多項(xiàng)目并行比單個(gè)項(xiàng)目管理更容易出現(xiàn)意外，因?yàn)榕c單項(xiàng)目管理相比，多項(xiàng)目管理的環(huán)境顯得更加復(fù)雜和難以管控。造成這些問(wèn)題的原因很多，例如：項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)排序不當(dāng)；在資源沖突的情況下，資源分配不合理；沒(méi)有及時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度；沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理。
公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中基本都是多個(gè)項(xiàng)目并存，同時(shí)推進(jìn)，很少會(huì)只運(yùn)營(yíng)一個(gè)項(xiàng)目，在多項(xiàng)目管理中經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：不同項(xiàng)目資源分配不均；多項(xiàng)目進(jìn)度難以監(jiān)控；項(xiàng)目整體質(zhì)量無(wú)法保障。那么如何在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目同時(shí)開(kāi)展，并保證項(xiàng)目如期完成呢？
1、制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及流程
不管做什么項(xiàng)目，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。形成各種文檔模板，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程遇到的各種問(wèn)題進(jìn)行整理、總結(jié)。在完成標(biāo)準(zhǔn)化之后，能減輕很大的壓力和工作。這是組織的一個(gè)決策和計(jì)劃部門(mén)，也是一個(gè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。他們肩負(fù)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的責(zé)任，在組織業(yè)務(wù)層面上負(fù)責(zé)多項(xiàng)目的決策、計(jì)劃、實(shí)施流程和監(jiān)督等。
2、明確每個(gè)人的工作職能和任務(wù)
在制作項(xiàng)目計(jì)劃之前，讓所有人參加討論，對(duì)主要的工作量進(jìn)行分工，每個(gè)人明確知道自己的工作任務(wù)和時(shí)間。如果你控制的項(xiàng)目和人數(shù)比較少，比如10個(gè)人之內(nèi)，跟你在同一地點(diǎn)，最好每天清晨花上10分鐘開(kāi)個(gè)早會(huì)，確認(rèn)一下前一天進(jìn)度。人多的話(huà)，每天寫(xiě)工作日志，每周工作總結(jié)，項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)確認(rèn)進(jìn)度。
3、學(xué)會(huì)有效委托和授權(quán)
在每個(gè)項(xiàng)目中培養(yǎng)著一到二個(gè)人核心人員，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的方式，讓這二個(gè)參與到項(xiàng)目管理工作中來(lái)。把項(xiàng)目中的工作進(jìn)行分類(lèi)，能委托出去一定要委托出去，把精力放在進(jìn)度控制和用戶(hù)溝通這二項(xiàng)中。
4、制定任務(wù)優(yōu)先級(jí)
為了避免一次處理太多項(xiàng)目，應(yīng)該把注意力集中在重要和緊急的項(xiàng)目上。因此，需要根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)確定優(yōu)先順序，然后依次有序地開(kāi)展項(xiàng)目。根據(jù)評(píng)級(jí)，確定哪些項(xiàng)目要優(yōu)先啟動(dòng)，這對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)非常重要。
5、項(xiàng)目之間的依賴(lài)與約束
多項(xiàng)目管理很重要的是如何保證資源的有效投入，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，一人跨多個(gè)項(xiàng)目的情況一定不要多，否則項(xiàng)目效率會(huì)低下，而且可能會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)任務(wù)存在依賴(lài)關(guān)系，項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)確定，避免出現(xiàn)問(wèn)題。
6、任務(wù)的分配
利用項(xiàng)目管理工具進(jìn)度貓將任務(wù)分配，這樣能看到每個(gè)人都有哪些工作，及個(gè)人的任務(wù)進(jìn)度，對(duì)于任務(wù)分工也能更明確，盡量避免出現(xiàn)一人同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目的情況。
7、團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作
在多項(xiàng)目管理中，各個(gè)項(xiàng)目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作也更加頻繁。這時(shí)多項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化協(xié)作就變得非常重要，有一個(gè)固定的溝通平臺(tái)，方便成員間的溝通，還需要項(xiàng)目管理工具進(jìn)度貓的協(xié)助，可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。
8、實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
項(xiàng)目組織外部環(huán)境是非常復(fù)雜多變的，需要根據(jù)外部環(huán)境的變化和需求對(duì)組織內(nèi)的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，因此，項(xiàng)目管理者要在進(jìn)度貓甘特圖中明確每個(gè)項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，定期對(duì)所有項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)一更新，做好風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。
9、明確項(xiàng)目的驗(yàn)收條件
在做項(xiàng)目前，就一定要了解項(xiàng)目達(dá)到什么條件可以驗(yàn)收，可以回款。對(duì)大多數(shù)項(xiàng)目，早點(diǎn)完成條件進(jìn)行驗(yàn)收，比項(xiàng)目做得完美重要的多。
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