1 場(chǎng)景描述

在行政人員的日常工作中，常常需要處理大量的數(shù)據(jù)和信息，包括但不限于以下內(nèi)容：

● 文件管理：收集、整理、歸檔、備份等

● 日程安排：安排會(huì)議、制定計(jì)劃、安排出差等

● 郵件處理：收發(fā)郵件、篩選垃圾郵件、歸檔郵件等

● 統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、整理、分類(lèi)等等

從這些工作內(nèi)容可以看出，行政人員的工作大部分都是重復(fù)性比較強(qiáng)的，需要對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、整理及分類(lèi)。同時(shí)這些數(shù)據(jù)也存在于不同的系統(tǒng)中，例如表單系統(tǒng)，OA系統(tǒng)，日歷系統(tǒng)等等，手動(dòng)操作這些數(shù)據(jù)常常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此，如果想提升行政人員的工作效率，就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)行政工作流程的自動(dòng)化，而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化離不開(kāi)不同系統(tǒng)之間的集成對(duì)接。

如果要連接兩個(gè)或多個(gè)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，往往需要系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，費(fèi)用高，時(shí)間周期長(zhǎng)，并且像行政人員常使用的釘釘、Excel表格、Outlook等這種比較靈活的系統(tǒng)，企業(yè)經(jīng)常會(huì)調(diào)整使用流程，系統(tǒng)字段，這會(huì)導(dǎo)致需要不斷地進(jìn)行調(diào)整和開(kāi)發(fā)。

此外，系統(tǒng)對(duì)接往往伴隨著高昂的研發(fā)成本，漫長(zhǎng)的研發(fā)周期，不斷地調(diào)試與開(kāi)發(fā)。即便完成了系統(tǒng)對(duì)接，但是企業(yè)的業(yè)務(wù)隨時(shí)可能會(huì)調(diào)整，使用的軟件系統(tǒng)可能會(huì)替換，此時(shí)又需要重新對(duì)接，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。那么，到底該如何高效、低成本的解決這個(gè)問(wèn)題呢？

2 解決方法

行政人員可以借助集簡(jiǎn)云這款辦公自動(dòng)化工具，實(shí)現(xiàn)日常辦公流程自動(dòng)化，減少繁瑣的重復(fù)性工作，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。只需在集簡(jiǎn)云搭建一個(gè)數(shù)據(jù)流程，即可將上述流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，幫助行政人員進(jìn)一步提高工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)也可以為企業(yè)的數(shù)字化和智能化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

集簡(jiǎn)云是一款超級(jí)軟件連接器，無(wú)需開(kāi)發(fā)，無(wú)需代碼知識(shí)就可以輕松打通數(shù)百款軟件之間的數(shù)據(jù)連接，構(gòu)建自動(dòng)化與智能化的業(yè)務(wù)流程。通過(guò)自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程，每月可節(jié)省數(shù)百甚至數(shù)萬(wàn)小時(shí)的人工成本。

下面我們來(lái)看一下集簡(jiǎn)云都能集成哪些系統(tǒng)運(yùn)用于哪些場(chǎng)景？

模板1 定時(shí)發(fā)送生活指數(shù)到員工群【定時(shí)啟動(dòng)任務(wù) 墨跡天氣 企業(yè)微信群機(jī)器人】

為提高企業(yè)對(duì)員工的關(guān)心和關(guān)注，行政人員每天需要查詢(xún)天氣狀況、搜索生活指數(shù)等信息發(fā)送到企業(yè)微信群，以便能夠更好地服務(wù)員工，為員工創(chuàng)造更加良好的工作氛圍和員工體驗(yàn)。但人工手動(dòng)查找這些信息通常耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，降低工作效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)需要尋找一種高效的工具或方式來(lái)自動(dòng)化這些日常工作。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)每天早上8點(diǎn)定時(shí)查詢(xún)城市生活指數(shù)，獲取過(guò)敏指數(shù)、交通指數(shù)、運(yùn)動(dòng)指數(shù)等信息，自動(dòng)將信息發(fā)送到企業(yè)微信中，方便員工做好出行準(zhǔn)備。

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模板2 自動(dòng)創(chuàng)建會(huì)議提醒【明道云 日期時(shí)間格式變更 Outlook】

