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第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

一、溝通管理

1、溝通管理概述

溝通:人們分享信息、表達(dá)思想和情感的過程,許多專家都認(rèn)為對任何項目特別是IT項目失敗的重要原因是溝通的失敗

溝通模型

用于顯示信息如何在雙方(發(fā)送方和接收方)之間被發(fā)送和被接收的模型

關(guān)鍵要素

  • ①編碼把思想或想法轉(zhuǎn)化為他人能理解的語言
  • ②信息和反饋信息編碼過程所得到的結(jié)果
  • ★③媒介用來傳遞信息的方法(例如QQ、微信)
  • ④噪聲干擾信息傳輸和理解的一切因素
  • ★⑤解碼把信息還原成有意義的思想或想法,由于噪聲,解碼環(huán)節(jié)可能發(fā)生誤解

基本狀態(tài)

  • 已發(fā)送
  • 已收到
  • 已理解
  • 已認(rèn)可
  • 已轉(zhuǎn)化為積極的行動

組織溝通渠道

正式溝通渠道

  • ①概念:依據(jù)一定的組織原則所進(jìn)行的信息傳遞與交流,例如傳達(dá)文件
  • ②優(yōu)點:溝通效果好,比較嚴(yán)肅,約束力強(qiáng),易于保密,可以使信息溝通保持權(quán)威性
  • ③缺點:由于依靠組織系統(tǒng)層層的傳遞,所以較刻板,溝通速度慢

非正式溝通渠道

  • ①概念:正式溝通渠道以外的信息交流和傳遞以及相互之間的回饋,以達(dá)成雙方利益和目的一種方式,不受組織監(jiān)督,自由選擇溝通渠道
  • ②優(yōu)點:溝通形式不拘,直接明了,速度很快,容易及時了解到正式溝通難以提供的“內(nèi)幕新聞”
  • ③缺點:非正式溝通難以控制,傳遞的信息不確切,易于失真、曲解,而且,它可能導(dǎo)致小集團(tuán)、小圈子,影響人心穩(wěn)定和團(tuán)體的凝聚力

項目溝通管理

確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)匾?guī)劃、收集、生成、發(fā)布、存儲、檢索、管理、控制、監(jiān)督和最終處置所需的各個過程,包括組織內(nèi)部和外部。

★溝通方式

  • ①參與程度(由低到高)敘述–>推銷(說明)–>征詢–>(參與)討論
  • ②控制程度(由低到高)(參與)討論–>征詢–>推銷(說明)–>敘述
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2、規(guī)劃溝通管理

概念:根據(jù)干系人的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況,制訂合適的項目溝通方式和計劃的過程,其主要作用是,識別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方式。

IPO圖:

第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

輸入(依據(jù))

  • 項目管理計劃
  • 干系人登記冊

工具與技術(shù)

溝通需求分析

①確定項目干系人的信息需求,包括所需信息的類型和格式,以及信息對干系人的價值

★②溝通渠道數(shù)量的計算公式n*(n-1)/2,其中n>=1,n代表干系人的數(shù)量

溝通方法

交互式溝通

  • ①在兩方或多方之間進(jìn)行多向信息交換
  • ②包括會議、電話、即時通信、視頻會議等

推式溝通

  • ①把信息發(fā)送給需要接收這些信息的特定接收方
  • ②包括信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、日志、新聞稿等

拉式溝通

  • ①適合于信息量很大或受眾很多的情況
  • ②要求接收者自主自行地訪問信息內(nèi)容,包括企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、電子在線課程、經(jīng)驗教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫、知識庫等

輸出(成果)–★溝通管理計劃

  • 1.通用術(shù)語表
  • 2.負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員(哪些干系人?
  • 3.負(fù)責(zé)授權(quán)保密信息發(fā)布的人員(哪些干系人?
  • 4.將要接收信息的個人或小組(哪些干系人?
  • 5.發(fā)布信息的原因(為什么、什么時候?)
  • 6.發(fā)布信息及告知收悉或做出回應(yīng)(如適用)的時限和頻率(為什么、什么時候?)
  • 7.傳遞信息的技術(shù)或方法(采用什么方法?
  • 8.隨項目進(jìn)展,對溝通管理計劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法(采用什么方法?
  • 9.為溝通活動分配的資源,包括時間和預(yù)算(采用什么方法?
  • 10.問題升級程序,用于規(guī)定下層員工無法解決問題時的上報時限和上報路徑(上報什么信息?
  • 11.干系人的溝通需求(上報什么信息?
  • 12.需要溝通的信息,包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度(上報什么信息?
  • 13.溝通制約因素,通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等
  • 14.項目信息流向圖、工作流程(兼有授權(quán)順序)、報告清單、會議計劃等(哪些制約因素?
  • 15.關(guān)于項目狀態(tài)會議、項目團(tuán)隊會議、網(wǎng)絡(luò)會議和電子郵件信息等的指南和模板(哪些制約因素?
  • 16.項目所用網(wǎng)站和項目管理軟件的使用說明(哪些制約因素?

管理溝通

概述:根據(jù)溝通管理計劃,生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程,其主要作用是,促進(jìn)項目干系人之間實現(xiàn)有效率且有效果的溝通

IPO圖

第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

輸入(依據(jù))

  • 溝通管理計劃
  • 工作績效報告項目績效和狀態(tài)信息

工具與技術(shù)

報告績效:收集和發(fā)布績效信息,包括狀況報告、進(jìn)展測量結(jié)果及預(yù)測結(jié)果,應(yīng)該定期收集基準(zhǔn)數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù),進(jìn)行對比分析,以便了解和溝通項目進(jìn)展與績效,并對項目結(jié)果做出預(yù)測。

輸出(成果)–項目溝通:包括績效報告、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度進(jìn)展情況和已發(fā)生的成本等內(nèi)容

3、控制溝通

概述: 在整個項目生命周期中對溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過程,以確保滿足項目干系人對信息的需求,其主要作用是,隨時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。本文由《每天一小時,兩月拿證》整理,獲取更多請登陸1634網(wǎng)。

IPO圖

第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

輸入(依據(jù))

  • 項目管理計劃
  • 項目溝通
  • 問題日志記錄和監(jiān)督問題的解決

工具與技術(shù):信息管理系統(tǒng)

輸出(成果)

工作績效信息

變更請求

  • 成本、進(jìn)度等基準(zhǔn)
  • 預(yù)防措施、糾正措施

★注意

注意1

  • 輸入—批準(zhǔn)的變更請求(實施整體變更控制除外)
  • 輸出—變更請求(實施整體變更控制除外)

注意2

  • 輸入—確認(rèn)的變更(監(jiān)控項目工作)
  • 輸出—確認(rèn)的變更(控制質(zhì)量)

匯總圖片

第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

第10章:項目溝通管理和干系人管理-章節(jié)重點(以下關(guān)于項目干系人管理的敘述中)

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