業(yè)務(wù)工作流程管理系統(tǒng)
了解業(yè)務(wù)工作流程管理，以及它如何協(xié)助您持續(xù)將您的業(yè)務(wù)工作流程最佳化與自動(dòng)化，以提高效率并降低成本。
何謂業(yè)務(wù)工作流程管理?
按照 雖然它有時(shí)會(huì)與作業(yè)和專案管理搞混，但其范圍其實(shí)比這些相近主題更廣泛。作業(yè)管理著重個(gè)別作業(yè)，而BPM 則會(huì)觀察整個(gè)端對(duì)端流程。專案管理指的是一次性工作范圍，而BPM 則特別著重在可重復(fù)的流程上。組織可以透過持續(xù)的流程重新設(shè)計(jì)來簡(jiǎn)化其整體工作流程，從而提高效率與節(jié)省成本。此概念并不新鮮；六標(biāo)準(zhǔn)差和精益原則是BPM 方法的范例。
業(yè)務(wù)工作流程管理套件結(jié)合進(jìn)階分析、活動(dòng)監(jiān)視和決策管理功能，借此協(xié)調(diào)人員、系統(tǒng)、資訊與資料以達(dá)成業(yè)務(wù)工作成果。因此，它們?cè)诩铀贁?shù)位轉(zhuǎn)型策略方面特別有幫助。
BPM 的類型
業(yè)務(wù)工作流程管理有三種主要類型： 以整合為中心，以人為中心，以文件為中心
以整合為中心的BPM：這些流程更依賴?yán)肁PI 和機(jī)制來整合跨系統(tǒng)的資料，例如人力資源管理(HRM) 或客戶關(guān)系管理(CRM) 等系統(tǒng)。
以人為中心的BPM：具有拖放功能的直覺式使用者界面可讓團(tuán)隊(duì)將各種作業(yè)指派給不同角色，以便在整個(gè)流程中更容易找到問責(zé)對(duì)象。
以文件為中心的BPM：當(dāng)公司在購(gòu)買產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，需要經(jīng)歷過不同的形式與回合才能擬定客戶與供應(yīng)商之間的合約。
業(yè)務(wù)工作流程管理生命周期
成功的BPM 系統(tǒng)從定義工作流程所涉及的階段開始。這有助于團(tuán)隊(duì)識(shí)別有待強(qiáng)化的領(lǐng)域，以及用于追蹤進(jìn)展的度量。組織可以應(yīng)用業(yè)務(wù)工作流程管理來改善作業(yè)，從而獲得更好的業(yè)務(wù)工作成果。若要達(dá)到這些成果，您應(yīng)該充分了解BPM 生命周期。以下是五個(gè)生命周期步驟：
流程設(shè)計(jì)：從那里起，整個(gè)BPM 流程中的個(gè)別作業(yè)應(yīng)該要能夠辨別工作流程當(dāng)中每個(gè)步驟的作業(yè)擁有者。應(yīng)明確定義步驟，以便團(tuán)隊(duì)能夠識(shí)別有待程序最佳化的領(lǐng)域，以及用于追蹤其改善狀況的后續(xù)度量。
模型：這應(yīng)該包括特定詳細(xì)資料，例如：時(shí)間表、作業(yè)說明，以及程序當(dāng)中的任何資料流程。在此階段中，使用業(yè)務(wù)工作流程管理軟體會(huì)很有用。
執(zhí)行：在納入任何意見回饋之后，團(tuán)隊(duì)就可以開始將流程提供給更廣泛的對(duì)象。
監(jiān)視：在此階段期中，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)監(jiān)視流程、測(cè)量效率改善，并識(shí)別任何其他瓶頸。
最佳化：在最終步驟中，團(tuán)隊(duì)會(huì)對(duì)流程進(jìn)行任何最終調(diào)整以改善商業(yè)活動(dòng)。
成功的BPM 專案需要仔細(xì)地規(guī)劃和開放的溝通，但在改善一整套活動(dòng)后，團(tuán)隊(duì)很快就會(huì)看到它的好處。
業(yè)務(wù)工作流程管理的優(yōu)勢(shì)
