成功的項目經(jīng)理有很多職責(zé)——召開會議、計劃和日程安排、管理資源和預(yù)算以及分析報告等等。 在忙碌的一天，工作量會變得相當(dāng)大。 為了自動化耗時的任務(wù)并運行龐大的專業(yè)團隊，管理人員需要優(yōu)秀的項目管理軟件解決方案。
以8MSaaS PM為例，優(yōu)秀的項目管理軟件功能包括：
◇項目計劃和調(diào)度
◇團隊協(xié)作
◇文檔
◇報告
◇資源管理
◇項目預(yù)算
◇計時計費和自動開票
1、項目規(guī)劃和調(diào)度
8MSaaS PM的計劃功能是一個很好的團隊協(xié)作工具，它概述了你所有計劃的項目任務(wù)，并使安排新活動非常容易。時間段視圖概述了為每個團隊成員預(yù)訂了多少小時和任務(wù)，顯示了計劃外的時間段。
你將深入了解在項目的下一步中分配新任務(wù)的人?？焖俑庞[每個人的任務(wù)和計劃外時間有助于設(shè)定切合實際的截止日期，并避免超額預(yù)訂人員。每當(dāng)需要優(yōu)先處理緊急任務(wù)時，你可以將其他任務(wù)提前并為這些高優(yōu)先級任務(wù)騰出空間。
2、團隊協(xié)作
一個大型項目團隊可能由數(shù)十或數(shù)百人組成，每個人都從事特定的任務(wù)并擁有不同領(lǐng)域的專業(yè)知識。通常，項目團隊成員需要訪問彼此的工作以補充自己的工作。 這意味著通過多種渠道建立有組織的快速溝通非常重要。
○信息共享
8MSaaS PM項目管理軟件包括信息共享、共享日歷和聯(lián)系人列表的功能。 每個團隊成員都可以將信息輸入系統(tǒng)，其他人可以隨時隨地快速訪問。
8MSaaS還允許將文件添加到項目以進行快速共享。選擇你的項目軟件時，請檢查它們是否提供免費存儲空間來上傳你的文件和數(shù)據(jù)。
○團隊溝通
8MSaaS PM在項目管理工具中構(gòu)建了一個聯(lián)絡(luò)人應(yīng)用程序。你可以隨時使用系統(tǒng)進行輕松快速的團隊溝通。
○團隊儀表板
8MSaaS PM解決方案可使每個人都能創(chuàng)建團隊儀表板。你可以向儀表板添加圖形、圖表、可視化指標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo) （KPI）。
團隊儀表板可以作為項目 KPI 報告，是在會議期間使用的完美工具，向每個人展示你跟蹤的指標(biāo)，并將實際的實時結(jié)果與計劃的時間表進行比較。
查看 KPI 可以快速了解團隊是否正在實現(xiàn)目標(biāo)，從而做出更明智的決策。 此外，你可以與團隊成員共享圖表，以便每個人都可以表達他們對如何提高項目績效的想法。
○共享客戶數(shù)據(jù)
如果你在代理機構(gòu)工作，那么存儲和管理你的客戶數(shù)據(jù)非常重要。優(yōu)秀的項目管理工具8MSaaS PM可幫助你做到這一點，并讓你創(chuàng)建可以與其他團隊成員共享的客戶卡。
例如，輸入客戶的聯(lián)系信息并將項目和發(fā)票鏈接到客戶資料。之后，你可以按不同類別快速管理和組織你的客戶，例如發(fā)票到期的公司、等待你的產(chǎn)品的人，甚至是值得信賴的合作伙伴。
3、文檔
還在用 Excel 電子表格管理所有項目數(shù)據(jù)嗎？ 你知道高達 88% 的電子表格包含錯誤嗎？你需要項目管理工具替代Excel 的所有業(yè)務(wù)流程。
○可在一處訪問所有數(shù)據(jù)
在一個地方訪問所有項目信息不是很好嗎？ 包括計劃和完成的任務(wù)、過去和即將發(fā)生的日歷事件、客戶數(shù)據(jù)、項目資源、費用和發(fā)送給客戶的賬單。
○快速訪問你的數(shù)據(jù)
將所有數(shù)據(jù)收集到一個全面的8MSaaS PM工具意味著你可以輕松地與你的團隊共享它。只需通過幾次點擊即可訪問，無需在多個電子表格之間切換來查找數(shù)據(jù)位。
在一個地方收集信息的另一個未被充分利用的好處是你將獲得詳細的報告。
4、報告
要成功管理你的項目，你需要了解需要快速解決的缺點和問題。 要全面了解你的項目進度，你至少需要兩個功能——富有洞察力的報告和 KPI 儀表板。
○可定制的報告
優(yōu)秀的項目管理軟件包括報告工具，這些工具可以收集以前插入的項目數(shù)據(jù)，并支持創(chuàng)建可定制的報告。
