會議管理制度
部門有周任務(wù),有需要學(xué)習(xí)的新內(nèi)容,有規(guī)律的會議時間非常重要;
企業(yè)經(jīng)營過程中,皆需要制定年度總計劃、季度計劃及月度計劃,遇到重大經(jīng)營路線調(diào)整時,更需要各主管領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策進(jìn)行商榷;
完成某件任務(wù)常常需要2個部門或以上來合作協(xié)調(diào)完成,需要會議來指示,并進(jìn)行分工;
……
解決問題,是每個人身上大概率要發(fā)生的事件任務(wù),企業(yè)團(tuán)體亦如此。
那么制定會議管理制度,勢在必行!
有的朋友會有疑惑,有問題需討論時,將相關(guān)人員組織到一起商討即可,為何還要有組織正式的會議?
遺忘,是人性的弱點(diǎn)。
日常會議討論的內(nèi)容,會后可能就會有遺忘,正式的會議,言外之意就是有紀(jì)要,可查詢、可按要求執(zhí)行、可監(jiān)督。
另外也可讓非主導(dǎo)部門知曉此任務(wù)這一作用,有需其配合時,無需再請示。
一起來看管理制度。
會議管理制度
一、總則
(一)為規(guī)范公司會議管理、提高會議質(zhì)量,特制定本制度。
(二)本制度適用公司/部門級會議的召開,各分公司參照執(zhí)行。
二、會議類型
(一)決策辦公室會議
每月至少召開一次,由公司總經(jīng)理根據(jù)工作需要召集。綜合辦公室負(fù)責(zé)會議通知,資料的準(zhǔn)備工作。
1、參加人員:決策辦公室全體人員。
2、會議內(nèi)容:
(1)聽取并檢查相關(guān)人員月度的工作情況匯報;
(2)通報近期工作;
(3)總經(jīng)理提出近期工作任務(wù),明確職責(zé)和時限要求;
(4)研究會議議題并形成決議。
(二)中層以上干部會議
1、會議時間:每月召開一次,每月1號下午五點(diǎn)整(注:如遇節(jié)假日推遲至上班第一個工作日),由綜合辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)通知,準(zhǔn)備會議資料。
2、參加人員:公司中層以上管理人員及相關(guān)人員。
3、會議內(nèi)容:
(1)通報本月度公司經(jīng)營情況;
(2)明確各部門下階段任務(wù)和時間期限。
(三)部門周會議
1、會議時間:每周一上午8點(diǎn)半,特殊原因需要延期召開的由部門主管提前通知。
2、參加人員:部門全體員工參加,不得無故缺席。如有特殊情況需提前報知部門主管原由。
3、會議內(nèi)容:
(1)上周工作的完成情況、進(jìn)度及存在的問題(困難)進(jìn)行說明、分析和總結(jié);
(2)本周工作部署及安排;
(3)其他臨時性工作的完成情況說明;
(4)傳達(dá)公司會議精神與相關(guān)活動安排,對公司新的方案、制度等相關(guān)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)與傳達(dá),做到部門全員知曉。
(四)公司年度例會
1、會議時間:每年進(jìn)行一次,定于每年1月底開展年度工作總結(jié)會。
2、參加人員:公司全體員工參加,不得無故缺席。如有特殊情況需提前報知部門主管原由。
3、會議內(nèi)容:
(1)年度各目標(biāo)完成情況分析;
(2)下一階段工作發(fā)展規(guī)劃;
(3)各部門負(fù)責(zé)人須提交一周提交《年度工作報告》。
三、會議管理
(一)會議的一般進(jìn)程
1、參會人員在會議簽到簿上簽到(見附件)。
2、會議組織部門檢查、匯報會議出勤情況。
3、分發(fā)會議所需材料。
4、會議開始。
5、會議結(jié)束。
(二)會場紀(jì)律
1、參會人員須在會議簽到簿上簽到(要求字跡清楚)。
2、參會人員須提前5分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。不得無故缺席、遲到、早退。
3、會議開始后參會人員應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài),如必須接聽電話,到會議室外接聽。
4、參會人員未經(jīng)許可不得泄露會議機(jī)密,并妥善保管會議材料。
四、 會議記要
(一)會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄,會后整理會議紀(jì)要,并于會后一個工作日內(nèi),發(fā)各參會部門(復(fù)印件)。原件(附簽到表)綜合辦公室存檔。
(二)會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總經(jīng)理簽字,直接下發(fā);部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字。
(三)會議紀(jì)要按公司模板記錄,會議遲到、未到人員名單附后。
五、附則
(一)本辦法與公司有關(guān)規(guī)定相抵觸時以公司規(guī)定為準(zhǔn),解釋權(quán)歸綜合辦公室主任有限公司所有。
(二)本辦法自頒布之日起開始實施。
綜合辦公室主任有限公司
2020年3月31日
如有會議制度電子版的需要,下載方式如下:
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第二步:在公眾號回復(fù)“191219”即可獲取
以上。
祝好。
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