技術(shù)能力主要描述的是核心項(xiàng)目能力，共定義了13個(gè)技術(shù)能力要素，包括項(xiàng)目策劃；需求與目標(biāo)；范圍；時(shí)間；組織與信息；質(zhì)量；財(cái)務(wù)；資源；采購；計(jì)劃與控制；風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會；利益相關(guān)方；變化與變革；

本文主要介紹 計(jì)劃與控制 技術(shù)能力要素。

在所有元素都能達(dá)到平衡的計(jì)劃的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目的實(shí)施才能可控。計(jì)劃應(yīng)該經(jīng)常根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)外發(fā)生的變化進(jìn)行更新?？刂仆瑯有枰獣r(shí)常進(jìn)行更新和提升，這樣個(gè)人才能保持對項(xiàng)目的控制。

這個(gè)能力要素主要是為使個(gè)人能夠建立并保持對項(xiàng)目及其管理的一個(gè)平衡的、完整的把握。保持平衡、持續(xù)性在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)是非常重要的。

計(jì)劃與控制能力是指能夠?qū)⑺械男畔R集在一起，制訂決策方案或做出決策。很多過程和活動(dòng)在其他的能力要素中已有詳細(xì)的描述(和管理)。在這個(gè)能力要素中，將按照策劃階段開發(fā)的構(gòu)架文件中的規(guī)定和要求，對這些過程和活動(dòng)進(jìn)行集中檢查和管理。其基本的周期性的過程是計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、調(diào)整計(jì)劃或調(diào)整實(shí)施，類似于戴明提出的PDCA循環(huán)(計(jì)劃一實(shí)施一檢查一處理 )。

從項(xiàng)目管理角度來看，這個(gè)能力要素主要關(guān)注的是計(jì)劃與控制。項(xiàng)目管理的過程中需要收集整合信息、選擇組織和團(tuán)隊(duì) 、制定決策等。 個(gè)人需要確定如何計(jì)劃項(xiàng)目管理的工作及管理項(xiàng)目的方式，以及選擇合適的管理風(fēng)格，如何授權(quán)等。所有這些活動(dòng)都應(yīng)該經(jīng)過討論和協(xié)商，最終要放置在決策文件(愿景、路線圖、計(jì)劃等)中。

一且項(xiàng)目啟動(dòng)，相應(yīng)的監(jiān)控過程就應(yīng)該準(zhǔn)備好。這些過程主要是定期地對一些信息的收集，包括財(cái)務(wù)和資源的使用率、進(jìn)度、質(zhì)量和其他方面標(biāo)準(zhǔn)和利益相關(guān)方的利益需求等。定期回報(bào)(由低級別的項(xiàng)目成員向項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理向利益相關(guān)方匯報(bào))是這個(gè)能力要素的一個(gè)重要組成部分。

為不斷支持學(xué)習(xí)過程，績效管理工作也應(yīng)定期進(jìn)行評估?？赡芤鶕?jù)對這些信息的分析，做出相應(yīng)的變化。一個(gè)預(yù)定義的、清晰的變化管理過程，也是項(xiàng)目控制的一個(gè)重要組成部分。

項(xiàng)目生命周期中每個(gè)階段結(jié)束后， 都應(yīng)對其進(jìn)行評估，并準(zhǔn)備一份說明項(xiàng)目的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的報(bào)告。

? 關(guān)鍵能力指標(biāo)

1.發(fā)起項(xiàng)目與制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃并取得共識

每個(gè)項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段是至關(guān)重要的，因?yàn)樗鼮橐粋€(gè)成功的項(xiàng)目打下了基礎(chǔ)，準(zhǔn)備階段往往具有不確定性的特征，表現(xiàn)在信息的不完全性或者難以獲得。利益相關(guān)方的要求可能只有一個(gè)粗略的描述，他們不切實(shí)際的期望和對時(shí)間的要求無法準(zhǔn)確傳達(dá)，而早期的樂觀和熱情卻需要現(xiàn)實(shí)來調(diào)和。

積極主動(dòng)的項(xiàng)目管理風(fēng)格、準(zhǔn)備充分的和管理有效的啟動(dòng)會議，合適的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的招聘都可以提高一個(gè)項(xiàng)目成功的機(jī)會。 一個(gè)或者多個(gè)啟動(dòng)研討會應(yīng)該著重制定項(xiàng)目章程、準(zhǔn)備項(xiàng)目管理計(jì)劃、設(shè)置團(tuán)隊(duì)角色并找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。

