很多朋友都學(xué)過項(xiàng)目管理知識(shí)，但是在項(xiàng)目實(shí)踐中卻難以達(dá)到期望的效果。因?yàn)轫?xiàng)目上的情況和理論知識(shí)存在偏差，在執(zhí)行中更加考驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的靈活性，只有結(jié)合實(shí)際場(chǎng)景及時(shí)做出調(diào)整才有可能完成任務(wù)。

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。本文以實(shí)際項(xiàng)目為例，根據(jù)項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、收尾的4個(gè)階段分別拆解。作為項(xiàng)目的參與者（非項(xiàng)目經(jīng)理），復(fù)盤實(shí)施過程中的有哪些亮點(diǎn)、槽點(diǎn)、及對(duì)應(yīng)解決措施是什么。希望能夠在項(xiàng)目管理方面對(duì)大家有所幫助。

01

項(xiàng)目啟動(dòng)

先介紹下項(xiàng)目概況。公司和X省郵政的郵區(qū)中心局合作，承接了該省一級(jí)郵件分撥中心的快遞包裹運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)，即組織人員對(duì)各郵路的快遞進(jìn)行分揀和裝卸任務(wù)。

為了降低運(yùn)營(yíng)中的人力成本支出，以及提高運(yùn)營(yíng)管理的作業(yè)效率和質(zhì)量，公司成立了以“郵件運(yùn)營(yíng)管理業(yè)務(wù)升級(jí)”為目的的產(chǎn)品項(xiàng)目組。

雖然是公司內(nèi)部的信息化系統(tǒng)建設(shè)，但涉及了全新業(yè)務(wù)，同時(shí)橫跨多個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目整體相對(duì)復(fù)雜。

小亮點(diǎn)：明確的項(xiàng)目目標(biāo)和需求范圍

解決問題的第一步是要澄清問題。所以在啟動(dòng)階段的首先要明確項(xiàng)目要做成什么樣？代表了領(lǐng)導(dǎo)在當(dāng)前業(yè)務(wù)狀態(tài)下對(duì)項(xiàng)目（產(chǎn)品）的訴求。在充分了解項(xiàng)目需求、項(xiàng)目目標(biāo)以及項(xiàng)目范圍后才能進(jìn)入計(jì)劃階段。

公司是首次負(fù)責(zé)郵件運(yùn)營(yíng)型業(yè)務(wù)，所以針對(duì)運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景下的各類業(yè)務(wù)流程及管理辦法都處在不斷探索和調(diào)整中。因此項(xiàng)目經(jīng)理和產(chǎn)品經(jīng)理在前期除了研究業(yè)務(wù)資料，還參與業(yè)務(wù)運(yùn)行邏輯討論，以及對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和一線人員進(jìn)行多輪調(diào)研。充分了解了業(yè)務(wù)場(chǎng)景、業(yè)務(wù)痛點(diǎn)、項(xiàng)目訴求。

發(fā)現(xiàn)包含但不限于以下痛點(diǎn)：

1）數(shù)據(jù)獲取分散：現(xiàn)場(chǎng)通過紙質(zhì)單據(jù)、微信、郵件等多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)的交流，下游人員不能及時(shí)獲取。

2）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)繁瑣：用工需求等業(yè)務(wù)通過紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，需要員工在現(xiàn)場(chǎng)找各領(lǐng)導(dǎo)審批，造成長(zhǎng)時(shí)間等待，影響業(yè)務(wù)進(jìn)程。

3）數(shù)據(jù)無法沉淀：由于數(shù)據(jù)分散且多形式存儲(chǔ)的特點(diǎn)，無法有效沉淀業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)，不利于成本優(yōu)化等分析。

最終通過產(chǎn)品規(guī)劃，擬定1階段任務(wù)為：對(duì)運(yùn)營(yíng)管理中的現(xiàn)場(chǎng)人員用工（長(zhǎng)期工、臨時(shí)工）相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行信息化改造，并通過系統(tǒng)優(yōu)化部分業(yè)務(wù)流程。目的在于提高信息流轉(zhuǎn)效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)滿足管理者對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程及結(jié)果的監(jiān)管訴求。

