項目管理
隨著一個組織、一家企業(yè)或者一家醫(yī)院內(nèi)部管理職能部門越來越多,部門之間的分工越來越細化,如何加強項目管理就變得越來越重要了,而管理人員或者要領(lǐng)導(dǎo)一些項目,或者要參與一些項目,一定要把項目管理技巧作為基本功來掌握。
一、部門職責(zé)不明確
組織建設(shè)絕大多數(shù)都是以項目形式出現(xiàn)的,從內(nèi)部控制體系構(gòu)建、公司年會、產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè),到綜合項目建設(shè),如區(qū)域醫(yī)療中心建設(shè)、應(yīng)急救援基地建設(shè)、高質(zhì)量發(fā)展項目、籌辦大型慶典活動、大型運動會等,都屬于項目。事實上,項目管理無處不在,往往牽涉的層面很廣,不僅跨越組織內(nèi)部的不同部門,還會牽涉組織以外的政府職能部門、包括供應(yīng)商和轉(zhuǎn)包商在內(nèi)的企業(yè)。項目期間要面對的不確定因素、跨部門、跨企業(yè)的協(xié)調(diào),更是極費工夫;管理者要能有效地統(tǒng)領(lǐng)各項目的所有環(huán)節(jié),一同向項目目標(biāo)邁進,挑戰(zhàn)難度極高。
在實際的項目管理中,由于過細分工帶來職能的交叉而造成的責(zé)任部門不清晰是項目管理的最大瓶頸,誰來主導(dǎo)、誰來牽頭的問題不解決,項目就難以高效、高質(zhì)、按時完成。案例1,公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展項目,要求用于醫(yī)院??平ㄔO(shè),具體包括:設(shè)備購置、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、人才引進等,其中:??平ㄔO(shè)屬于醫(yī)務(wù)處、設(shè)備購置屬于醫(yī)學(xué)工程處和招標(biāo)采購中心、學(xué)科建設(shè)屬于科研處、人才培養(yǎng)和引進屬于人力資源管理處、資金由財務(wù)處負責(zé)管理。案例2,應(yīng)急救援基地建設(shè)的內(nèi)容是:基本建設(shè)、設(shè)備購置、團隊建設(shè)、人才培養(yǎng)與引進等,其中:基本建設(shè)屬于基建處、設(shè)備購置屬于醫(yī)學(xué)工程處和招標(biāo)采購中心、醫(yī)師團隊建設(shè)屬于醫(yī)務(wù)處、護士團隊建設(shè)屬于護理部,人才培養(yǎng)和引進屬于人力資源管理處、資金由財務(wù)處負責(zé)管理。以上兩個案例應(yīng)該由哪個部門牽頭就是一個難點,部門職責(zé)不明確,這些項目就很難高質(zhì)量和按時完成,財政項目資金支出進度就無法達到財政的要求,績效評價就難以達標(biāo)。所以,內(nèi)部控制在組織層面控制的第一條就是組織架構(gòu)控制。
二、不確定性是項目延期的主要根源
一般情況下,是項目都會存在成本超出預(yù)算、時間超出期限、項目的規(guī)?;蛟O(shè)計內(nèi)容被犧牲等三種情況。在項目失敗時的總結(jié)有以下三個層面:第一是正式的解釋,都說是其他人的錯,如天氣、供應(yīng)商、環(huán)境、員工雇傭條款等因素;第二是項目負責(zé)人給出的非正式原因,如組織高層制定的日程不切合實際、組織因為成本控制而選擇的供應(yīng)商不可靠、設(shè)備到位晚而為了控制人力成本組建項目團隊和聘用訓(xùn)練員工太晚,如機器人到位才開始招聘培訓(xùn)操作人員、應(yīng)急救援基地建成后才開始招聘和培訓(xùn)醫(yī)師護士及其他人員等;第三是項目負責(zé)人下屬提出的原因,過分依賴供應(yīng)商進展報告而事后才發(fā)現(xiàn)所報資料不正確、對供應(yīng)商和建筑商監(jiān)管不足、項目組成員頻繁的被調(diào)派去處理各種突發(fā)事故而耽誤常規(guī)工作、太多無謂的“協(xié)調(diào)會議”變成“討論會”,增加組織隱形成本的同時阻礙項目進展。
項目參與者在項目管理中總結(jié)出的問題有一個共同特點,就是互相攻擊和指出問題都是其他人的錯,員工的地位越低,矛頭越是指向組織內(nèi)部,而不是外部。我們一方面不能忽視低層負責(zé)人的申訴,如果他們說的是對的,大部分錯誤就是出自組織內(nèi)部,組織就應(yīng)該把項目管理的更妥善;另一方面不能忽視組織高層的意見,他們提出的問題絕大部分是不確定的,一些問題在項目開始時是難以預(yù)料的,不確定因素是所有項目的典型特征。我們按照墨菲定律:一切可能發(fā)生的麻煩都必然發(fā)生并得出結(jié)論。因為在所有的項目中,不確定因素就是大部分問題的主要根源,人們?yōu)榇嗽黾恿撕芏喟踩珪r間作為保障并需要追加預(yù)算。
總之,如何尋找、發(fā)現(xiàn)并解決項目管理的瓶頸是一個組織治理的關(guān)鍵難點。
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