人工進(jìn)行對(duì)賬工作是非常繁雜的,此時(shí),就非常有必要建設(shè)一個(gè)對(duì)賬平臺(tái)。筆者在本文介紹了對(duì)賬平臺(tái)的相關(guān)內(nèi)容,分享給大家。
前面介紹過應(yīng)收對(duì)賬、財(cái)務(wù)應(yīng)付結(jié)算兩部分內(nèi)容;應(yīng)收對(duì)賬主要是調(diào)用第三方支付的接口獲取支付流水信息與我司的財(cái)務(wù)應(yīng)收進(jìn)行勾對(duì),達(dá)到核對(duì)的目的,這部分工作是每天都需要進(jìn)行的。
應(yīng)付結(jié)算對(duì)于財(cái)務(wù)結(jié)算組來說工作量是非常大的,它包括結(jié)算原始單據(jù)的核對(duì)、預(yù)付款、質(zhì)保金、費(fèi)用單據(jù)確認(rèn)、結(jié)算單數(shù)據(jù)核對(duì)、審批、發(fā)票的審核與錄入。
如果全部工作都依賴財(cái)務(wù)組同事進(jìn)行,效率非常低下。所以,有必要搭建一個(gè)對(duì)賬平臺(tái),將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)推送到核對(duì)平臺(tái)由供應(yīng)商或商戶來進(jìn)行核對(duì)后再由財(cái)務(wù)組進(jìn)行復(fù)審,利用系統(tǒng)提升工作效率與數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確,本篇簡單介紹下對(duì)賬平臺(tái)的相關(guān)內(nèi)容。
一、對(duì)賬內(nèi)容
對(duì)賬主要包括三部分內(nèi)容:基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)往來單據(jù)及財(cái)務(wù)賬單。
- 基礎(chǔ)信息:包括供應(yīng)商或商家的基礎(chǔ)信息如開戶行、稅務(wù)登記賬號(hào)等;合同信息包括正在執(zhí)行的合同與已經(jīng)結(jié)束的合同,涉及財(cái)務(wù)結(jié)算的相關(guān)合同條款應(yīng)該展示出來。
- 業(yè)務(wù)單據(jù):主要包括采購單據(jù)、采購?fù)素泦螕?jù)、銷售訂單(正常訂單、換貨出庫、補(bǔ)發(fā)訂單)、銷售退貨訂單(正常退貨、換貨入庫);這兩部分對(duì)應(yīng)著經(jīng)銷結(jié)算、代銷結(jié)算或聯(lián)營結(jié)算等財(cái)務(wù)對(duì)賬單據(jù),方便供應(yīng)商或商家進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的查看核對(duì);業(yè)務(wù)單據(jù)還包括質(zhì)保金、預(yù)付款等有關(guān)金額的信息。
- 財(cái)務(wù)賬單:主要包括財(cái)務(wù)結(jié)算單、付款單、費(fèi)用單據(jù)、發(fā)票信息,此部分是每月核對(duì)的重點(diǎn),每個(gè)公司都會(huì)有自己的內(nèi)部系統(tǒng),我們提供的對(duì)賬信息是對(duì)賬的基礎(chǔ),系統(tǒng)建設(shè)較好的公司會(huì)獲取我們的對(duì)賬信息到其內(nèi)部系統(tǒng)中采取系統(tǒng)對(duì)賬。
二、財(cái)務(wù)對(duì)賬過程
對(duì)賬包括三個(gè)過程即:對(duì)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備階段、數(shù)據(jù)核對(duì)階段、差異處理階段。
1. 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)單據(jù)都是業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)生成的,F(xiàn)MS系統(tǒng)會(huì)根據(jù)單據(jù)的狀態(tài)將這部分信息推送到對(duì)賬平臺(tái)。
對(duì)賬平臺(tái)只是商家管理平臺(tái)的一部分,所以對(duì)賬部分只是推送了已入庫、已出庫的業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)對(duì)賬模塊。對(duì)于在履單過程中的各個(gè)狀態(tài),需要結(jié)合供應(yīng)鏈的采購流程、訂單流程進(jìn)行設(shè)計(jì),在這里簡單說明一下采購和銷售的相關(guān)數(shù)據(jù)。
1)采購單據(jù)流程
上面的流程加入了采購PO單創(chuàng)建后,需要商家進(jìn)行確認(rèn)采購的數(shù)量與采購價(jià)格,然后經(jīng)過采購部的復(fù)核單據(jù)才能生效,此時(shí)單據(jù)會(huì)推送到WMS等待收貨。
對(duì)于更完善的供應(yīng)鏈系統(tǒng),PO單的創(chuàng)建是根據(jù)采購計(jì)劃單或自動(dòng)補(bǔ)貨單創(chuàng)建后,由采購業(yè)務(wù)根據(jù)系統(tǒng)建貨的補(bǔ)貨建議單進(jìn)行修改確認(rèn)最終的采購數(shù)量與采購價(jià)。這部分業(yè)務(wù)通過內(nèi)部系統(tǒng)與商家管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。
