你所在企業(yè)的業(yè)務(wù)組織是否感覺有點(diǎn)組織不當(dāng)？

是不是每個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)都在各自為政，影響整體的效率、生產(chǎn)和工作環(huán)境？

如果的確存在類似問題，那么你需要盡快在組織中實(shí)施經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的項(xiàng)目管理流程和階段，以控制好公司的工作流程。首先，項(xiàng)目管理流程這個(gè)概念及其實(shí)際適應(yīng)性可能聽起來很深?yuàn)W，但通過閱讀本文，你將了解和掌握設(shè)置公司業(yè)務(wù)的項(xiàng)目管理流程和各個(gè)階段所需的全部信息。

項(xiàng)目管理的各個(gè)階段

無論規(guī)模大小，項(xiàng)目中都包含各類不同的活動(dòng)和任務(wù)。從項(xiàng)目起點(diǎn)A達(dá)到項(xiàng)目終點(diǎn)B的過程中，要協(xié)調(diào)和跟蹤無數(shù)事項(xiàng)，才有可能成功執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目。這就是為什么項(xiàng)目要被分解為一個(gè)個(gè)更小、更易操作的部分，即項(xiàng)目各個(gè)階段。項(xiàng)目的各個(gè)階段允許我們將繁重的項(xiàng)目打散然后重組，并充分思考每個(gè)階段的不同任務(wù)進(jìn)而有效推進(jìn)項(xiàng)目。

項(xiàng)目管理分為五個(gè)階段：啟動(dòng)階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)督和控制以及完結(jié)階段。監(jiān)控和報(bào)告工作貫穿了項(xiàng)目管理的所有階段，而這也要求我們充分發(fā)揮項(xiàng)目管理工具的作用。如果沒有項(xiàng)目管理工具，我們可能會(huì)忙于可操作數(shù)據(jù)的采集、進(jìn)度跟蹤和趕截止期限，反而無暇顧及其他更重要的任務(wù)。

項(xiàng)目的五個(gè)階段構(gòu)成了項(xiàng)目管理的生命周期，下面，讓我們進(jìn)一步詳述項(xiàng)目管理的五個(gè)階段。

1. 啟動(dòng)階段

這是所有項(xiàng)目的開始階段。在確定項(xiàng)目價(jià)值的同時(shí)還要確定其可行性。項(xiàng)目被批準(zhǔn)或拒絕前，要有兩個(gè)文件來說服利益相關(guān)方或贊助商啟動(dòng)項(xiàng)目：

• 商業(yè)案例：文件需要論證項(xiàng)目需求的合理性，可以包括投資回報(bào)的相關(guān)分析。
• 可行性研究：文件需要評估項(xiàng)目目標(biāo)，完成的時(shí)間表以及整個(gè)項(xiàng)目的成本?？赡苓€需要注明完成項(xiàng)目所需的資源，以及項(xiàng)目是否具備財(cái)務(wù)或商業(yè)價(jià)值和意義。

2. 規(guī)劃階段

如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，那么下一步就是組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并規(guī)劃項(xiàng)目的管理工作，以確保在既定截止日期前和預(yù)算范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)設(shè)定的項(xiàng)目目標(biāo)。

項(xiàng)目計(jì)劃包括所需的資源、資金和材料等信息，還需要為團(tuán)隊(duì)提供以下方向：

• 范圍：需要提供一份書面的范圍聲明，重申項(xiàng)目需求、最終交付的成果和目標(biāo)。
• 定義：將較大的可交付成果分解為較小的可交付成果，以便于管理。
• 任務(wù)：確定哪些任務(wù)對最終交付的成果來說是必要的，并指出任務(wù)間的關(guān)聯(lián)性。
• 進(jìn)度表：確定任務(wù)的持續(xù)時(shí)間，并設(shè)置完成日期。
• 成本：估算整個(gè)項(xiàng)目的成本并制定預(yù)算表。
• 質(zhì)量：確保整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。
• 組織：說明項(xiàng)目的組織方式，包括進(jìn)展情況報(bào)告。
• 員工：確定項(xiàng)目成員的角色和職責(zé)。
• 溝通：確定信息傳遞方式，以什么頻率傳遞給誰。
• 風(fēng)險(xiǎn)：預(yù)測可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，評估它們對項(xiàng)目的影響并制定應(yīng)對方案或計(jì)劃。
• 采購：確定需要簽訂合同的工作內(nèi)容或材料，確定合同相關(guān)內(nèi)容及供應(yīng)商等信息。

3.執(zhí)行階段

完成項(xiàng)目規(guī)劃后，項(xiàng)目就可以啟動(dòng)了。這意味著我們已經(jīng)乘上了啟動(dòng)的快車，但并不意味著會(huì)一路坦途，這個(gè)階段還需要這些細(xì)節(jié)需要注意：

• 執(zhí)行計(jì)劃：按照既定的項(xiàng)目計(jì)劃，將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員，并使用項(xiàng)目管理工具（如項(xiàng)目儀表板）來管理和監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度。
• 管理：管理項(xiàng)目過程中簽署的各類合同。

4. 監(jiān)督和控制

為了確保項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施，必須對項(xiàng)目各方面進(jìn)行監(jiān)督并進(jìn)行必要的調(diào)整。為此，可按照下列過程操作：