例如，你可以獲得有關(guān)項目預(yù)算、費用、已完成任務(wù)和團隊成員績效的報告。由于你已經(jīng)為 PM 工具收集了大量數(shù)據(jù)集，因此你可以隨時創(chuàng)建新報告，并選擇你想要包含在圖形或圖表中的參數(shù)和信息類別。
報告使你能夠快速了解項目的進展情況，你還會注意到表現(xiàn)最佳的項目團隊。 如果圖表上列出了負面趨勢，你可以立即采取行動。
如果你知道問題的根本原因，則更容易解決問題。 你可以通過比較多個報告并與你的團隊成員討論來確定問題。
○項目 KPI 儀表盤
跟蹤項目績效的最快方法是創(chuàng)建一個項目儀表板，該儀表板可實時自動更新信息。包括重要指標(biāo)，如計劃和實際項目價值、進度差異和已完成任務(wù)的百分比。
為多個目的創(chuàng)建多個 KPI 報告：
——共享團隊儀表板
——財務(wù)KPI報告
——項目績效儀表盤
——項目經(jīng)理儀表板
——項目管理報告
5、資源管理
這不僅僅是需要管理你的團隊的時間，你可能需要一個工具來跟蹤其他項目資源：例如，會議室和項目過程中使用的材料。
○安排你的項目資源
一個出色的項目管理工具，比如8MSaaS PM，包括資源管理功能，概述所有計劃和計劃的資源并計算它們的使用成本。這有助于避免過度分配和因缺乏資源而可能發(fā)生的沖突。
當(dāng)資源被過度使用時，你會立即注意到，并可以決定是限制其使用還是為其開發(fā)制定新的指導(dǎo)方針。
作為項目經(jīng)理，你可以管理資源并將其分配給特定任務(wù)，并確保每個人都有資源和工具來完成他們的任務(wù)。
6、項目預(yù)算
項目越大，需要記錄和管理的費用就越多。對于有效的費用管理，Excel電子表格不是一個好選擇。
○預(yù)算報告
你將需要一個項目管理工具來跟蹤你的費用并提供快速而清晰的預(yù)算績效報告。
8MSaaS PM的項目預(yù)算功能可為你提供有關(guān)項目費用、支出和總額的每周和每月報告。你還會注意到你的項目何時超出預(yù)算，也可以輕松導(dǎo)出你需要的所有數(shù)據(jù)。
○項目預(yù)算儀表板
在8MSaaS PM創(chuàng)建財務(wù)報告儀表板并添加多個 KPI，可以反映你的項目進度。
將圖形和圖表添加到你的儀表板以獲取有關(guān)你的項目的實時更新。要與團隊成員共享儀表板或預(yù)算報告，請設(shè)置訪問權(quán)限，確保合適的人員接收數(shù)據(jù)。
7、計時計費和自動開票
在代理機構(gòu)工作并與多個客戶打交道時，你還需要該軟件來啟用時間計費和發(fā)票。你需要跟蹤在任務(wù)上花費的時間，向用戶添加小時費率并根據(jù)完成的工作編制發(fā)票。
○時間跟蹤
使用時間跟蹤軟件記錄在任務(wù)上花費的時間，并使用數(shù)據(jù)來自動化你的發(fā)票流程。
你可以找到帶有集成時間跟蹤工具的8MSaaS PM，以記錄你的工作并將其鏈接到客戶資料和項目。
○自動開票
雖然開具發(fā)票可能會占用你最好的時間，但有一種方法可以通過單擊幾下來編譯和轉(zhuǎn)發(fā)帳單。 你可以使用預(yù)先設(shè)計的 PDF 模板和自動為你發(fā)送發(fā)票的軟件來實現(xiàn)。8MSaaS PM可以為到期發(fā)票設(shè)置電子郵件提醒，并進一步減輕你的工作量。
使用具有計時計費功能的項目管理軟件每周最多可以節(jié)省 10 小時的項目經(jīng)理時間。 嘗試發(fā)票自動化以確定它節(jié)省了多少時間。
總結(jié)
以上就是成功運行項目團隊需要的不可替代的項目管理軟件功能。
你是在尋找滿足你所有需求的單一工具，還是愿意為不同的活動使用多種工具？通常，一體化的項目管理工具具有更好的報告能力，并使你能夠在一個地方訪問所有項目數(shù)據(jù)。
作為新一代項目管理工具，全面的8MSaaS PM軟件是一個動態(tài)的業(yè)務(wù)管理、項目計劃、執(zhí)行、協(xié)同與交付平臺。它可與團隊也使用的小型特定工具集成在一起，與企業(yè)實際業(yè)務(wù)交互實時互連，對提高工作效率和績效，甚至對企業(yè)的長遠發(fā)展都起到現(xiàn)實意義。聯(lián)系我們免費申請產(chǎn)品演示。
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