在下圖中的結(jié)算單生成是根據(jù)經(jīng)銷合同生成的,其余模式的采購單與采購返廠單不會(huì)生成結(jié)算單,此部分在應(yīng)付結(jié)算部分也有描述。
2)銷售單據(jù)流程
銷售訂單是電商系統(tǒng)的核心,它包括自營的銷售訂單(公司發(fā)貨)與商家的銷售訂單(商家發(fā)貨)。
下面的圖上是針對(duì)由我司發(fā)貨的銷售訂單的簡化流程,所以當(dāng)銷售訂單在倉庫發(fā)貨后或拒收訂單與銷售退貨訂單入庫后會(huì)進(jìn)入到對(duì)賬管理平臺(tái)中,按銷售結(jié)算的訂單會(huì)生成結(jié)算單(合作模式為代銷、聯(lián)營)。
如果是商家發(fā)貨的訂單商家管理平臺(tái),需要管理整個(gè)訂單的生成周期(訂單發(fā)貨、物流公司選擇、快遞信息、退貨退款等),同時(shí)如果是商家傭金合作模式財(cái)務(wù)FMS系統(tǒng)中需要根據(jù)銷售訂單生成結(jié)算單據(jù)(代收款返還、傭金扣款等),具體的需要根據(jù)詳細(xì)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)。
2. 數(shù)據(jù)核對(duì)階段
此部分是對(duì)賬平臺(tái)的重要部分,它包括數(shù)據(jù)核對(duì)與確認(rèn)。
由于我們的對(duì)賬平臺(tái)是單向核對(duì)的,即我司提供已經(jīng)生成的業(yè)務(wù)單據(jù)與結(jié)算單數(shù)據(jù),由供應(yīng)商或商家進(jìn)行單據(jù)的核對(duì)與確認(rèn)。
供應(yīng)商如何去對(duì)賬是一個(gè)大問題,所以個(gè)人覺得要做到兩部分:
- 對(duì)賬單數(shù)據(jù),要盡量詳細(xì),顯示的過程是由匯總到明細(xì)的過程來層層展示,即把我們后端的結(jié)算單匯總信息、商品信息、單據(jù)信息全部展示出來,以便第三方進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)。
- 對(duì)賬接口,即提供對(duì)賬單的導(dǎo)出與數(shù)據(jù)接口,便于第三方人員導(dǎo)出后進(jìn)行處理以及技術(shù)部進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接;確定通用的數(shù)據(jù)模板及數(shù)據(jù)的顆粒度。
這里雖然說的比較少,但在對(duì)賬系統(tǒng)中需要考慮賬單的下載。如果通過接口核對(duì)則需要確定數(shù)據(jù)模板格式,以及內(nèi)部對(duì)賬的邏輯,每種賬單可能都需要針對(duì)不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)賬,并顯示對(duì)賬的結(jié)果。
3. 差異處理階段
對(duì)賬的過程由于是以我司的數(shù)據(jù)為依據(jù)進(jìn)行單向?qū)~,出現(xiàn)差異后的處理就比較簡單粗暴了。問題屬于我司的數(shù)據(jù)問題,可以填寫差異說明,然后提交由我司進(jìn)行核對(duì)處理。
- 重新生成結(jié)算單推送至對(duì)賬平臺(tái),進(jìn)行對(duì)賬核對(duì);
- 通過紅沖單據(jù)方式調(diào)整,保證本期的應(yīng)付金額沒有問題。
當(dāng)商家很多、對(duì)賬非常頻繁時(shí),我們首先要完善此對(duì)賬前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與核對(duì),盡可能減少我們推送到對(duì)賬平臺(tái)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率,此時(shí)前期我們討論的數(shù)據(jù)核對(duì)平臺(tái)的重要性就體現(xiàn)出來了。
對(duì)于出現(xiàn)的差異可能有很多,可以采用紅沖單據(jù)的方式進(jìn)行處理,可以增加一種對(duì)賬差異調(diào)整單進(jìn)行處理。對(duì)賬差異調(diào)整單應(yīng)該包括差異單號(hào)、差異類型、差異原因描述、差異金額、原始單據(jù)號(hào)、調(diào)整后金額等字段,這部分可以考慮與費(fèi)用單據(jù)方式進(jìn)行(單號(hào)與結(jié)算單號(hào)相關(guān)聯(lián))減少結(jié)算邏輯的修改。
這里需要注意的是,差異紅沖單是財(cái)務(wù)對(duì)賬過程新增的一種單據(jù),對(duì)于賬務(wù)上如何處理需要綜合考慮,尤其是憑證集成時(shí)此部分歸屬哪個(gè)科目需要在設(shè)計(jì)時(shí)兼顧。
三、發(fā)票管理與核對(duì)
發(fā)票管理在應(yīng)付結(jié)算流程中,當(dāng)對(duì)賬完成后需要供應(yīng)商給我司開具增值稅發(fā)票,財(cái)務(wù)應(yīng)付確認(rèn)是見票付款的,所以發(fā)票的管理在對(duì)賬平臺(tái)中是非常重要的一部分。