公司使用明道云管理任務(wù)計(jì)劃，每次創(chuàng)建者新增任務(wù)后，需要通知參會(huì)人員和行政部門(mén)，便于行政人員安排會(huì)議室及通知相關(guān)參會(huì)人員。但行政人員事情過(guò)多，難免會(huì)因疏忽遺漏部分人員，從而導(dǎo)致大家信息不同步，影響會(huì)議順利進(jìn)行。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)明道云表單新增協(xié)作任務(wù)后，自動(dòng)將信息同步到相關(guān)人員的Outlook創(chuàng)建待辦提醒。這樣，大家就能及時(shí)知曉任務(wù)計(jì)劃并處理，便于更好地實(shí)現(xiàn)任務(wù)協(xié)同和項(xiàng)目管理。

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模板3 自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知【Outlook 日期時(shí)間格式變更 企業(yè)微信群機(jī)器人】

行政人員使用Outlook作為個(gè)人郵件和日歷創(chuàng)建待辦事項(xiàng)，同時(shí)還需在企微群里發(fā)送消息提醒相關(guān)部門(mén)人員提前做好準(zhǔn)備工作，按時(shí)參加會(huì)議。但由于行政人員工作量過(guò)大，很容易忘記這些任務(wù)，一旦忘記也會(huì)影響到其他部門(mén)的工作計(jì)劃安排，不利于部門(mén)之間的有效協(xié)同。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)Outlook上創(chuàng)建的待辦事項(xiàng)自動(dòng)發(fā)送企微相關(guān)部門(mén)群，省時(shí)省力，且確保大家有序地安排工作及執(zhí)行。

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模板4 待辦事項(xiàng)自動(dòng)整理【Outlook Notion】

許多行政人員在日常工作中使用Outlook來(lái)記錄項(xiàng)目事件，同時(shí)也需要將這些事件同步至Notion創(chuàng)建統(tǒng)一的信息集合，以達(dá)到個(gè)人項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)all in one的效果。但人工手動(dòng)同步這些信息是一個(gè)繁瑣費(fèi)時(shí)的過(guò)程，需要來(lái)回切換不同的軟件，不斷地復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)，浪費(fèi)寶貴的時(shí)間和精力。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)每當(dāng)Outlook有新事件產(chǎn)生時(shí)，自動(dòng)將數(shù)據(jù)同步至Notion記錄存儲(chǔ)，省時(shí)省力，且真正做到個(gè)人項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)all in one。

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模板5 人員變動(dòng)信息實(shí)時(shí)同步到表單【釘釘(第三方應(yīng)用) Excel 365】

企業(yè)除了使用釘釘進(jìn)行OA辦公，還會(huì)使用Excel365來(lái)統(tǒng)計(jì)和管理組織及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，每當(dāng)釘釘有員工部門(mén)信息發(fā)生變更時(shí)，還需行政人員同步到Excel 365表單更新數(shù)據(jù)，便于安排會(huì)議室預(yù)定，物品領(lǐng)用，物品維修，用車(chē)等相關(guān)事宜。但人工手動(dòng)一一核對(duì)、登記，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且時(shí)效性不強(qiáng)，表單信息總是與實(shí)際情況存在一些偏差。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，無(wú)論釘釘上的企業(yè)人員是入職、轉(zhuǎn)崗還是離職等，都會(huì)將變動(dòng)信息自動(dòng)同步到Excel 365，無(wú)需行政人員再一一手動(dòng)進(jìn)行同步，省時(shí)省力。

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模板6 郵件群發(fā)自動(dòng)化【郵件觸發(fā) 飛書(shū)(自建應(yīng)用)】

行政人員每周需要進(jìn)行郵件群發(fā)，向公司全體員工發(fā)送公司的最新動(dòng)態(tài)和新聞。但行政人員常需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)完成郵件的一一推送，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且容易出現(xiàn)遺漏和重復(fù)發(fā)送的問(wèn)題，降低管理效率和工作質(zhì)量。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)每當(dāng)接收到郵件時(shí)，自動(dòng)給多名企業(yè)成員，或者多個(gè)部門(mén)發(fā)送郵件內(nèi)容的消息通知，方便企業(yè)內(nèi)員工及時(shí)查看。無(wú)需再單獨(dú)一一轉(zhuǎn)發(fā)，讓消息可以實(shí)時(shí)同步，不會(huì)存在信息差，大大減少溝通成本。

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模板7 自動(dòng)創(chuàng)建待辦【Notion 滴答清單】

