今日目標(biāo)：
10個技巧，展現(xiàn)項目管理能力
要在Excel中，展現(xiàn)自己的項目管理能力？應(yīng)該學(xué)好哪個技能？
1- 函數(shù)公式
2- 透視表
3- Power Query
4- VBA
請選擇！
倒計時
3
2
1
答案是，都不對！
項目管理的關(guān)鍵是協(xié)作，項目管理的能力，重點要看協(xié)作同事的反饋和評價，讓他們感受到你的管理。
你寫的那些公式他們都看不懂，不僅無法展現(xiàn)項目管理能力，而且還有可能給協(xié)作帶來了阻礙。
你肯定經(jīng)常遇到這樣的麻煩：
1- 公式怎么出錯了？我只是插入了一行而已。
2- 這么多工作表，我要看哪一個？每個的作用是什么？
3- 這一列數(shù)據(jù)應(yīng)該填什么？
4- 這么多數(shù)據(jù)，哪個是最新的？
今天這篇文章，跟大家分享10個實用的表格設(shè)計技巧。讓你的項目管理表格，在協(xié)作過程中，使用起來更加流暢。讓領(lǐng)導(dǎo)看到你的表格，就感受到專業(yè)！
本文內(nèi)容，源自油管視頻總結(jié)，感謝原文作者Jeff的分享。
有條件的同學(xué)，可以點擊下面的鏈接，觀看原視頻，獲得更多干貨！
原文鏈接：https://www.youtube.com/watch?v=fTIupIVKbEM
原文作者：Jeff
1- 多用在線文檔
現(xiàn)在的表格使用場景，已經(jīng)不是找一個辦公桌，正襟危坐的打開電腦，查看Excel表格了。更多的使用場景，是在手機(jī)上進(jìn)行移動辦公。
把表格放在【在線協(xié)作平臺】，手機(jī)和電腦可以同步瀏覽，適應(yīng)更多的使用場景。
同時，在線協(xié)作平臺，可以多人同時編輯文檔，你可以清楚的看到文檔的更新記錄。協(xié)同效率大幅度的提升。
目前國內(nèi)，常用的在線文檔有：石墨文檔、騰訊文檔、語雀、飛書、金山文檔等等。
大家如果感興趣，后面我們再寫一篇文章，對比一下這幾個文檔。
2- 添加表格說明
在每個工作表的頂部，添加說明，描述當(dāng)前工作表的作用。讓任何人都能看懂這一頁要干什么。
這些說明就像是高速公路上的指示牌一樣，讓讀者可以清楚的在各個工作表之間切換、瀏覽。
比如下面的表格，Note的大致意思是：
注意：項目相關(guān)人員信息概覽（實時更新）。
3- 添加截止日期
同事沒有及時給你更新數(shù)據(jù)，而且你恰好忘記告訴他截止日期，這個時候的工作會變的非常被動，比如：
你當(dāng)時又沒說截止時間，現(xiàn)在有著急催，我手上一大堆工作呢！最早也得到下周一更新給你了！
提前在工作表里，備注上項目的截止日期，并通過口頭或者郵件的形式，重點提醒截止時間，后續(xù)推進(jìn)工作時，會變的非常順暢。
比如下表中的提示是：
提報截止日期：4/1
4- 定位具體表格
我非常討厭的一種表格，工作表特別多，打開之后找不到自己需要的數(shù)據(jù)，要每個工作表都仔細(xì)的瀏覽一遍，非常耗費(fèi)時間。
發(fā)送給別人，在需要別人看的那一個sheet中，按下Ctrl S保存文件。
這樣，別人再打開的時候，默認(rèn)就是他需要看的sheet，不用自己去翻閱，節(jié)省時間、提升效率。
如果你用的是在線寫作文檔，很多在線協(xié)作文檔，在分享時，是可以分享具體工作表的鏈接的，這樣領(lǐng)導(dǎo)可以直接點到工作表中去，而不是工作簿的第1個sheet。
5- 添加字段說明
表格中數(shù)據(jù)列非常多的時候，要弄明白每一列的含義，應(yīng)該如何填寫數(shù)據(jù)，也是讓人很苦惱的事情。
在標(biāo)題下面，備注上字段的含義，或者在第2行中添加填寫示例，既可以讓讀者感受到更好的填寫體驗，同時也可以規(guī)范好原始數(shù)據(jù)，避免錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。
6- 使用數(shù)據(jù)驗證
別指望同事能按照示例數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的填寫，總會存在誤差的。
學(xué)會使用數(shù)據(jù)驗證功能，給表格添加上下拉列表。直接鼠標(biāo)點選就可以錄入數(shù)據(jù)；如果填寫的數(shù)據(jù)不在列表中，則會提示輸入錯誤。
– 既提高了數(shù)據(jù)錄入的效率。
– 同時可以避免錯誤數(shù)據(jù)的錄入。
7- 公式匯總少用數(shù)字
在做權(quán)重計算、比例計算時，把權(quán)重、比例數(shù)據(jù)寫在公式里，是非常不明智的做法。當(dāng)權(quán)重發(fā)生變化時，想要找出哪些單元格使用了權(quán)重計算，就會讓你發(fā)瘋的。
盡量不要把比例、權(quán)重，這些【參數(shù)數(shù)據(jù)】寫在公式里，而是寫在單元格里，然后在公式中去引用這些數(shù)據(jù)。后續(xù)修改權(quán)重數(shù)據(jù)，只要修改單元格內(nèi)容，就可以一步到位，更新所有的數(shù)據(jù)。
8- 不要在原始數(shù)據(jù)里寫公式
不要在原始數(shù)據(jù)里更新數(shù)據(jù)，或者寫公式做其他的計算，這樣很容易弄壞原始數(shù)據(jù)。
原始數(shù)據(jù)一旦出錯，后面的統(tǒng)計分析全部都是錯的；同時排查數(shù)據(jù)錯誤，是一個時間黑洞，輕易不要嘗試。
如果你在使用Google sheet，可以把原始數(shù)據(jù)保存到單獨(dú)的工作表，然后使用importrange函數(shù)，輕松的導(dǎo)入過來。
9- 添加說明頁
給整個表格文件，添加一個【說明頁】，或者叫做【目錄】，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠快速了解每個工作表的作用，掌握文檔的信息結(jié)構(gòu)。
比如下面的工作表【說明頁】包含了幾個信息：
– instructions，文檔說明。
– glossary，術(shù)語解釋。
– relevant files，相關(guān)文件鏈接。
10- 添加原始數(shù)據(jù)表
添加一個原始數(shù)據(jù)頁，不要在這個sheet里做任何計算，只是用來記錄數(shù)據(jù)。
后續(xù)需要統(tǒng)計分析時，使用公式從這個sheet里獲取數(shù)據(jù)即可。
然后添加上保護(hù)和密碼，確保原始數(shù)據(jù)是不可以隨意修改的。
總結(jié)
怎么樣，這些技巧沒有講任何的函數(shù)公式，但是每一條都能勾起我們工作中的痛。
再來給大家總結(jié)一下，撒一把鹽！
1- 多用在線文檔
2- 添加表格說明
3- 添加截止日期
4- 定位具體表格
5- 添加字段說明
6- 使用數(shù)據(jù)驗證
7- 公式少用數(shù)字
8- 不要動原始數(shù)據(jù)
9- 添加說明頁
- 添加原始數(shù)據(jù)表
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