在日常辦公中，面臨堆積如山的合同檔案，如何才能整理得清清楚楚，明明白白，最為關(guān)鍵之處在于，指望公司層面可以給你資金或者資源方面的支持，一般來(lái)講很難。
紙質(zhì)合同梳理
整理合同檔案過(guò)程中要做的第一步是紙質(zhì)合同的梳理工作，這一步也是最為耗費(fèi)時(shí)間精力的。需要檢查所有合同是否有丟失頁(yè)？合同蓋章以及騎縫章是否齊全？合同審批手續(xù)是否齊全？是否有補(bǔ)充協(xié)議等？。檢查的過(guò)程也就是梳理過(guò)程，在此期間，需要將合同按照日常業(yè)務(wù)進(jìn)行歸集分類(lèi)，推薦一個(gè)分類(lèi)：材料類(lèi)、工程類(lèi)、行政類(lèi)、服務(wù)類(lèi)、安監(jiān)類(lèi)等。
分類(lèi)完畢的合同，按照類(lèi)別裝入對(duì)應(yīng)的文件冊(cè)，一個(gè)類(lèi)別一本，如果量比較大，可以使用加厚版文件冊(cè)，一個(gè)年度為一冊(cè)，后期查詢(xún)起來(lái)也是非常的方便。
此外在梳理的過(guò)程中需要注意區(qū)分框架合同與非框架合同，以及框架合同每一次的執(zhí)行手續(xù)，確保所有原始檔案的完備性。
合同文件
電子化
其次，就是所有紙質(zhì)合同檔案的電子化。這是一個(gè)大活，不推薦使用平板掃描儀，因?yàn)樾时容^低，推薦使用專(zhuān)業(yè)的連續(xù)掃描儀，提高日常工作效率，如果條件不允許，其實(shí)大多數(shù)市面常見(jiàn)的激光打印機(jī)都可以連續(xù)掃描。
推薦掃描為高清模式，存儲(chǔ)為PDF格式，一份完整的合同存儲(chǔ)為一個(gè)PDF文件。然后使用頁(yè)面的OCR識(shí)別工具，將合同中的文本內(nèi)容進(jìn)行讀取，最大的好處，一是后期查詢(xún)條款內(nèi)容方便，二是便于后期復(fù)制粘貼該P(yáng)DF文件中的內(nèi)容。至于PDF工具的選擇，本文不便推薦，網(wǎng)上主流的軟件比較多，大家可以自行選擇使用。
市面常見(jiàn)一體機(jī)
命名規(guī)則
再次，就是文件命名的注意事項(xiàng)。推薦一個(gè)多年總結(jié)的規(guī)律，無(wú)保留分享，6級(jí)合同命名：類(lèi)目-簽署日期-合同概況-供應(yīng)商-金額-合同編號(hào)。舉一個(gè)范例：采購(gòu)-20221020-某某物資-某某公司-某某金額-ABXX。
因?yàn)槿说挠洃浟κ怯邢薜?，一般?lái)講，一份合同的關(guān)鍵信息基本是以上了，提取作為文件名是最為合適不過(guò)了，有人講名字太長(zhǎng)了，實(shí)則不然，關(guān)鍵的字段信息越多，后期查詢(xún)才越方便，前提是規(guī)則必須建立與統(tǒng)一。
合同臺(tái)賬
最后，就是合同臺(tái)賬的建立，這是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同從流程到紙質(zhì)，從電子到數(shù)據(jù)庫(kù)式的管理。合同臺(tái)賬建立是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，如果是市面常見(jiàn)的中小企業(yè)，大多數(shù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，那么就需要依賴(lài)于Excel管理，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理的企業(yè)不是本文討論的范疇。
海量數(shù)據(jù)
其實(shí)無(wú)論是系統(tǒng)化管理還是表格化管理，前提是必須懂業(yè)務(wù)的大BOSS來(lái)主持該項(xiàng)工作，才能夠站到最頂層思維去看待全盤(pán)，并有足夠的權(quán)力可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流的銜接。簡(jiǎn)而言之，需要充分調(diào)研需求，確保所有核心字段都被納入，再搭建初步的框架模板，再來(lái)銜接前文我們所說(shuō)的電子化合同與合同臺(tái)賬的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，最后確定相關(guān)編輯與查詢(xún)權(quán)限。
如果在Excel中實(shí)現(xiàn)，看起來(lái)過(guò)程很漫長(zhǎng)，其實(shí)對(duì)于有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)經(jīng)理人來(lái)講都不在話(huà)下；而系統(tǒng)化最核心的本質(zhì)就是Excel數(shù)據(jù)庫(kù) 線(xiàn)上審批流及系統(tǒng)間勾稽三合一。對(duì)于中小企業(yè)，因?yàn)槎鄶?shù)這個(gè)階段的企業(yè)，不愿意在這些管理事務(wù)上去花錢(qián)，若能夠?qū)崿F(xiàn)合同臺(tái)賬Excel科學(xué)管理就已經(jīng)是邁出了一大步，后期隨著企業(yè)發(fā)展，因?yàn)橹耙呀?jīng)打了好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化轉(zhuǎn)型的成本將大大降低。
檔案管理思路
本文以合同臺(tái)賬為例，其實(shí)對(duì)于中小企業(yè)的其他檔案，亦是如此，關(guān)鍵在于我們給大家整理的思路：1、梳理原始檔案，2、紙質(zhì)檔案電子化，3、電子檔案庫(kù)名稱(chēng)類(lèi)別建立，4、檔案臺(tái)賬建立健全，5、以上線(xiàn)下線(xiàn)上檔案的動(dòng)態(tài)管理，這是最為關(guān)鍵的。
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