設(shè)備臺帳、設(shè)備帳冊和設(shè)備檔案是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，建立設(shè)備臺帳和檔案統(tǒng)稱為設(shè)備建檔。

一、建檔設(shè)備的范圍、編號、系統(tǒng)

1.建檔設(shè)備的范圍

單臺設(shè)備價值在2000元以上的都要單獨建檔。價值低于2000元的設(shè)備，原則上不建檔，歸入一般固定資產(chǎn)登記范疇；有些設(shè)備雖然低于2000元，但卻是關(guān)鍵設(shè)備或主要設(shè)備的主要輔助設(shè)備，或是批量較大、較重要的，也要歸入建檔設(shè)備范圍。

2.設(shè)備的編號

為了便于設(shè)備的統(tǒng)計和管理，對建檔范圍內(nèi)的所有設(shè)備都要編號，原則是一臺設(shè)備一個編號，成套設(shè)備也應(yīng)按功能盡可能的單機編號。編號確定后不再變動，所配備的電動機等附屬設(shè)備，統(tǒng)一于主機編號；不再另外單獨編號。編號按《設(shè)備統(tǒng)一分類及編號目錄》進(jìn)行編制。

機電設(shè)備分機械設(shè)備和動力設(shè)備兩項，共10大類，每一大類又分為若干分類，每一分類又分為若干小組，并分別用數(shù)字代號表示；設(shè)備編號由類別號和三位順序號兩組數(shù)字組成，兩組數(shù)字之間為一橫線。

3.設(shè)備系統(tǒng)

為便于設(shè)備系統(tǒng)分類管理和統(tǒng)計，將物業(yè)所有設(shè)備依據(jù)其所服務(wù)的內(nèi)容劃分7大系統(tǒng)，其代號原則上取漢語拼音第一個字母，個別取英文的第一個字母，分別是：

F——配電系統(tǒng)；

D——電梯系統(tǒng)；

C——廚房系統(tǒng)；

X——消防系統(tǒng)；

T——工具設(shè)備系統(tǒng)；

J——給排水系統(tǒng)；

Q——其他設(shè)備系統(tǒng)；

二、設(shè)備臺帳

設(shè)備檔案管理方面的臺帳主要由機電設(shè)備匯總表、設(shè)備卡及設(shè)備編號牌等構(gòu)成。

1.機電設(shè)備匯總表

此表是物業(yè)機電設(shè)備分類統(tǒng)計臺帳。

a.臺帳編制

按《設(shè)備統(tǒng)一分類及編號目錄》中分類號分類、分頁順序由大到小排列填寫；

如：客梯DTK-001至DTK-003：P1

貨梯DTH-001至DTH-002：P2

每一類別也按設(shè)備的順序號大小，由小到大填寫。

如：1號客梯DTK-001 第一行

2號客梯DTK-002 第二行

3號客梯DTK-003 第三行

b.表格填寫

設(shè)備類別：設(shè)備類別就是《設(shè)備統(tǒng)一分類及編號目錄》中十大類別，也就是設(shè)備編號第一個數(shù)字所代表的中文類別含義。

管理類別：按設(shè)備在實際使用中所起的作用及危險程度將所有設(shè)備分為A、B、C三類，實施分類管理；

關(guān)鍵設(shè)備（A）約占物業(yè)全部設(shè)備的5%~10%；

主要設(shè)備（B）約占全部設(shè)備的10%~20%；

一般設(shè)備（C）占全部設(shè)備的大多數(shù)。

關(guān)鍵設(shè)備（A）——該設(shè)備如不能正常運行，將影響整個物業(yè)的正常運行。例如：配電、電梯、供水。

主要設(shè)備（B）——該設(shè)備如不能正常運行，將影響關(guān)鍵設(shè)備或一個部門的正常運行。如：通訊、寬帶、光纖等。

一般設(shè)備（C）——除以上提到的以外的設(shè)備。

對特種設(shè)備、壓力容器和危險性較大的設(shè)備的管理級別不得低于B類。

設(shè)備名稱：是該設(shè)備銘牌上寫的名稱。

制造單位：應(yīng)填寫到產(chǎn)品的產(chǎn)地，即廠名和所在地。

其他要求：應(yīng)根據(jù)實際填寫機電設(shè)備匯總表，編制相應(yīng)目錄，裝訂成冊。

c.管理

對物業(yè)設(shè)備管理應(yīng)每年對照帳面復(fù)核一次；設(shè)備的移動、報廢、調(diào)撥都應(yīng)在備注中注明。物業(yè)管理處應(yīng)設(shè)立設(shè)備的總臺帳，各使用部門可根據(jù)實際另做部門臺帳。

2.設(shè)備卡

是該臺設(shè)備的主要技術(shù)參數(shù)及運行維修記錄卡，按一臺設(shè)備一張卡的原則。凡是機電設(shè)備匯總表上的每臺設(shè)備均要填寫設(shè)備卡。

