Q:在活動項目統(tǒng)籌管理中,究竟如何將一團散兵凝結(jié)成一只軍團?!
參考網(wǎng)上的一些所謂的項目管理經(jīng)驗,大多空談框架。它們不會在需要時及時給出指引,而只會以理論為你喊“加油”。
A:以「團隊思維」貫穿管理的始終,憑借團隊的力量促成項目的圓滿落地。
根據(jù)已有的理論知識,逐漸將團隊管理成高效運轉(zhuǎn)的狀態(tài),從而輕松應(yīng)對活動項目難題。
01
「項目管理」愈來愈難
最近格格做市場調(diào)研時,時??吹揭恍┦袌鼋?jīng)理、總監(jiān)對項目管理的“吐槽”。
(知乎上對于項目管理難的觀點)
?項目管理難嗎?
不難,睜只眼閉只眼,形式主義,“皆大歡喜”。
?項目管理簡單嗎?
真不簡單!做好一場項目實在是對身體和心靈的雙重考驗。
而一場項目的圓滿完成,離不開團隊的力量。因此,管理團隊變得愈發(fā)重要,也愈發(fā)令人犯難。
對很多市場總監(jiān)、項目經(jīng)理來說,管理項目團隊逐漸變成他們心口的“朱砂痣”。隨著活動經(jīng)驗的豐富,他們在管理團隊上愈發(fā)乏力,卻不知如何改變。
02團隊思維讓「靈感火花」長存
想要辦好一場活動,從策略到執(zhí)行,需要團隊每個人的齊心協(xié)力。而分工合作的模式難免導(dǎo)致彼此工作中理解的偏差、解讀的錯誤等。
■ 短時間內(nèi),不當?shù)膱F隊管理會導(dǎo)致項目落實難、個體乏力。
■ 長此以往,團隊的整體積極性會大打折扣,不僅達不到高效配合,更影響項目的實際落實。
由此可見,項目經(jīng)理在統(tǒng)籌項目方案外,更需打通一個團隊的脈絡(luò),以團隊思維貫穿管理的始終,讓每個成員的靈感摩擦出火花。
03
「團隊思維」的養(yǎng)成邏輯
團隊需要被引導(dǎo),團隊思維同樣也需要在管理者的步步運籌中形成。
一、組織管理
(1)角色
? 規(guī)劃者:給予項目多維度的考量、協(xié)調(diào)團隊整體形走勢
? 促進者:確保團隊內(nèi)成員目標一致
? 問題解決者:調(diào)用項目經(jīng)驗、知識儲備解決成員問題,提供整改措施
? 監(jiān)督者:跟進進度、適當整改、審查質(zhì)量
? 風(fēng)險管理員:識別并提前規(guī)避風(fēng)險,為成員提供執(zhí)行的良好環(huán)境
(2)統(tǒng)籌團隊
根據(jù)塔克曼教授提出的團隊發(fā)展的五階段模型,可將其發(fā)展階段分為:
??形成階段:成員剛組建完畢,各自對分工不熟悉。此時,一個兼具挑戰(zhàn)性、鼓舞性的目標,能倒逼團隊足夠重視項目工作,并建立起共同的愿景。
??震蕩階段:任務(wù)重難點多,會讓成員心生焦慮,合作上也難免出現(xiàn)摩擦。在此時項目管理者需創(chuàng)造一個理解、支持的環(huán)境,緩解矛盾、化沖突為力量。
??規(guī)范階段:至此,項目已進入規(guī)范化階段。值得注意的是,此時管理者應(yīng)將決定權(quán)讓出,從指導(dǎo)型角色切換成建議型。團隊成員漸漸擁有歸屬感、認同感,主動營造出“人人為團隊”的精神氛圍。
??輝煌階段:給到成員客觀的評價,并采取適當?shù)募罘绞???傊畲蠡丶ぐl(fā)成員潛力。
??解散:任務(wù)完成,成員通常會有失落情緒。管理者應(yīng)當適當激勵、獎賞、并構(gòu)建對下一次合作的展望。
(塔克曼團隊發(fā)展趨勢圖)