許多行政人員習(xí)慣使用Notion做個(gè)人項(xiàng)目管理，但同時(shí)還要從中選出“每日待辦事項(xiàng)”同步到滴答清單，安排當(dāng)天需要完成的任務(wù)，盡量做到今日事今日畢。但這個(gè)過(guò)程需要行政人員在兩個(gè)軟件之間來(lái)回切換，篩選任務(wù)，頻繁地復(fù)制粘貼，耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)Notion中的項(xiàng)目數(shù)據(jù)自動(dòng)同步到滴答清單創(chuàng)建待辦。

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模板8 定時(shí)發(fā)送心靈雞湯到員工群【RSS訂閱 企業(yè)微信群機(jī)器人】

行政人員每天需要給全體員工群發(fā)送激勵(lì)性的心靈雞湯，以提高員工的士氣和激發(fā)大家的工作熱情。但手動(dòng)查找合適心靈雞湯內(nèi)容常常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，這樣就占用行政人員寶貴的工作時(shí)間并降低工作效率，逐漸就會(huì)加變成一種負(fù)擔(dān)。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)RSS訂閱有內(nèi)容更新時(shí)，自動(dòng)發(fā)送企業(yè)微信群機(jī)器人消息通知。這樣，行政人員不僅能夠更加高效地完成工作，也能夠讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷和關(guān)注，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。

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模板9 子表單數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總到總表單【飛書(shū)多維表格 飛書(shū)多維表格】

在公司日常工作中，各個(gè)部門(mén)使用飛書(shū)多維表格記錄簽訂合同、文件審核、歸檔等事務(wù)，常需要行政人員輔助處理，將這些子表單的數(shù)據(jù)匯總到一個(gè)總表單中。但每個(gè)部門(mén)對(duì)應(yīng)的事務(wù)較為復(fù)雜，子表單數(shù)量多，行政人員常需要花費(fèi)大量時(shí)間去完成這項(xiàng)任務(wù)，同步過(guò)程還易出錯(cuò)，一旦出錯(cuò)，需再次重新核對(duì)，增加不必要的工作量。因此，企業(yè)常常在想這一套流程是否可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化？

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的飛書(shū)多為表格有新增數(shù)據(jù)時(shí)，可以自動(dòng)同步到飛書(shū)多維表格總表單進(jìn)行匯總，無(wú)需行政人員再一一手動(dòng)同步，且確保數(shù)據(jù)的完整性。

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模板10 定時(shí)提醒員工打卡【定時(shí)啟動(dòng) 企業(yè)微信群機(jī)器人】

企業(yè)工作人員都有忘記打卡的煩惱，來(lái)回補(bǔ)卡會(huì)給行政人員和管理人員造成困擾，同時(shí)也增加了企業(yè)的管理成本。每當(dāng)行政人員統(tǒng)計(jì)人員信息及打卡數(shù)據(jù)時(shí)，常需要一一提醒相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)卡，面對(duì)上百人規(guī)模的公司，這通常是一項(xiàng)龐大的工作任務(wù)，如有遺漏忘記告訴相關(guān)人員，將會(huì)引起不必要的麻煩。

現(xiàn)在通過(guò)集簡(jiǎn)云，即可實(shí)現(xiàn)每天企業(yè)微信機(jī)器人定時(shí)發(fā)送消息提醒員工上、下班打卡，以及日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)打卡等。這樣，企業(yè)就能夠減少管理成本，提高管理效率，讓管理工作更加規(guī)范化和智能化。

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4 更多場(chǎng)景

● 釘釘 維格表：釘釘審批通過(guò)后，自動(dòng)匯總審批記錄到維格表中，無(wú)需行政人員手動(dòng)導(dǎo)入導(dǎo)出，省時(shí)省力，確保信息的完整性。

● 草料二維碼 伙伴云：每當(dāng)員工掃碼提交電子設(shè)備報(bào)修工單時(shí)，可以自動(dòng)將報(bào)修數(shù)據(jù)同步至伙伴云匯總，行政人員直接登錄伙伴查看即可。

● 魔點(diǎn)釘釘 Excel 365：每當(dāng)有訪(fǎng)客簽到或簽退時(shí)，自動(dòng)同步數(shù)據(jù)到Excel 365進(jìn)行匯總，無(wú)需人工在一一手動(dòng)同步，大大提高效率。