在多次需求澄清會(huì)議后，由產(chǎn)品人員輸出《人資系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求規(guī)格說明書》并由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，確保雙方在需求方面達(dá)成共識(shí)。

吐槽點(diǎn)：較為薄弱的團(tuán)隊(duì)管控力度

關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建這件事……公司先后指派了2個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)。先由A部門的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)，包含項(xiàng)目經(jīng)理1人、產(chǎn)品經(jīng)理2人、研發(fā)測(cè)試6人。

因?yàn)锳團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目結(jié)果達(dá)不到預(yù)期，后改由B部門的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)，同時(shí)因?yàn)闀r(shí)間緊任務(wù)重，B部門研發(fā)資源不足，借調(diào)了A部門的部分人員。最終項(xiàng)目組包含項(xiàng)目經(jīng)理1人、產(chǎn)品經(jīng)理2人（含借調(diào)1人）、研發(fā)測(cè)試6人（含借調(diào)3人）。

我們就是B部門的項(xiàng)目組?？梢钥吹巾?xiàng)目組成員構(gòu)成相對(duì)復(fù)雜，不僅是跨部門協(xié)作，更是涉及前團(tuán)隊(duì)人員。更加考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)的管理能力。

雖然做了部分預(yù)案和措施，執(zhí)行中依然出現(xiàn)了各種問題，比如：

1）團(tuán)隊(duì)協(xié)作的習(xí)慣沖突：

不同團(tuán)隊(duì)的工作習(xí)慣不一樣，組建新團(tuán)隊(duì)后各兩方人員沒有較好的磨合，導(dǎo)致交付物輸出進(jìn)度和質(zhì)量受到影響。比如：多人擁有代碼部署權(quán)限，導(dǎo)致線上系統(tǒng)代碼沖突，出現(xiàn)bug等情況。

2）人員狀態(tài)的管控薄弱：

團(tuán)隊(duì)成員分別在兩地辦公，部分在業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)，部分在總部。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)人員請(qǐng)假or在崗狀態(tài)沒有第一時(shí)間掌控，造成進(jìn)度延期。

3）團(tuán)隊(duì)氛圍持續(xù)性低迷：

A項(xiàng)目組成員經(jīng)過數(shù)月高強(qiáng)度工作，成果卻不被認(rèn)可，又安排進(jìn)入接手團(tuán)隊(duì)中。誠(chéng)然更熟悉業(yè)務(wù)和代碼，但也有疲憊和抵觸心理。

改進(jìn)點(diǎn)：管理制度的建立、維護(hù)和更新

對(duì)上述問題需要通過多個(gè)維度來解決。無規(guī)矩不成方圓，讓隨意松散的行為受到約束是提升團(tuán)隊(duì)管控粒度效率和質(zhì)量的前提條件。比如從項(xiàng)目管理制度的建立、維護(hù)、更新3方面著手。

1）建立管理制度：

在工作鏈條上交集的團(tuán)隊(duì)成員提前約定好交付規(guī)范和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，避免后續(xù)因?yàn)榱?xí)慣問題引發(fā)的沖突。確保所有人員遵循同一套流程規(guī)范。比如：需求管理流程，版本發(fā)布流程，內(nèi)外溝通機(jī)制……

2）維護(hù)管理制度：

制度的執(zhí)行不能只依靠一份文件，需要不斷的宣貫。相應(yīng)負(fù)責(zé)人需要及時(shí)識(shí)別偏離制度的行為并予以修正。

比如：溝通流程中的日會(huì)制度，目的在于持續(xù)的進(jìn)度和問題反饋，主持人要注意把控內(nèi)容，不要讓會(huì)議變成走形式的流水賬。

3）更新管理制度：

制度并不是一成不變的，會(huì)根據(jù)當(dāng)下的特殊性進(jìn)行制度的更新。比如：需求管理機(jī)制的更新。

最開始產(chǎn)品從0到1時(shí)是整個(gè)產(chǎn)品的方案輸出，評(píng)審后只需要發(fā)布原型并告知開發(fā)測(cè)試即可。隨著產(chǎn)品迭代，需求更加零散，新流程則需要將方案發(fā)布到禪道（項(xiàng)目協(xié)作工具）并在需求池中標(biāo)注編號(hào)。

