做好項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤管理的12個方法：1.決定你的項(xiàng)目進(jìn)展跟蹤方法；2.將項(xiàng)目跟蹤視為整個團(tuán)隊(duì)的共同努力；3.使用正確的項(xiàng)目跟蹤工具；4.確定項(xiàng)目目標(biāo)并堅持執(zhí)行；5.使用清單和里程碑；6.讓項(xiàng)目干系人了解進(jìn)展；7.優(yōu)先考慮有效溝通；8.定期舉辦項(xiàng)目更新會議；9.建立明確的項(xiàng)目和任務(wù)截止日期；10.通過確定客戶滿意度來衡量進(jìn)展；11.建立項(xiàng)目狀態(tài)報告以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展；12.關(guān)注正確的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)。

了解如何跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展是項(xiàng)目管理中至關(guān)重要的技能，它確保團(tuán)隊(duì)不會偏離正確的方向，或者在途中遇到任何延誤或風(fēng)險。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，在任何項(xiàng)目開始時要做的第一件事就是為其制定計劃——了解需要做什么、何時做以及由誰來做。然而，僅有項(xiàng)目計劃還不足以確保項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目的健康與許多其他因素相互依存。那么我們要做什么來確保項(xiàng)目不會出問題呢？答案很簡單：不斷衡量其進(jìn)展。

根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目平均的失敗率是14%，而在成功的項(xiàng)目中，有近50%未按時完成，43%超出預(yù)算，32%交付的產(chǎn)品不符合預(yù)期。

跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展使項(xiàng)目經(jīng)理能對最新狀態(tài)保持了解，并在事情不按計劃進(jìn)行時做出及時的應(yīng)對。

一、項(xiàng)目跟蹤是什么

項(xiàng)目跟蹤是監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展的行為，它涉及從時間和金錢的角度評估進(jìn)展速度，以及交付成功結(jié)果的情況。

在項(xiàng)目控制的過程中，項(xiàng)目跟蹤不僅涉及監(jiān)視項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，還包括在任何時候?qū)κ褂玫南嚓P(guān)資源進(jìn)行監(jiān)控，以及對已完成的任務(wù)和里程碑有明確的了解。項(xiàng)目經(jīng)理可以在這個階段創(chuàng)建項(xiàng)目狀態(tài)報告，或者從他們使用的項(xiàng)目跟蹤系統(tǒng)中提取這些信息。簡單來說，這是一個持續(xù)監(jiān)控和評估項(xiàng)目進(jìn)展的過程，確保項(xiàng)目按計劃進(jìn)行，并及時了解任何可能的問題。

最為關(guān)鍵的是，項(xiàng)目跟蹤的目的是幫助項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目過程中的實(shí)際情況（如預(yù)算和時間表）調(diào)整可交付成果。如果項(xiàng)目某個階段耗時比預(yù)期多，項(xiàng)目經(jīng)理就需求重新預(yù)定下一階段所需的資源，并調(diào)整項(xiàng)目交付的時間表。

二、項(xiàng)目進(jìn)度管理過程中的挑戰(zhàn)

項(xiàng)目經(jīng)理在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展和創(chuàng)建進(jìn)度報告時可能會面臨一系列不同的挑戰(zhàn)，比如：

• 溝通不足：當(dāng)項(xiàng)目管理中沒有及時有效的溝通，就很難準(zhǔn)確了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況；
• 目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)不明確：當(dāng)團(tuán)隊(duì)不知道項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)是什么，就很難判斷離完成有多近；
• 范圍蔓延：如果項(xiàng)目的范圍在中途發(fā)生變化，可能會影響到預(yù)算、時間表、資源需求等多個方面；
• 風(fēng)險管理不足：如果你沒有充分考慮項(xiàng)目風(fēng)險，可能會出現(xiàn)許多未預(yù)見的問題。

當(dāng)參與到項(xiàng)目管理和交付工作，你會明白一個項(xiàng)目的初始計劃只能指導(dǎo)到一定階段。如果團(tuán)隊(duì)成員沒有按照計劃時間來工作，就會對項(xiàng)目預(yù)算和完成日期產(chǎn)生重大影響。簡單來說，如果團(tuán)隊(duì)成員的工作不符合計劃就可能會導(dǎo)致項(xiàng)目超出預(yù)算和延期。