個(gè)人準(zhǔn)備和計(jì)劃一個(gè)項(xiàng)目， 應(yīng)從提前準(zhǔn)備的高水平策劃方案開始，從利益相關(guān)方及專家那收集足夠的信息，并對它們進(jìn)行分析、評價(jià)和優(yōu)先級排序來調(diào)整這個(gè)方案以便制訂出完整的項(xiàng)目管理計(jì)劃。這一計(jì)劃將基于需求和質(zhì)量有關(guān)信息和選擇、達(dá)成一致的可交付成果、約束條件、組織和溝通結(jié)構(gòu)、必要的資源和預(yù)算、計(jì)劃和主要的風(fēng)險(xiǎn)等。

最終，這個(gè)計(jì)劃需要商定和驗(yàn)證(以及提供必要的資源和預(yù)算)。以便開始啟動(dòng)和執(zhí)行項(xiàng)目的各個(gè)階段。

怎么做？

• 項(xiàng)目啟動(dòng)程序的組織
• 從利益相關(guān)方和專家方面收集必要的信息
• 對信息進(jìn)行分析、評價(jià)和排序
• 舉辦和促進(jìn)項(xiàng)目的啟動(dòng)研討會
• 準(zhǔn)備項(xiàng)目章程或者項(xiàng)目管理計(jì)劃并征求同意
• 準(zhǔn)備和溝通項(xiàng)目管理工作的計(jì)劃
• 啟動(dòng)和管理向一個(gè)新的項(xiàng)目階段的過渡期

2.發(fā)起并管理向項(xiàng)目新階段的過渡

跟隨資金的決策并繼續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)目，下一階段啟動(dòng)及隨后的所有階段的進(jìn)行都要牢記如下原則：

• 該項(xiàng)目下一階段的具體目標(biāo)
• 任何無法避免的組織變更
• 重新確認(rèn)或修改項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計(jì)劃的必要性

詳細(xì)的時(shí)間安排、成本和資源計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊和預(yù)期的可能收益(業(yè)務(wù)實(shí)例)都需要更新。根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模大小或者復(fù)雜程度，啟動(dòng)會議是告知和組建的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一些關(guān)于項(xiàng)目及項(xiàng)目階段的計(jì)劃、需求與目標(biāo)的一個(gè)有效的方式。這次會議或研討會可能也用于分解工作、計(jì)劃、任務(wù)和項(xiàng)目價(jià)值。

怎么做？

• 組織項(xiàng)目執(zhí)行過程的管理
• 定義下一階段的目標(biāo)和交付物
• 管理過渡階段
• 舉辦和促進(jìn)啟動(dòng)會議

3.根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃控制項(xiàng)目執(zhí)行情況并采取必要的補(bǔ)救措施

控制是以項(xiàng)目目標(biāo)、計(jì)劃和合同為基礎(chǔ)的。 這個(gè)管理過程主要測量實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度和績效，將它與基準(zhǔn)線進(jìn)行對比，來采取必要的補(bǔ)救措施?？刂频膱?zhí)行通常是通過測量結(jié)果和糾正偏差(診斷控制)來檢查預(yù)先設(shè)置的目標(biāo)。

當(dāng)出現(xiàn)較大不確定性時(shí)，可以通過采用項(xiàng)目成員的反饋和建議來調(diào)整過程(交互式控制)以達(dá)到減少不確定性的目的。當(dāng)控制和報(bào)告一般發(fā)生在前階段，且包括對未來適當(dāng)時(shí)間段的預(yù)測。一個(gè)完整的項(xiàng)目控制與服告系統(tǒng)應(yīng)該包括所有的項(xiàng)目目標(biāo)和相應(yīng)的相關(guān)項(xiàng)目階段的成功標(biāo)準(zhǔn)，以及所有利益相關(guān)方的要求。

怎么做？

• 定義績效控制周期
• 描述績效控制適用的手段和方法
• 測量進(jìn)度和績效

4.報(bào)告項(xiàng)目的進(jìn)展情況

報(bào)告應(yīng)提供當(dāng)前或者之前的項(xiàng)目工作狀態(tài)的有關(guān)信息(成本、時(shí)間、資源、風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會、異常情況等)，并且預(yù)測當(dāng)前階段的項(xiàng)目發(fā)展情況，直至項(xiàng)目結(jié)束。