02

制定計(jì)劃

在確定了項(xiàng)目目標(biāo)、需求范圍、可調(diào)用的資源等情況后，項(xiàng)目就過渡到了制定計(jì)劃階段。計(jì)劃就是要把抽象的需求轉(zhuǎn)換成可執(zhí)行的具體事項(xiàng)。因此，本階段任務(wù)圍繞具體事項(xiàng)展開，包含任務(wù)分解、進(jìn)度規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制等內(nèi)容。

不要認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目對(duì)進(jìn)度的管控會(huì)有所松弛。事實(shí)上項(xiàng)目用時(shí)每多一天，企業(yè)就需要支付數(shù)千元的成本，所以更加關(guān)注產(chǎn)品的快速價(jià)值變現(xiàn)。

小亮點(diǎn)：細(xì)致的任務(wù)分解和進(jìn)度規(guī)劃

任務(wù)的細(xì)化是多維度全面的細(xì)化，包含但不限于：與上一團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目交接、本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建、產(chǎn)品任務(wù)細(xì)化、研發(fā)及部署任務(wù)細(xì)化等內(nèi)容。同時(shí)充分考慮項(xiàng)目受到的約束條件，比如截止日期、可調(diào)用資源等要素，對(duì)任務(wù)做出合理的進(jìn)度規(guī)劃。

在產(chǎn)品細(xì)化方面，秉持著先滿足主流程，后滿足分支流程的原則。決定先處理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊和業(yè)務(wù)主流程，對(duì)結(jié)果數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等需求降低了優(yōu)先級(jí)，后延至下一階段處理。

考慮到業(yè)務(wù)處于不穩(wěn)定的階段，先處理相對(duì)固定的業(yè)務(wù)形態(tài)對(duì)應(yīng)的需求，避免出現(xiàn)產(chǎn)品上線后不久就面臨大范圍修改的情況。

基于以上，對(duì)本階段的產(chǎn)品功能模塊進(jìn)行了細(xì)顆粒度的拆解。拆解內(nèi)容如下（已簡(jiǎn)化處理）：

1）系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置：組織管理、部門管理、角色管理、用戶管理等。

2）業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置：臨時(shí)工管理、長(zhǎng)期工管理、黑名單管理、渠道商管理、長(zhǎng)期工排班設(shè)置、長(zhǎng)期工考勤設(shè)置等。

3）業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)管理：用工需求管理、渠道人數(shù)分配、臨時(shí)工考勤、臨時(shí)工工資、長(zhǎng)期工考勤等。

吐槽點(diǎn)：淡薄的風(fēng)控意識(shí)和清單

雖然對(duì)常見的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)做了預(yù)案，比如項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度規(guī)劃、需求管理機(jī)制、溝通管理機(jī)制……但是從最終結(jié)果來看依然偏離了預(yù)期——產(chǎn)品發(fā)布延期。

導(dǎo)致延期的原因有很多，其中一個(gè)重要原因是風(fēng)控反饋行為遲鈍。事實(shí)上每個(gè)項(xiàng)目在執(zhí)行時(shí)都會(huì)出現(xiàn)風(fēng)控問題，重點(diǎn)在于及時(shí)識(shí)別和處理。

什么是風(fēng)控反饋行為遲鈍呢？對(duì)風(fēng)險(xiǎn)清單內(nèi)的問題處理不夠及時(shí)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)清單外的問題識(shí)別不夠及時(shí)。最終導(dǎo)致問題的擴(kuò)大，由小問題變成大問題。在本次項(xiàng)目中多次出現(xiàn)風(fēng)控問題，因?yàn)槲茨芗皶r(shí)處理導(dǎo)致影響范圍擴(kuò)散。如下：