三、如何做好項(xiàng)目進(jìn)度管理？12個技巧

無論你是通過看板來查看進(jìn)展，還是使用甘特圖來全面了解項(xiàng)目的情況，溝通都是確保每個人都在同一進(jìn)度上的關(guān)鍵。通過在整個項(xiàng)目中交流信息，從任務(wù)分配到項(xiàng)目階段，再到預(yù)算，直到整個時間表，都使得跟蹤工作變得更容易。

溝通和信息交流很重要，但使用合適的項(xiàng)目管理工具也是關(guān)鍵，因?yàn)樗梢詭椭愀行У睾饬宽?xiàng)目的進(jìn)展。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員協(xié)同工作時，可能你不想過于頻繁地收集數(shù)據(jù)，或者無緣無故地打擾他們。通過訪問項(xiàng)目管理工具，其他團(tuán)隊(duì)成員可以查看項(xiàng)目進(jìn)度并及時更新他們的工作狀態(tài)。

以下提供了一些簡單的方法和工具，以便有效地監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展。

1.決定你的項(xiàng)目進(jìn)展跟蹤方法

你可以使用定量和定性方法來監(jiān)控進(jìn)展。定量方法是查看諸如成本、時間和里程碑等數(shù)字指標(biāo)。定性方法則是使用調(diào)查數(shù)據(jù)和定期團(tuán)隊(duì)會議來跟蹤進(jìn)展。

在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展時，你需要同時使用定量和定性的方法。定量方法可以提供堅實(shí)、可量化的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以與項(xiàng)目的利益相關(guān)者共享，并且減少了人為偏見的影響。而定性方法則提供了主觀的數(shù)據(jù)，有助于識別項(xiàng)目中可能存在的瓶頸或難題。兩種方法各有特點(diǎn)，結(jié)合使用可以更全面地了解項(xiàng)目的實(shí)際情況。

2.將項(xiàng)目跟蹤視為整個團(tuán)隊(duì)的共同努力

成功完成一個項(xiàng)目需要整個團(tuán)隊(duì)的共同努力和合作。這不僅在項(xiàng)目執(zhí)行階段，還同樣適用于項(xiàng)目跟蹤階段——你需要與團(tuán)隊(duì)成員及其他參與人員協(xié)商，并定期向上級報告進(jìn)展。讓每個人參與項(xiàng)目跟蹤是非常重要，這有助于確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行，并增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的溝通和協(xié)作。

最好的方法是在一開始就讓整個團(tuán)隊(duì)聚在一起，并讓他們參與跟蹤。如果他們理解跟蹤項(xiàng)目的重要性，并對正確執(zhí)行負(fù)責(zé)，那么它就成為了他們角色的成功衡量標(biāo)準(zhǔn)。

同時，當(dāng)你到達(dá)項(xiàng)目的最后階段，一切進(jìn)展順利（希望如此）時，你可以與團(tuán)隊(duì)成員一起慶祝成功。

3.使用正確的項(xiàng)目跟蹤工具

項(xiàng)目跟蹤軟件減輕了進(jìn)度管理過程中的許多手動工作，比如當(dāng)查看項(xiàng)目狀態(tài)時，它可以節(jié)省大量時間；可以快速生成報告，更深入地了解項(xiàng)目與目標(biāo)的對比情況。

市場上有許多不同的項(xiàng)目管理軟件以供選擇，每個選擇都有不同的優(yōu)點(diǎn)和適用性。但該工具必須具備實(shí)時同步功能，幫助你查看實(shí)際進(jìn)展。比如PingCode這款工具可以提供項(xiàng)目計劃包括資源可見性、跟蹤里程碑、跟蹤度量項(xiàng)目效能指標(biāo)。

延伸閱讀：《2023年排名前十的項(xiàng)目管理系統(tǒng)盤點(diǎn)》：https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html

4.確定項(xiàng)目目標(biāo)并堅持執(zhí)行

如果一個項(xiàng)目沒有明確的目標(biāo)，就無法有效地跟蹤和評估項(xiàng)目的表現(xiàn)。關(guān)鍵在于設(shè)定能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)的具體目標(biāo)。這些目標(biāo)應(yīng)該是“SMART”的，即：