設(shè)備卡的填寫：設(shè)備名稱、類別、編號、管理類別。

配用電機：指該設(shè)備的主要電機。將輔助電機填入下面的“主要技術(shù)特征及附件”欄中。

主要技術(shù)特征及附件：是指該臺設(shè)備的主要技術(shù)參數(shù)及主要附件。例如：水泵的揚程、轉(zhuǎn)速、流量、效率、電梯的速度、層數(shù)等主要附件的參數(shù)。

檢修記錄：扼要記錄設(shè)備在運行過程中大修，一、二級保養(yǎng)及事故處理情況。記錄應(yīng)由專人根據(jù)維修單和維修情況統(tǒng)一填寫。

設(shè)備卡的右上角：按照設(shè)備所屬的系統(tǒng)（即13大設(shè)備系統(tǒng)）編系統(tǒng)號。

設(shè)備卡按系統(tǒng)號，分系統(tǒng)編制造冊存放，并在冊外標(biāo)志設(shè)備系統(tǒng)號（即10大系統(tǒng)代號）。每一系統(tǒng)中再分別按設(shè)備的類別和順序號大小排列。

設(shè)備跨系統(tǒng)調(diào)動時，設(shè)備卡中的安裝地點和右上角的系統(tǒng)號都要相應(yīng)變更，此卡也應(yīng)存放至調(diào)動后所屬設(shè)備系統(tǒng)的設(shè)備卡冊中。

3.設(shè)備登記卡，用于設(shè)備資料的記錄，方便查閱、統(tǒng)計和管理。

a.編制

設(shè)備登記卡按照13大設(shè)備系統(tǒng)，分系統(tǒng)進(jìn)行登記編制，編制造冊和方式與設(shè)備卡相同。

b.填寫

設(shè)備登記卡上的類別應(yīng)填寫設(shè)備類別，即設(shè)備統(tǒng)一分類及編號目錄中的十大設(shè)備類別。

空格中用英文字母填寫設(shè)備所屬的8大系統(tǒng)號。

主項號欄用英文字母填寫管理類別。

設(shè)備名稱、設(shè)備編號填寫同設(shè)備卡。

設(shè)備調(diào)動變更應(yīng)重新填寫設(shè)備登記卡，每年復(fù)核一次。

4.機電設(shè)備編號牌

根據(jù)物業(yè)統(tǒng)一格式印制編號牌，粘貼于每臺設(shè)備的銘牌旁，上面刻該臺設(shè)備的設(shè)備編號，設(shè)備管理類別，以便核對統(tǒng)計用。

5.設(shè)備資料檔案

凡建檔范圍內(nèi)的所有設(shè)備都必須具有技術(shù)資料檔案。

a.設(shè)備資料包括：說明書，各種圖紙，計算書，各類測試報告，合同副本，使用登記證，合格證，安裝、竣工驗收資料及批準(zhǔn)文件等。

b.組卷和存放:設(shè)備資料原則采取按同型號設(shè)備分冊編制組卷。對有些不便拆開的成套設(shè)備資料，可用復(fù)印件或在卷內(nèi)備考表中注明原件在某某卷內(nèi)。

組卷設(shè)備資料按8大系統(tǒng)歸檔，存放順序同設(shè)備卡，并填寫檔案卷內(nèi)目錄、備考表，在案卷外標(biāo)寫檔案號及在檔案盒背脊上標(biāo)寫系統(tǒng)號。

c.檔案號原則上與設(shè)備編號相同。但同型號規(guī)格設(shè)備組在同卷內(nèi)，檔案號只取其中一臺設(shè)備的設(shè)備編號作檔案號，同型號規(guī)格的其他設(shè)備的檔案號也用該設(shè)備的檔案號。

如：有三臺同型號規(guī)格客梯，其設(shè)備編號分別為：

DTK-001檔案號DTK-001

DTK-002檔案號DTK-001

DTK-003檔案號DTK-001

d.設(shè)備資料檔案管理 :設(shè)備資料檔案應(yīng)有專人管理，負(fù)責(zé)資料的收集、整理、造冊填寫歸檔和管理。

物業(yè)設(shè)備的所有資料都是業(yè)主的財產(chǎn)，應(yīng)及時移交設(shè)備檔案管理人員，使用部門用復(fù)印件。個別設(shè)備的資料，如確實很多，復(fù)印不便時，可先由設(shè)備檔案管理人員立卷歸檔，然后使用部門辦理長期借閱手續(xù)，并妥善保管。有關(guān)資料應(yīng)移交設(shè)備檔案管理人員并由其整理歸檔，使用部門用復(fù)印件。

新建、改建項目竣工驗收以后，有關(guān)圖紙資料、審報批準(zhǔn)文件、有關(guān)合同以及投入運行后的年檢報告等，都應(yīng)及時移交設(shè)備檔案管理人員整理組卷、歸檔。

所有遺缺資料由原項目經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對外索取補充，設(shè)備管理或項目經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按檔案管理要求將設(shè)備資料立卷。

三、設(shè)備帳冊應(yīng)按要求建立設(shè)備帳冊，做到帳物相符，帳表相符