BPM 解決方案透過流程改善來提高組織價(jià)值，從而產(chǎn)生許多好處。其中一些包括：
提高效率與節(jié)省成本：它透過移除程序冗余和瓶頸來完成此任務(wù)，從而提高效率和生產(chǎn)力。擁有更多的敏捷性，企業(yè)可以更快達(dá)到預(yù)期的業(yè)務(wù)工作成果，他們可以將任何過多的資源分配給其他高度優(yōu)先的工作。
強(qiáng)化員工和客戶體驗(yàn)：藉由消除分心讓員工能夠?qū)Ｗ⒂谒麄兊墓ぷ骱涂蛻?，從而提高客戶滿意度。清楚的工作流程還可以縮短員工入職過程中的學(xué)習(xí)曲線，進(jìn)而提高生產(chǎn)力和參與度。
可擴(kuò)充性更高的流程：業(yè)務(wù)工作程序管理工具可讓角色變清晰、確保程序當(dāng)中的一致性，同時(shí)還能找出將業(yè)務(wù)工作規(guī)則納入自動(dòng)化的機(jī)會(huì)，讓團(tuán)隊(duì)更加專注創(chuàng)新。
更高的透明度：這可促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的交流。
減少對(duì)發(fā)展團(tuán)隊(duì)的依賴：業(yè)務(wù)工作使用者可以快速且輕松地上線使用這些工具，以增進(jìn)整個(gè)公司的流程自動(dòng)化。
商務(wù)業(yè)務(wù)流程管理使用案例
BPM 軟件提供更多的流程相關(guān)結(jié)構(gòu)，并消除指定工作流程中的一些效率不彰。 已順利應(yīng)用它的部分范例包括：
內(nèi)容發(fā)布： 媒體公司可使用 BPM 來自動(dòng)執(zhí)行內(nèi)容的準(zhǔn)備和遞送流程，范圍從內(nèi)容建立到發(fā)布。 商業(yè)流程管理系統(tǒng)可設(shè)計(jì)成與內(nèi)容管理、權(quán)限管理、內(nèi)容流量與工作單等系統(tǒng)進(jìn)行互動(dòng)。
客戶服務(wù)：客戶服務(wù)代表可識(shí)別常見問題并交給聊天機(jī)器人進(jìn)行處理，以便在有大量的服務(wù)要求時(shí)減輕團(tuán)隊(duì)負(fù)荷。 客服中心和聊天機(jī)器人的記錄資料還可以協(xié)助流程的進(jìn)一步自動(dòng)化，并為客戶提供更加個(gè)人化的回答。
財(cái)務(wù)：企業(yè)可以建立模板，將各種團(tuán)隊(duì)提交的采購(gòu)單標(biāo)準(zhǔn)化，以便他們能夠加速采購(gòu)商業(yè)軟件或硬件。 此外，還可以針對(duì)特殊情境建立自訂工作流程。
人力資源： HR 可采用 BPM 以簡(jiǎn)化文件和工作流程管理。 它提供更加結(jié)構(gòu)化的環(huán)境以便處理 HR 表單，例如員工入職和離職、績(jī)效評(píng)估、休假申請(qǐng)及時(shí)間表核準(zhǔn)。
銀行業(yè)務(wù)： 當(dāng)處理個(gè)人或企業(yè)的貸款時(shí)，銀行需要評(píng)估申請(qǐng)者的潛在信用風(fēng)險(xiǎn)。 這涉及從多個(gè)來源收集信息，例如申請(qǐng)者、雇主和信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)。 BPM 藉由管理整個(gè)程序的信息流程，以及減少說明文件中的錯(cuò)誤，來加快貸款資格判定。
訂單履行： 企業(yè)可使用 BPM 來提高其訂單履行系統(tǒng)的作業(yè)效率。 他們可以使用 BPM 來管理特殊優(yōu)惠、訂單擷取及訂單履行。 這可以將流程推向以客戶為中心的訂單管理，藉此創(chuàng)造更大的商業(yè)價(jià)值。
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