• 具體（Specific）：目標(biāo)應(yīng)該明確清晰，沒有模糊不清的地方。
• 可衡量（Measurable）：目標(biāo)應(yīng)該可以量化，以便可以跟蹤進(jìn)展和判斷是否已完成。
• 可實(shí)現(xiàn)（Achievable）：目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)可行的，既有挑戰(zhàn)性，又不是不可能實(shí)現(xiàn)的。
• 相關(guān)（Relevant）：目標(biāo)應(yīng)該與項(xiàng)目的整體目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)的使命緊密相關(guān)。
• 有時間限制（Time-bound）：目標(biāo)應(yīng)該有明確的截止日期或時間框架。

通過設(shè)定符合這些標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以更有效地組織工作，跟蹤進(jìn)展，并確保項(xiàng)目的成功實(shí)施。

5.使用清單和里程碑

每當(dāng)開始一個新項(xiàng)目時，都要將其分解為由里程碑標(biāo)記的階段。例如將項(xiàng)目分為以下階段：

• 客戶入職
• 項(xiàng)目構(gòu)思和計劃
• 項(xiàng)目執(zhí)行（進(jìn)一步分為編號或命名的階段）
• 項(xiàng)目提交
• 項(xiàng)目最終審查和編輯

將每個階段里程碑進(jìn)一步拆分為可執(zhí)行的任務(wù)，并分配給不同的團(tuán)隊(duì)成員，為每項(xiàng)任務(wù)創(chuàng)建清單。這樣，你可以通過查看項(xiàng)目所處的階段以及每個階段下已完成的工作量來跟蹤進(jìn)展。

6.讓項(xiàng)目干系人了解進(jìn)展

在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展時，與所有相關(guān)干系人分享近況和項(xiàng)目信息非常重要，這對項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目本身都有一系列好處：

• 讓你有更多的動機(jī)來確保項(xiàng)目按計劃進(jìn)行；
• 讓項(xiàng)目的干系人了解可能出現(xiàn)的問題；
• 有助于管理對項(xiàng)目完成時的期望，以及項(xiàng)目完成后的外觀或結(jié)果；
• 如有必要，它還為項(xiàng)目經(jīng)理提供了重新評估預(yù)算或時間表的更多選擇，以便更靈活地調(diào)整項(xiàng)目的方向。

你可以每周、每兩周、每月，或在適合的任何時候發(fā)送項(xiàng)目報告給干系人。

7.優(yōu)先考慮有效溝通

這一點(diǎn)是與讓項(xiàng)目的干系人了解整個項(xiàng)目的進(jìn)展情況緊密相連。如果干系人不理解你的更新信息，那么更新項(xiàng)目的狀態(tài)就沒有意義。如果你與團(tuán)隊(duì)的溝通不流暢，那么跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展就會變得更加困難。

溝通策略的運(yùn)作方式與前文提到的項(xiàng)目目標(biāo)有相似之處。通過明確定義有效溝通的含義，并圍繞溝通設(shè)立明確的期望，這樣將能更容易地跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展。

同時，項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該通過溝通來增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)壓力。有效的溝通是關(guān)于盡可能高效地傳遞和接收信息，而不僅僅是分享例如甘特圖這樣的復(fù)雜信息，并期望每個人都能理解。有效溝通應(yīng)該是清晰和直接的，而不是淹沒人丟進(jìn)信息的海洋。

8.定期舉辦項(xiàng)目更新會議

這是衡量項(xiàng)目進(jìn)展的純定性方式。

項(xiàng)目經(jīng)理需要設(shè)定項(xiàng)目更新的日程安排，并讓負(fù)責(zé)的團(tuán)隊(duì)向項(xiàng)目經(jīng)理報告已完成的工作。例如，可以進(jìn)行每周或每月的會議。這些會議不應(yīng)該頻繁到干擾正常工作，但應(yīng)該足夠頻繁，以便始終了解項(xiàng)目和任務(wù)的進(jìn)展情況。

舉辦這些更新會議的最佳之處在于，它們提供了與團(tuán)隊(duì)面對面交流的機(jī)會，這比每個截止日期僅通過電子郵件更新的方式要好得多。這種交流方式讓項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目進(jìn)展及背后原因，無論是否符合目標(biāo)，都應(yīng)該展示出對項(xiàng)目的興趣和參與。

通過這些會議，你還可以了解團(tuán)隊(duì)可能正在努力克服的障礙，并了解項(xiàng)目是否在其預(yù)定的范圍和預(yù)算內(nèi)進(jìn)行，從而更好地掌握項(xiàng)目的整體情況。