• 報(bào)告：制定衡量項(xiàng)目進(jìn)度的指標(biāo)，并用工具來傳遞進(jìn)度信息。
• 范圍：監(jiān)控范圍并控制需求變更。
• 質(zhì)量：衡量可交付成果的質(zhì)量，確保滿足既定質(zhì)量計(jì)劃。如無法達(dá)到預(yù)期質(zhì)量，則需要評估如何提高質(zhì)量。
• 進(jìn)度表：掌握導(dǎo)致項(xiàng)目延期或停滯情況，并及時(shí)作出調(diào)整確保項(xiàng)目正常運(yùn)行。
• 成本：監(jiān)控費(fèi)用，控制成本變化。
• 風(fēng)險(xiǎn)：注意整個(gè)項(xiàng)目過程中的風(fēng)險(xiǎn)變化并采取應(yīng)對措施。

5. 收尾階段

項(xiàng)目會(huì)在項(xiàng)目目標(biāo)完成后結(jié)束。項(xiàng)目的最后一個(gè)階段就是項(xiàng)目的收尾階段。這又會(huì)涉及另一個(gè)流程：

• 范圍：確保項(xiàng)目的可交付成果已按計(jì)劃完成。
• 管理：完結(jié)所有待完成的合同和管理事項(xiàng)，將文檔歸檔并發(fā)送給相關(guān)各方。

如何在組織中進(jìn)行流程管理？

如果組織中已經(jīng)存在一個(gè)被普遍認(rèn)可的管理方法，且管理人員已經(jīng)具備了這種方法的經(jīng)驗(yàn)和知識，那么項(xiàng)目管理工作的開展就會(huì)順利很多。但如果組織在項(xiàng)目管理時(shí)尚未使用流程和階段，而這確實(shí)于項(xiàng)目執(zhí)行有利，那就應(yīng)該在組織中引入相關(guān)概念，甚至可以聘用專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理。下面是在組織中引入和實(shí)施項(xiàng)目流程管理的基本步驟：

1.新的項(xiàng)目管理流程在高層得到認(rèn)可

成功轉(zhuǎn)型的最佳方式首先要得到組織中高層的認(rèn)可和支持。我們可以口頭宣傳全新的流程，甚至可以組織培訓(xùn)，但如果沒有高層管理者的支持，新流程的應(yīng)用將會(huì)舉步維艱。無論在任何組織，實(shí)行項(xiàng)目流程管理都是一場持久戰(zhàn)，組織規(guī)模越大，所需的時(shí)間就越長。因此，必須得到高層的認(rèn)可并做好長期投入的準(zhǔn)備。

2.研究有代表性的項(xiàng)目類型

獲得組織的支持之后，需要對現(xiàn)有項(xiàng)目類型進(jìn)行分析。你和同事們每天執(zhí)行的都是什么類型的項(xiàng)目？這些項(xiàng)目是長期的還是短期的？項(xiàng)目是否設(shè)置了截止日期？項(xiàng)目交付的產(chǎn)品是供外部還是內(nèi)部使用？

將分類后的項(xiàng)目進(jìn)行分組管理，就能更好的理解一個(gè)成功的項(xiàng)目管理流程的實(shí)施范圍和必要步驟。

3.分析項(xiàng)目的詳細(xì)信息

既然已經(jīng)按類型對項(xiàng)目進(jìn)行分類了，那么接下來就要對每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)分析。

首先要明確每個(gè)項(xiàng)目“成功”的定義是什么，以及項(xiàng)目成功的關(guān)鍵步驟。并與團(tuán)隊(duì)成員討論目前使用的工具和方法。

例如，人力資源部門可能還在使用老舊的桌面軟件進(jìn)行非常結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理，而營銷部門可能已經(jīng)開始使用在線軟件做敏捷管理了。而就算是臨時(shí)性項(xiàng)目的執(zhí)行，通常也有適用的方法。

4.與團(tuán)隊(duì)共同確定需要改進(jìn)的地方

找出當(dāng)前流程的存在的問題及改進(jìn)方法是流程執(zhí)行過程中的關(guān)鍵，在分析問題的過程中，可以讓團(tuán)隊(duì)成員意識到當(dāng)前體系中的漏洞，并且可以通過適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理流程和階段來改進(jìn)?？梢赃M(jìn)行公開討論并鼓勵(lì)大家表達(dá)真實(shí)的看法。只有深刻的自省，才有可能理解為什么需要對項(xiàng)目流程進(jìn)行管理。

5.使用工具進(jìn)行項(xiàng)目管理流程

完成了項(xiàng)目管理引進(jìn)、研究和溝通等相關(guān)工作之后，就可以按照前文所述的各個(gè)項(xiàng)目階段和流程來實(shí)際執(zhí)行項(xiàng)目管理過程了。

如果您的團(tuán)隊(duì)涉及一系列具備不同指標(biāo)的項(xiàng)目類型，那么在線項(xiàng)目管理軟件將是最佳的解決方案。因?yàn)樗墓δ芨鼜?qiáng)大，并能夠提供更多的功能。借助在線項(xiàng)目管理軟件，團(tuán)隊(duì)可以制定項(xiàng)目計(jì)劃、共享文檔并在不同的項(xiàng)目階段進(jìn)行協(xié)作。擁有一個(gè)有效、有趣的項(xiàng)目管理軟件可以讓企業(yè)項(xiàng)目管理在轉(zhuǎn)型的過程中變得更順暢、更愉快。

作者：William Malsam

翻譯整理：Worktile

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