為完成協(xié)同辦公改造，實現(xiàn)關(guān)鍵技術(shù)自主可控和安全可靠，日前，昆山農(nóng)商銀行發(fā)起建設(shè)協(xié)同辦公平臺，將協(xié)同辦公系統(tǒng)中的關(guān)鍵組件和服務(wù)器進(jìn)行國產(chǎn)化替代，降低對國外技術(shù)的依賴，提高自身的安全可控性。
該行建設(shè)的協(xié)同辦公平臺項目以原有的辦公自動化系統(tǒng)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，進(jìn)行整體功能遷移，建立總行統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，強(qiáng)化總行管控職能，貫通總行與各支行的辦公業(yè)務(wù)。通過規(guī)范辦公業(yè)務(wù)流程，該行實現(xiàn)了高效的業(yè)務(wù)協(xié)同，有效地推進(jìn)工作監(jiān)督和落實，上下聯(lián)動、整體協(xié)同，從而提升整體管理能力。
該項目設(shè)置統(tǒng)一組織用戶管理模塊，實現(xiàn)多層次組織架構(gòu)、全員管理，實現(xiàn)用戶真正意義上的“One ID”和身份認(rèn)證統(tǒng)一管控。根據(jù)辦公人員身份，將信息門戶分為公司門戶、領(lǐng)導(dǎo)門戶、個人門戶，進(jìn)行個性化展示，提升用戶體驗及辦公效率。
目前，該行已建設(shè)公文管理、流程審批、督辦管理、會議管理等多個辦公輔助模塊，支持全行內(nèi)部所有行政辦公、事務(wù)審批、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的流程化管理。該行通過加強(qiáng)流程管理，實現(xiàn)收文、發(fā)文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，對文件、信息處理情況提供實時監(jiān)控機(jī)制，保證流程安全。對重點會議，該行將會議資源進(jìn)行統(tǒng)一管控，對會前準(zhǔn)備、會中執(zhí)行、會后落實進(jìn)行全周期管理。同時，該行建立內(nèi)部重點工作的執(zhí)行跟蹤體系，對不同類型的重點工作進(jìn)行立項、分解、執(zhí)行、反饋、跟蹤監(jiān)控。
該行通過協(xié)同辦公系統(tǒng)建立便捷的內(nèi)部溝通體系，包括與協(xié)同辦公平臺緊密聯(lián)系的電子郵件系統(tǒng)、辦公平臺短信、在線交流等溝通系統(tǒng)，使內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。通過知識協(xié)作平臺，形成全行統(tǒng)一的知識庫，有效管理各類文檔資料，建立以崗位、培訓(xùn)為中心的知識地圖。同時，員工通過平臺借用手機(jī)實現(xiàn)待辦工作處理、發(fā)起流程、審批流程、跟蹤已辦流程等，實時查看公司新聞、日程，實現(xiàn)隨時隨地辦公的“多應(yīng)用生態(tài)圈”。
丁海濤 許歡
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