必須遵循的三個“規(guī)范”

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5.制度起草

在培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度的制定工作中,在明確了需要解決的問題及所要達(dá)到的目的,確定了制度的角度,明確了制度規(guī)范化的程度后,接下來就要開始起草制度內(nèi)容了。在起草制度的過程中,相關(guān)人員應(yīng)遵循圖-7所示的七個步驟。

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圖-7 起草制度應(yīng)遵循的七個步驟

6.制度定稿

制度草案制定完成后,制度制定人員要通過意見征詢、試行等方式收集相關(guān)建議與意見,以便對其進(jìn)行進(jìn)一步的修改和完善,直至最終定稿。

制度制定人員可通過表-9所示的三種方式征求制度草案的修改意見。

表-9 制度草案意見征詢方式及操作說明

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制度制定負(fù)責(zé)人應(yīng)分析、匯總各類修改意見,對制度草案進(jìn)行修改和完善,形成正式的制度條文,并將其提交主管領(lǐng)導(dǎo)審核后呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)或董事會審議通過后公示執(zhí)行。

在制定完制度草案后,企業(yè)應(yīng)在一定范圍內(nèi)試行該草案,以便及時發(fā)現(xiàn)并及時修正草案中存在的問題。為了檢驗制度的實施效果,發(fā)現(xiàn)并解決制度中存在的問題,提高制度的適用性,企業(yè)需要按照圖-8所示的兩點要求試行制度。

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圖-8 試行制度的兩點要求

7.制度公示

制度要為企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展服務(wù)。對于經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后的各項規(guī)章制度,企業(yè)應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)?shù)姆绞较蛉w員工公示,制度自公示之日起生效。

常用的制度公示方式見表-10,企業(yè)可根據(jù)實際情況選擇。

表-10 制度公示的四種方式

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企業(yè)的經(jīng)營管理人員或培訓(xùn)部管理人員在做制度公示時一定要細(xì)心、謹(jǐn)慎,同時要注意兩個事項:確保當(dāng)事人已經(jīng)知曉相關(guān)制度,即務(wù)必將與當(dāng)事人相關(guān)的通知、決定等送到當(dāng)事人手中;要注意留存公示的證據(jù),例如:讓員工在“簽閱確認(rèn)函”上簽字確認(rèn),員工確認(rèn)時須注明“已經(jīng)閱讀”,并且承諾將會自覺遵守相關(guān)制度。

8.制度修訂

在企業(yè)的發(fā)展過程中,制度制定人員需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展不斷地修訂與完善制度內(nèi)容。

制度制定人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況,及時修訂原有制度中與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r不適應(yīng)的規(guī)范、規(guī)則、程序,以滿足企業(yè)日常經(jīng)營及長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。制度修訂時間的選擇依據(jù)如表-11所示。

表-11 制度修訂時間的選擇依據(jù)

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制度修訂即在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上,對該制度的內(nèi)容進(jìn)行增添、刪減、合并等處理,或者對該制度的體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行再設(shè)計。制度制定人員可參照圖-9所示的五個流程修訂制度。

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圖-9 制度修訂流程圖

在修訂制度的過程中,制度制定人員需要遵循以下五個原則。

(1)滿足企業(yè)新的機(jī)構(gòu)運(yùn)行與管理的要求。

(2)發(fā)揮制度管理部門的主動性和制度執(zhí)行部門的能動性。

(3)強(qiáng)化各項工作的管理責(zé)任要求。

(4)強(qiáng)調(diào)各職能部門的管理服務(wù)。

(5)不斷規(guī)范制度匯編格式,為制度的再次修訂和今后的統(tǒng)稿工作打好基礎(chǔ)。

三、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系的構(gòu)建

在構(gòu)建培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系時,需要考慮培訓(xùn)管理的相關(guān)事項,并進(jìn)行分析、思考,明確其要點,形成內(nèi)容綱要。

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系構(gòu)建說明如表-12所示。

表-12 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系構(gòu)建說明

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在當(dāng)下的市場環(huán)境中,企業(yè)之間的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭。作為企業(yè)的首要資源,人才是推動企業(yè)發(fā)展的首要因素。那么,企業(yè)如何培養(yǎng)為已所用的人才?怎樣有針對性地培養(yǎng)專項人才?如何規(guī)劃人才隊伍建設(shè)?

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度從企業(yè)培訓(xùn)工作的實際出發(fā),按照培訓(xùn)管理工作業(yè)務(wù)流程,運(yùn)用“流程 關(guān)鍵節(jié)點執(zhí)行細(xì)節(jié) 常見問題解決”和“制度 管控要點 管控工具”的方法,對企業(yè)培訓(xùn)需求管理、培訓(xùn)規(guī)劃管理、培訓(xùn)實施、培訓(xùn)外包與外部培訓(xùn)講師管理、移動學(xué)習(xí)管理、崗位人員培訓(xùn)管理6 項工作和37 個工作環(huán)節(jié)的執(zhí)行和管理進(jìn)行了詳細(xì)解析,為新員工能夠快速上手,迅速提升個人能力提供了實戰(zhàn)說明;為企業(yè)管理者從瑣碎的日常工作中解放出來,更專注于人才隊伍發(fā)展提供了“良方”。

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