不同類型的會(huì)議需要不同形式的準(zhǔn)備工作，并取得不同的結(jié)果。對(duì)于管理者來(lái)講：“不是在開(kāi)會(huì)，就是在開(kāi)會(huì)的路上”。各種會(huì)議讓管理者分身乏術(shù)，更重要的是，往往處在的階層越高，所承擔(dān)的責(zé)任就會(huì)越大，需要通過(guò)會(huì)議進(jìn)行處理、決策的事情就越多。
針對(duì)上述情況，德魯克認(rèn)為，成為有效管理者最重要的事情之一就是不開(kāi)無(wú)效的會(huì)議，只有有成效的會(huì)議，才能創(chuàng)造出更高的效能。很多人認(rèn)為會(huì)議也是管理者的管理工具，但是它卻占據(jù)了管理者很多的時(shí)間，如果會(huì)議內(nèi)容管理不當(dāng)，很容易成為無(wú)效的會(huì)議，不僅沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的作用，還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。
會(huì)議必須是有效果的，與會(huì)者要具備高度的自律能力，召開(kāi)什么類型的會(huì)議不能隨便更改會(huì)議的形態(tài)，還要保證與會(huì)者都能夠切中會(huì)議要點(diǎn)，會(huì)議目的達(dá)到后，應(yīng)該立刻宣布會(huì)議結(jié)束，不再提出與會(huì)議無(wú)關(guān)的問(wèn)題，那么書中德魯克認(rèn)為，讓會(huì)議具有有效性的首要條件就是決定會(huì)議的類型。
我們召開(kāi)會(huì)議的目的就是進(jìn)行信息傳播、思想交流、解決問(wèn)題，會(huì)議是組織與群體相互交流意見(jiàn)的一種形式，對(duì)于優(yōu)秀的管理者而言，很容易從會(huì)議中獲得很多東西，自然會(huì)對(duì)會(huì)議的目的了如指掌，更多的是會(huì)議的最終是貢獻(xiàn)，能夠使管理者對(duì)各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系有正確的判斷，可以很好的解決管理者面對(duì)的一些基本問(wèn)題。
那么我們就要解決無(wú)效會(huì)議的問(wèn)題，首先，我們要做會(huì)議通知，讓與會(huì)者提前做出思考，以便會(huì)議召開(kāi)時(shí)與會(huì)人員已經(jīng)有了自己的方案，更重要的是問(wèn)題必須在會(huì)議中當(dāng)場(chǎng)解決，最終做好記錄；第二，會(huì)議記錄就是對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行完整的記錄，也是管理者了解員工思想與行為的最佳方式。第三，會(huì)議紀(jì)要就是根據(jù)會(huì)議最終形式的決議進(jìn)行備忘，來(lái)確保會(huì)議是否有效，針對(duì)會(huì)議最終形式的決議進(jìn)行被備忘、落實(shí)、追蹤。
所以管理者要讓會(huì)議富有成效，即使非常善于安排時(shí)間的管理者，仍然需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力在會(huì)議和報(bào)告上，所以我們一定要將自己的內(nèi)容管理得當(dāng)，組織有效的會(huì)議。
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