對于參與項目管理或基于項目的工作的團(tuán)隊來說，溝通管理是一個經(jīng)常被忽視但卻是成功的關(guān)鍵部分；如果管理不當(dāng)，可能會徹底破壞項目。許多項目涉及相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，這意味著團(tuán)隊成員必須共同努力和溝通才能完成工作。
有效的項目溝通管理的重要性
沒有有效的溝通計劃，項目肯定會面臨復(fù)雜化。事實(shí)上，近 30% 的員工認(rèn)為溝通不暢是他們無法按時完成工作的原因。
糟糕的項目溝通管理通常會導(dǎo)致人們對項目狀態(tài)以及誰在做什么感到困惑，影響客戶對團(tuán)隊完成項目能力的信心。 當(dāng)項目雜亂無章時，團(tuán)隊成員很難感覺到其重要性和富有成效。
如何實(shí)施項目溝通流程
項目溝通管理是一系列流程，有助于確保消息在項目的每個階段被正確的各方正確分發(fā)、接收和理解。
創(chuàng)建了可靠的項目溝通計劃后，就該將計劃轉(zhuǎn)化為行動。以下五個步驟，可幫助實(shí)施新的項目溝通管理流程。
1. 定義你的受眾
溝通是一種平衡行為，過多的溝通與溝通不足同樣有害。在發(fā)送消息之前，請考慮誰實(shí)際上需要接收該消息，避免收件人負(fù)擔(dān)過重。
作為溝通計劃的一部分， 創(chuàng)建列表在此步驟中證明是有用的，它將防止遺忘或遺漏任何人，并幫助回憶收件人的溝通偏好。
2. 概述溝通目標(biāo)并選擇合適的渠道
在發(fā)送消息、電子郵件或電話之前，考慮溝通的目標(biāo)至關(guān)重要。有些渠道不太適合某些目標(biāo)。
例如，如果目標(biāo)是獲得客戶對某項費(fèi)用的批準(zhǔn)，你需要考慮哪些渠道最能促使客戶做出回應(yīng)（例如微信消息或電話溝通），并相應(yīng)地調(diào)整策略。
3. 確定信息
消息內(nèi)容顯然會根據(jù)具體情況而有所不同，具體取決于接收人以及發(fā)送消息的時間。但總的來說，要定期項目更新中包含有關(guān)項目進(jìn)度、財務(wù)、范圍、風(fēng)險和障礙的詳細(xì)信息。
4.設(shè)定時間表
作為項目經(jīng)理，一致性是溝通的一個重要部分。嘗試在初始計劃中創(chuàng)建溝通時間表，確保滿足團(tuán)隊的期望，并讓每個人隨時了解時間表的變化。
監(jiān)控項目溝通
當(dāng)溝通管理計劃開始實(shí)施，評估流程以確保其有效非常重要。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控使你能夠根據(jù)需要迭代流程。
監(jiān)控應(yīng)包括檢查通信是否按計劃發(fā)送、是否被適當(dāng)?shù)氖鼙娊邮找约敖邮照呤欠袂宄乩斫饬讼?。在計劃中添加有關(guān)預(yù)期監(jiān)控方法和頻率的詳細(xì)信息對項目經(jīng)理很有幫助。
此外，尋求利益相關(guān)者和團(tuán)隊成員對整個流程的反饋，是確保溝通計劃對每個參與者都有效的最佳方法之一。
8Manage PM這樣的項目管理軟件解決方案在監(jiān)控過程中也是一個非常有用的工具。該軟件涵蓋計劃溝通、管理溝通、監(jiān)控溝通的流程以及項目的上報流程，并提供了一種集中的方式來管理關(guān)鍵信息，例如預(yù)算、發(fā)票、跟蹤時間和任務(wù)等希望在項目中包含更新的所有內(nèi)容。
使用8Manage PM進(jìn)行項目溝通管理
項目經(jīng)理每天要做的工作很多，一款能夠幫助減輕負(fù)擔(dān)的一體化項目管理工具將非常有價值。8Manage PM是直觀的端到端管理工具，可幫助你和團(tuán)隊跟蹤項目生命周期的每個階段，以確保項目成功。
想了解團(tuán)隊的進(jìn)展情況，又不想打擾隊友詢問？8Manage PM的計劃功能可以準(zhǔn)確地顯示每位員工當(dāng)天要完成的任務(wù)，還能看到他們?yōu)橥瓿擅宽椚蝿?wù)所花費(fèi)的時間。
想輕松回答客戶關(guān)于項目進(jìn)度的問題嗎？8Manage PM的報告功能可提供詳細(xì)報告，讓你深入了解員工的工作效率、工時使用和利潤率。
在管理溝通方面，8Manage PM項目管理軟件提供了以下自動化的工作流程：
● 收集和分析計劃和交付的活動/可交付成果/里程碑
● 為臨近和錯過的最后期限創(chuàng)建消息提醒
● 向合適的干系人傳輸或分發(fā)溝通消息
● 根據(jù) WBS 結(jié)構(gòu)存儲與活動相關(guān)的溝通報告、文件或文檔
● 允許檢索任何經(jīng)過存儲的溝通
總結(jié)
對于從事復(fù)雜項目的團(tuán)隊來說，有效溝通是出了名的困難。保持項目溝通有序的最佳方法是制定詳細(xì)的計劃，并利用項目管理軟件將所有項目信息集中到一個地方。
有了適當(dāng)?shù)捻椖繙贤ǎ椖繄F(tuán)隊就能更輕松地在截止日期前完成任務(wù)，及時向客戶通報最新情況，并交付高質(zhì)量的成果
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