9.建立明確的項(xiàng)目和任務(wù)截止日期

許多項(xiàng)目是大型的，需要數(shù)月甚至數(shù)年才能完成。如果沒有明確的項(xiàng)目時間表和截止日期，就很難判斷項(xiàng)目是否在正確的軌道上。

但如果能將項(xiàng)目分成不同的階段，創(chuàng)建里程碑，或者為項(xiàng)目內(nèi)的關(guān)鍵工作設(shè)定最終截止日期，那么跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展就會變得容易得多。

截止日期對你和團(tuán)隊(duì)都具有激勵和驅(qū)動作用。例如，如果你正在進(jìn)行一個為期三個月的項(xiàng)目，過程中你可能會失去緊迫感。但是，如果有一個任務(wù)需要在一周內(nèi)完成，那么這會增加您完成任務(wù)的動力。

設(shè)定的截止日期也應(yīng)該是符合實(shí)際的、清晰的、可衡量的，并且需要與團(tuán)隊(duì)共享——這樣的截止日期有助于確保項(xiàng)目進(jìn)行，并鼓勵團(tuán)隊(duì)一起努力。

10.通過確定客戶滿意度來衡量進(jìn)展

許多人在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展時會尋找使用基于數(shù)字的指標(biāo)，如成本和投入的時間。但其實(shí)客戶滿意度也是一種有效的衡量項(xiàng)目進(jìn)展的方法。

這種衡量方式對于長期項(xiàng)目特別有用，而做法就是直接詢問客戶對到目前為止已完成工作的滿意度。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，可以選擇以下兩種方法中的任何一種或兩者結(jié)合：

• 每月或每季度與客戶舉行會議，了解他們對項(xiàng)目的反饋。這樣做還有助于建立與客戶的關(guān)系。
• 向客戶發(fā)送反饋或滿意度調(diào)查，讓他們評估工作、服務(wù)和溝通的質(zhì)量。調(diào)查應(yīng)保持簡短，并添加客戶書面反饋的部分，以便更全面地了解客戶的感受。

總的來說，這段話強(qiáng)調(diào)了除了常規(guī)的數(shù)字指標(biāo)外，還應(yīng)該關(guān)注客戶滿意度，并提供了一些具體的方法來衡量和了解客戶的滿意度。

11.建立項(xiàng)目狀態(tài)報告以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展

項(xiàng)目進(jìn)展報告能讓你及時了解項(xiàng)目的現(xiàn)狀，這對許多項(xiàng)目來說是非常重要的。有些項(xiàng)目可能每周都需要報告，有些則不需要那么頻繁。

你首先要搞清楚哪些信息對你來說是有用的，以及這些信息對別人是否也有用。 這樣的報告的主要目的是告訴你項(xiàng)目現(xiàn)在進(jìn)行到哪一步，以及為什么會這樣。報告應(yīng)該寫得足夠簡單，以便幾乎所有人都能理解，尤其是那些需要決定項(xiàng)目下一步怎么走，或者需要了解項(xiàng)目進(jìn)展的團(tuán)隊(duì)成員。

12.關(guān)注正確的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)

項(xiàng)目經(jīng)理在跟蹤和報告項(xiàng)目進(jìn)展時，可能會陷入過于關(guān)注細(xì)節(jié)而忽略整體情況的問題。雖然深入了解團(tuán)隊(duì)成員是如何完成任務(wù)的細(xì)節(jié)非常重要，但有時候還有更重要的數(shù)據(jù)需要注意。

例如，項(xiàng)目經(jīng)理需要密切關(guān)注一些重要的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，如完成時間、預(yù)算、項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大以及風(fēng)險評估。此外，項(xiàng)目經(jīng)理還要注意資源的使用情況和團(tuán)隊(duì)成員的工作量。

寫在最后

當(dāng)你在進(jìn)行一個項(xiàng)目時，僅僅打造一個好的最終產(chǎn)品是不夠的。你還需要確保項(xiàng)目能按時完成，并且不超出預(yù)算。如果一直在積極地跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展，就更有可能實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

這一過程中一些專業(yè)的項(xiàng)目跟蹤軟件（比如PingCode、Worktile）可以幫助你。在項(xiàng)目開始時，可以用它來設(shè)定目標(biāo)和期望，并在整個項(xiàng)目過程中監(jiān)控進(jìn)展。這樣可以隨時了解項(xiàng)目的最新情況，從而做出明智的決策，并增加成功交付一個滿足所有要求的優(yōu)秀最終產(chǎn)品的機(jī)會。