報(bào)告應(yīng)包括團(tuán)隊(duì)成員或組長向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理向利益相關(guān)方(比如委托人和項(xiàng)目委員會)的定期口頭和書面的更新狀態(tài)的信息。根告還應(yīng)包括項(xiàng)目的財(cái)務(wù)審計(jì)和審查。個(gè)人和團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)比較豐富，僅通過異常報(bào)告對于利益相關(guān)方來說可能就足夠了并且能夠接受。

這意味著當(dāng)一些重要的事情需要上報(bào)時(shí)僅需要一份報(bào)告而不是通過對日常狀態(tài)的監(jiān)控或者更新報(bào)告。

怎么做？

• 制定報(bào)告結(jié)構(gòu)(什么、何時(shí)、頻率、方法等)
• 制作進(jìn)度報(bào)告
• 制作預(yù)測報(bào)告
• 制作階段過渡報(bào)告

5.評估、 取得共識并實(shí)施項(xiàng)目的變更

由于意外情況的發(fā)生，項(xiàng)目變更通常是必要的。它可能需要與供應(yīng)商或客戶協(xié)商更改項(xiàng)目說明書或合同條款。變更必須對照業(yè)務(wù)實(shí)例和/或項(xiàng)目章程中的原始目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控。

在項(xiàng)目開始階段，變更管理過程應(yīng)該由所有相關(guān)的利益相關(guān)方同意才能實(shí)施。一個(gè)正式的、積極主動(dòng)的能夠預(yù)測變更需求的變更管理過程相比一個(gè)只能事后反應(yīng)明顯的變更需求的過程更值得采用。更改項(xiàng)目范圍或者交付物說明書要通過一個(gè)正式的、提前準(zhǔn)備的過程。

變更過程包括所有來自必要的變更或是新機(jī)會的識別，并且包括變更決策過程的協(xié)議，變更需求的協(xié)議，以及接受變更及其實(shí)施的決定。這適用于所有類型的變更。

變更管理需要對法律和其他協(xié)定的變化進(jìn)行識別、描述、分類，評估、批準(zhǔn)或拒絕、實(shí)現(xiàn)及驗(yàn)證。變更可以由任何一方提出要求， 且必須采用既被提議的又通過批準(zhǔn)的變更申請，同時(shí)也要正確地傳達(dá)給所有的利益相關(guān)方。

變更管理要將整個(gè)項(xiàng)目的直接和間接的影響及變更背景都考慮在內(nèi)。通過與項(xiàng)目基準(zhǔn)線比較，確定變更對于項(xiàng)目交付成果、結(jié)構(gòu)、時(shí)間進(jìn)度，成本，財(cái)務(wù)計(jì)劃及風(fēng)險(xiǎn)的影響。一旦接受了項(xiàng)目變更，則需要相應(yīng)地調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。

怎么做？

• 建立變更管理的過程
• 制定異常或變更報(bào)告
• 變更范圍結(jié)構(gòu)

6.結(jié)束與評估一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目的某一階段

項(xiàng)目或項(xiàng)目中一個(gè)階段完成之后， 且項(xiàng)目或某一階段的成果成功交付之后， 收尾過程才能進(jìn)行。每一個(gè)項(xiàng)目或子項(xiàng)目的收尾都必須是正式的，主要有對這一 階段工作的評價(jià)和記錄，檢查項(xiàng)目目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)及客戶期望基是否被滿足。在一個(gè)階段的收尾過程中，要審查項(xiàng)目下一階段的提議及任何問題決策的需求都應(yīng)提交給合適的機(jī)構(gòu)來授權(quán)。

在正式合同簽訂時(shí)，應(yīng)考慮的因素包括從項(xiàng)目委托人的責(zé)任轉(zhuǎn)移至項(xiàng)目所有者、擔(dān)保期限的開始時(shí)間及需要開票的最終付款。需要制作工作交接(也被稱作“完工”)文件并且為那些將要使用項(xiàng)目成果的人提供培訓(xùn)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目投資收益，這些都是必要的

評價(jià)項(xiàng)目成果總結(jié)獲得的經(jīng)驗(yàn)，并且將獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)制作成文檔，這樣可以用來改進(jìn)將來的項(xiàng)目。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要分配新的工作，并且應(yīng)該從他們的角色和責(zé)任中釋放出來。

怎么做？

• 組織項(xiàng)目收尾過程
• 組織并促進(jìn)項(xiàng)目收尾研討會
• 促進(jìn)完整的項(xiàng)目評價(jià)
• 準(zhǔn)備一份項(xiàng)目“經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)”報(bào)告