1. 發(fā)票金額
開票的基本信息,可以通過供應(yīng)商基本信息及我司的信息提供(納稅人識(shí)別號(hào)、單位名稱等),開票金額是要根據(jù)結(jié)算單(對(duì)賬單)信息確定的。
發(fā)票開具的規(guī)則是,一張發(fā)票可以對(duì)應(yīng)多個(gè)結(jié)算單,同時(shí)一個(gè)結(jié)算單也可以開具多張發(fā)票,這里把原來的發(fā)票與結(jié)算單的對(duì)應(yīng)關(guān)系再列一下。
開票信息導(dǎo)出:對(duì)賬平臺(tái)提供開票信息導(dǎo)出功能,即將一個(gè)或多個(gè)結(jié)算單的開票信息(按商品匯總)導(dǎo)出,主要字段包括:商品編碼、商品名稱、商品分類、商品數(shù)量、商品金額、進(jìn)項(xiàng)稅率等關(guān)鍵字段。
2. 發(fā)票錄入與編輯
根據(jù)發(fā)票金額在系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息,對(duì)應(yīng)關(guān)系如上面的關(guān)系圖,錄入完畢后數(shù)據(jù)推送到FMS系統(tǒng)由財(cái)務(wù)同事審核確認(rèn)。
對(duì)于發(fā)票如何開票,開票的規(guī)則是什么樣,還要根據(jù)具體的財(cái)務(wù)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。如:是否不同稅率的商品可以開在同一張發(fā)票上,多個(gè)結(jié)算單是否需要按進(jìn)項(xiàng)稅率區(qū)分等等;規(guī)則不同,系統(tǒng)的復(fù)雜度也不同。
四、對(duì)賬平臺(tái)報(bào)表
以上介紹的主要是針對(duì)商家或供應(yīng)商的應(yīng)付對(duì)賬,是圍繞結(jié)算單進(jìn)行的核對(duì)、差異處理、發(fā)票維護(hù)最終收款確認(rèn)等。
現(xiàn)在商業(yè)模式很多種,像加盟店的店長分傭、社區(qū)團(tuán)購中團(tuán)長這種數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性要求比較高且金額小、用戶多的場景越來越多。為了刺激銷售熱情,實(shí)時(shí)的銷售數(shù)據(jù)和傭金提成展示是非常必要的。
匯總類數(shù)據(jù)可以在APP中進(jìn)行展示,但是對(duì)于詳細(xì)的數(shù)據(jù)還應(yīng)該在對(duì)賬平臺(tái)中顯示,提供給合作用戶進(jìn)行查看,核對(duì)。
APP中顯示的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)主要是一種參考,不作為最終的結(jié)算依據(jù),對(duì)賬平臺(tái)中的明細(xì)數(shù)據(jù)報(bào)表應(yīng)該至少做到以天為維度的數(shù)據(jù)。
1. 實(shí)時(shí)匯總數(shù)據(jù)
在技術(shù)上要通過大數(shù)據(jù)的計(jì)算進(jìn)行處理,原則上首先保證APP數(shù)據(jù)的生成;有數(shù)據(jù)比沒有數(shù)據(jù)強(qiáng),有少量異常數(shù)據(jù)不影響分析,但是要避免大的差異。
現(xiàn)在,很多公司都在做數(shù)據(jù)羅盤,此部分可以與其結(jié)合。
2. 對(duì)賬平臺(tái)的數(shù)據(jù)
要通過財(cái)務(wù)庫進(jìn)行匯總計(jì)算,邏輯口徑與實(shí)時(shí)顯示的保持一致,可以實(shí)時(shí)抽取計(jì)算;但必須保證每日零點(diǎn)后進(jìn)行固化,此部分?jǐn)?shù)據(jù)是后續(xù)財(cái)務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)的來源。
五、總結(jié)
財(cái)務(wù)對(duì)賬平臺(tái)是提供給第三方進(jìn)行對(duì)賬與核算的基礎(chǔ)平臺(tái),與業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)FMS系統(tǒng)都相關(guān)聯(lián),對(duì)賬只是其中一部分,更多的功能是將供應(yīng)鏈的功能搭建在此平臺(tái)上,使得與第三方的對(duì)接更順暢高效。
第三方與我們的技術(shù)對(duì)接,可以通過開放平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)(對(duì)外開放平臺(tái)是技術(shù)接口對(duì)接的開發(fā)平臺(tái),可以參考如京東的宙斯開放平臺(tái)等),感謝您的閱讀。
作者:倔強(qiáng)的大蘿卜;公眾號(hào):倔強(qiáng)的大蘿卜
本文由 @倔強(qiáng)的大蘿卜 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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