1）研發(fā)外包采購無結(jié)果：

項(xiàng)目組的部分研發(fā)人員是通過其他部門借調(diào)加入的，但借調(diào)只是一時(shí)之計(jì)，所以項(xiàng)目之初就制定了招募研發(fā)外包人員的采購計(jì)劃。截至一階段項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，依然沒有人員入職。研發(fā)資源不足也是導(dǎo)致發(fā)布延期的誘因之一。

2）溝通機(jī)制執(zhí)行不規(guī)范：

為防止項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)職責(zé)不清或溝通不暢，擬定了《項(xiàng)目階段事項(xiàng)細(xì)化及干系人表》。但是項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議上沒有進(jìn)行持續(xù)的宣貫和強(qiáng)調(diào)，致使產(chǎn)品研發(fā)等部分環(huán)節(jié)中需要咨詢和告知的對(duì)象沒有溝通到位。

改進(jìn)點(diǎn)：風(fēng)險(xiǎn)清單增補(bǔ)機(jī)制

風(fēng)險(xiǎn)的存在不以主觀意識(shí)而轉(zhuǎn)移。風(fēng)險(xiǎn)管控的重點(diǎn)就是對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)、識(shí)別、定級(jí)、應(yīng)對(duì)。事實(shí)上，在項(xiàng)目計(jì)劃階段已提供了風(fēng)控清單，依然出現(xiàn)問題！原因是清單外的問題識(shí)別不及時(shí)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)不及時(shí)?？梢酝ㄟ^以下舉措避免來規(guī)避問題。

1）補(bǔ)充風(fēng)險(xiǎn)清單內(nèi)容：

風(fēng)險(xiǎn)清單是有序管控風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)，一方面需要完善風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)內(nèi)容，一方面要健全風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)字段。

– 完善清單內(nèi)容：通過過往項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)清單篩選出符合本項(xiàng)目情況的內(nèi)容進(jìn)行繼承。同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目情況進(jìn)行新增。比如：采購?fù)獍邪l(fā)人員的事項(xiàng)，在之前項(xiàng)目中沒有遇到，所以在本次梳理清單時(shí)應(yīng)予以補(bǔ)充。

– 精簡(jiǎn)清單字段：風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)要精準(zhǔn)，降低上報(bào)難度。字段包含但不限于以下：編號(hào)、風(fēng)險(xiǎn)類型、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、上報(bào)人、上報(bào)日期、應(yīng)對(duì)措施、應(yīng)對(duì)責(zé)任人、預(yù)計(jì)解決時(shí)間、狀態(tài)、備注。

2）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制調(diào)整：

在原有的機(jī)制中更多的是對(duì)已知的風(fēng)險(xiǎn)清單內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，并且風(fēng)險(xiǎn)清單的巡查不及時(shí)，無法將問題遏制在萌芽階段。應(yīng)從3方面解決：

– 每日巡查清單：在每日的項(xiàng)目例會(huì)后，根據(jù)反饋的情況對(duì)照風(fēng)險(xiǎn)清單進(jìn)行巡查，及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。

– 風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目增補(bǔ)：項(xiàng)目執(zhí)行中，出現(xiàn)的任何異常情況或代辦事項(xiàng)，酌情轉(zhuǎn)為潛在的風(fēng)險(xiǎn)清單內(nèi)容。

– 問題持續(xù)追蹤：很多問題已經(jīng)發(fā)現(xiàn)并反饋了，但最終依然不了了之，直至問題爆發(fā)。所以對(duì)已發(fā)生的問題要標(biāo)記跟進(jìn)人和反饋時(shí)間，做好持續(xù)跟進(jìn)和預(yù)警。

以上項(xiàng)目管理中啟用和計(jì)劃環(huán)節(jié)的復(fù)盤，下一篇繼續(xù)復(fù)盤執(zhí)行和收尾環(huán)節(jié)。敬請(qǐng)關(guān)注。