◆◆22張項目籌備執(zhí)行實操表格
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二、有效溝通
團隊通過溝通這一行為能達到知己知彼的效果,有效的溝通促成思想碰撞。
(1)基本原則
公司對具體項目的規(guī)劃一般是帶有很強目的性的,因此團隊自創(chuàng)立起便帶有很強的使命感。不同于一般的溝通模式,項目中的溝通一般追求主動同步、簡潔高效。
?主動同步
一場項目一經(jīng)運轉(zhuǎn)便是快速的,在過程中,項目經(jīng)理負責(zé)將第一手信息實時反饋給上司。
為了保持這種粘性,項目經(jīng)理需指導(dǎo)手下人員及時匯報。必要時督促員工形成按點、按天、按量匯報的習(xí)慣。
?簡潔高效
一般流程的召集大會、臨時小會、匯報工作,各種會議中,項目經(jīng)理首先需精簡發(fā)言內(nèi)容,簡明扼要,抓住效率點,避免“信息擁堵”。
比如,經(jīng)理完全可以表明,由于項目運行符合預(yù)期,兩次匯總小會并成一次,這樣員工有討論積極性、整體工作效率也有明顯提升。
(2)重要性
有效的組織溝通是確保項目順利落實的潤滑劑,因此對項目而言,溝通有其必要性。
?維系團員思想活性的重要保障
無論是從管理角度出發(fā)的任務(wù)部署,還是從團隊整體角度出發(fā)的執(zhí)行交流,溝通能有效規(guī)整團隊思維,使其達到基本平齊的維度。
?便捷管理、規(guī)劃
任何一個環(huán)節(jié)的脫節(jié)、執(zhí)行不當,都會直接導(dǎo)致項目混亂甚至失敗,因此提高團隊的溝通思維應(yīng)該是項目經(jīng)理的基本思維邏輯。
三、高效配合
(1)時間意識
1.理清項目的需求
如果列出相應(yīng)的需求清單,便失去對項目的大致掌握能力,既浪費項目時間也會降低成員的干勁和信心。所以前期必須投入一定時間,理清項目需求,并下發(fā)到具體人員的手中。
2.根據(jù)以往經(jīng)驗估算時間
根據(jù)以往的項目經(jīng)驗估算此次項目的運轉(zhuǎn)時長,這將直接作用于成員間的協(xié)調(diào)以及他們對工作效率的把控。
3.預(yù)留buffer
在既定的項目時長外,為buffer增加一到兩天的時間,降低風(fēng)險概率,為團隊配合減小摩擦的可能。
(2)合作意識
一場出色的項目不是簡單的分工拼湊而成的,而是對彼此工作的精進、貫通。
當單一的合作模式不再適用于項目進程時,成員的“再分配”能很好地抓住個體的價值并將其最大化。
四、收尾與總結(jié)
總結(jié)團隊及個人的寶貴經(jīng)驗,并引導(dǎo)成員對未來的項目作出前景預(yù)期。
值得注意的是,討論已經(jīng)落實的項目不如更多的放眼未來。哪怕之前那個項目做得再好再突出,當下的使命還是更多的傾向為未來做謀劃。
因此,不需要花太多時間總結(jié),而是要將成員的注意力延伸至下一場項目。推翻前者的不足,精進優(yōu)勢,為下一次更出彩的項目蓄力。
04思維高度決定價值天花板
盡管在過程中承受著疲憊、辛酸,但不可否認,在項目完成后的那份自豪、充實無可比擬。
總體來說,每場項目留給管理者的施展空間無限廣闊。思維的高度決定了個體在職場中的價值天花板,沒有難題不可以用熱情、耐心、經(jīng)驗去解決。
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