說到項目管理，沒有什么比控制成本更重要。尤其是在項目復(fù)雜的情況下，開支可能會讓項目成本比預(yù)期更快地飆升。項目經(jīng)理需要采取積極主動的成本管理方法，保證預(yù)算不超支。
如何制定成本管理計劃
成本管理是一個持續(xù)、流動的過程。任何成本管理計劃都包含四大要素：資源規(guī)劃、成本估算、成本預(yù)算與成本控制。
下面將詳細(xì)地分解這四個要素，并解釋項目經(jīng)理在每個階段需要做什么。
1、資源規(guī)劃
項目成本管理流程的第一步是資源規(guī)劃，即審查項目的范圍和規(guī)格，確定項目需要哪些資源。
資源是指任何能幫助完成項目的東西，包括工具、資金、時間、設(shè)備甚至團(tuán)隊成員。要制定盡可能準(zhǔn)確的資源計劃，應(yīng)直接咨詢團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)和利益相關(guān)者，了解他們在項目中需要哪些資源。
在這階段，項目經(jīng)理需要明確幾件事：
● 確定的項目目標(biāo)
● 高級項目路線圖或工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)，具體取決于項目的復(fù)雜性
● 暫定資源管理計劃
● 項目范圍說明書
2、成本估算
列出必要資源清單后，下一步就是估算采購這些資源的成本。這一步的關(guān)鍵是收集盡可能多的價格信息，做出明智的成本估算。
對于工具、用品和設(shè)備等有形資源，應(yīng)從賣家處獲得真實報價，為成本估算提供依據(jù)。至于人工成本，請從潛在承包商處獲得多個報價，切實了解所需工作的實際成本。從做出估算到購買物品可能需要一段時間，因此應(yīng)預(yù)留一些空間，以防價格上漲。
除了為每項單獨成本建立緩沖之外，還需要在總成本中添加 5-10% 的緩沖，以應(yīng)對意外支出
在估算階段，項目經(jīng)理需要：
● 項目進(jìn)度表或PERT 圖（取決于項目的復(fù)雜程度）
● 您的項目可交付成果列表
● 明確定義的成功指標(biāo)
3、成本預(yù)算
項目預(yù)算是一份詳細(xì)的計劃，說明計劃在項目期間花費(fèi)多少錢、用于哪些方面以及何時花費(fèi)。
根據(jù)項目的復(fù)雜程度，"何時 "可能會對成本管理策略產(chǎn)生重大影響。對于多年期項目，你可能希望明確成本分配，使第一年的預(yù)算支出不超過 30%，等等。這是為了防止日后出現(xiàn)成本超支。
在此階段，項目經(jīng)理需要一份項目預(yù)算文件和項目利益相關(guān)者分析。
4、成本控制
成本管理流程的主體是成本控制。這是隨著項目進(jìn)展記錄和核算成本、進(jìn)行調(diào)整并在問題發(fā)生時提醒利益相關(guān)者的過程。成本控制步驟的目標(biāo)是比較實際項目成本與最初的估算，并采取措施確保項目盡可能接近計劃。
審查的頻率取決于項目的具體情況。有時需要實時審查成本，一般情況下可以每月甚至每季度檢查一次。必要時，通過項目狀態(tài)報告分享成本更新信息，以便整個項目團(tuán)隊保持一致。
項目范圍的任何變化都會影響項目預(yù)算和成本，因此要密切關(guān)注項目范圍的變化。如果項目成本與預(yù)算偏差過大，請告知利益相關(guān)者，以便積極制定行動計劃。
因此，在此階段，你需要項目管理工具和通用報告工具。
項目后成本核算
項目結(jié)束后，就需要計算成本差異，評估項目與最初預(yù)算和估算的偏差程度。項目的總成本是多少？實際成本與估算成本相比如何？
一個成功的項目是在接近（但低于）預(yù)測項目預(yù)算的情況下結(jié)束。如果花了太多錢，要么是低估了項目預(yù)算，要么是有太多的意外支出。如果出現(xiàn)這種情況，應(yīng)召開項目事后總結(jié)會議，評估出現(xiàn)這種情況的原因，并防止今后再次發(fā)生。
反之，預(yù)算花得太少也不理想。你對這些成本的估算是有原因的，如果成本大大低于預(yù)算，說明成本預(yù)算編制過程不準(zhǔn)確。將這些信息記錄為歷史數(shù)據(jù)，并在今后的項目中牢記于心，就能在成本估算階段提高準(zhǔn)確性。
通過成本管理提高項目績效
成本管理有很多變化的部分。但是，只要項目團(tuán)隊能夠了解項目成本，就能防止成本超支，確保每次都能在預(yù)算范圍內(nèi)完成項目。
要跟蹤項目的所有信息，可以使用8Manage PM這樣的專業(yè)項目管理軟件。從項目成本計算、啟動到后期總結(jié)，8Manage PM可幫助你在整個項目過程中與項目團(tuán)隊成員和利益相關(guān)者保持同步。
● 費(fèi)用分類及預(yù)算：自定義CBS費(fèi)用分類結(jié)構(gòu)，支持預(yù)算制定及審批
● 工時成本：項目相關(guān)工時審批通過后，實時計算匯總工時成本
● 材料成本：基于物料清單（BOM）生成采購或庫存申請，并自動核算對應(yīng)的成本到項目
● 采購/外包合同成本：項目關(guān)聯(lián)的采購及外包合同，產(chǎn)生實際付款后，自動匯總至項目成本
● 超支預(yù)警：通過項目費(fèi)用頁面、費(fèi)用紅綠燈報表、郵件等形式進(jìn)行超支預(yù)警提醒
8Manage系統(tǒng)通過可交付成果評審、完工率關(guān)聯(lián)計算的方式，確保系統(tǒng)進(jìn)度數(shù)據(jù)的真實性，讓你和團(tuán)隊實時監(jiān)控項目進(jìn)展情況。
在8Manage PM中，成本管理不是孤立的功能，而是作為項目和投資組合績效的組成部分加以利用，并關(guān)聯(lián)項目間數(shù)據(jù)。借助8Manage PM項目管理軟件，你將能設(shè)定明確的期望、控制范圍、跟蹤進(jìn)度并保持預(yù)期利潤。
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