科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。
科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列。科技檔案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進(jìn)行基本編目，然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。
整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨立完成。
1.組卷
（1）科研檔案的組卷
按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段。
（2）項目檔案的組卷
- 項目前期文件、項目管理文件：按照事由結(jié)合時間順序組卷。
- 招標(biāo)投標(biāo)、合同文件：按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。
- 勘察、設(shè)計文件：按階段、專業(yè)組卷。
- 施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。
- 竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。
- 原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。
- 信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。
- 設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺/套組卷。
- 監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。
- 科研項目文件：按科研項目（課題）組卷。
- 竣工驗收文件：按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。
（3）設(shè)備檔案
按設(shè)備的臺（套）為單位組卷，一臺（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。
2.案卷排列
科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點進(jìn)行排列。
（1）科研檔案的排列
按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。
（2）項目檔案的排列
- 項目前期文件、項目管理文件：結(jié)合主題、事由按時間順序排列。
- 施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收的順序排列。
- 信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計、實施、測試、運行、驗收的順序排列。
- 設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修的順序排列。
- 監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。
（3）設(shè)備檔案的排列
按照購置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。
3.卷內(nèi)文件排列
科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。
（1）圖樣文件排列：
形成時編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。
形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序為：總體布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。
總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。
（2）文字文件排列：
按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時間排列，按照科技文件的形成時間或者內(nèi)容所反映的時間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對反映同意問題的來問和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。
（3）圖文混合文件的排列：
案卷內(nèi)的文字文件對整個對象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進(jìn)行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。
4.裝訂
（1）去除易氧化的金屬裝訂用品。
（2）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。
（3）對于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱
（4）成冊的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。
（5）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號章。
（6）一般采用三孔一線的方式裝訂。
5、編寫卷內(nèi)文件頁碼
（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。
（2）統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。
（3）印刷成冊的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復(fù)編碼。
（4）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
6.編制卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
（1）序號：使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。
（2）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、醒目代號。
（3）責(zé)任者：填寫文件形成者或第一責(zé)任者。
（4）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。
（5）日期：填寫文件或圖紙的形成時間，要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。
（6）頁號（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。
（7）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。
7.填寫案卷封面和脊背
（1）檔號：由全宗號、分類號（項目代號或者目錄號）、案卷號組成：
全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號。
分類號：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定。
項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或者代號確定。
目錄號：目錄編號。
案卷號：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。
（2）案卷題名：
簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或者代號，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。
（3）立卷單位：
填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。
（4）起止日期：
填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。
（5）密級：
填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。
（6）保管期限：
填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。
8.填寫卷內(nèi)備考表
（1）互見號：
填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號，并在括號內(nèi)注明其載體類型。
（2）說明：
標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
（3）立卷人：
由立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。
（4）立卷日期：
填寫完成立卷的時間。
（5）檢查人：
由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負(fù)責(zé)人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。
（6）檢查日期：
填寫案卷質(zhì)量審核的時間。
9.編制案卷目錄
案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級類目分別編制，即科研、項目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。
案卷目錄上的檔號、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。
10.入庫上架
按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進(jìn)行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個項目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。
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