在日常辦公中，面臨堆積如山的合同檔案，如何才能整理得清清楚楚，明明白白，最為關(guān)鍵之處在于，指望公司層面可以給你資金或者資源方面的支持，一般來講很難。
紙質(zhì)合同梳理
整理合同檔案過程中要做的第一步是紙質(zhì)合同的梳理工作，這一步也是最為耗費時間精力的。需要檢查所有合同是否有丟失頁？合同蓋章以及騎縫章是否齊全？合同審批手續(xù)是否齊全？是否有補充協(xié)議等？。檢查的過程也就是梳理過程，在此期間，需要將合同按照日常業(yè)務(wù)進行歸集分類，推薦一個分類：材料類、工程類、行政類、服務(wù)類、安監(jiān)類等。
分類完畢的合同，按照類別裝入對應(yīng)的文件冊，一個類別一本，如果量比較大，可以使用加厚版文件冊，一個年度為一冊，后期查詢起來也是非常的方便。
此外在梳理的過程中需要注意區(qū)分框架合同與非框架合同，以及框架合同每一次的執(zhí)行手續(xù)，確保所有原始檔案的完備性。
合同文件
電子化
其次，就是所有紙質(zhì)合同檔案的電子化。這是一個大活，不推薦使用平板掃描儀，因為效率比較低，推薦使用專業(yè)的連續(xù)掃描儀，提高日常工作效率，如果條件不允許，其實大多數(shù)市面常見的激光打印機都可以連續(xù)掃描。
推薦掃描為高清模式，存儲為PDF格式，一份完整的合同存儲為一個PDF文件。然后使用頁面的OCR識別工具，將合同中的文本內(nèi)容進行讀取，最大的好處，一是后期查詢條款內(nèi)容方便，二是便于后期復(fù)制粘貼該PDF文件中的內(nèi)容。至于PDF工具的選擇，本文不便推薦，網(wǎng)上主流的軟件比較多，大家可以自行選擇使用。
市面常見一體機
命名規(guī)則
再次，就是文件命名的注意事項。推薦一個多年總結(jié)的規(guī)律，無保留分享，6級合同命名：類目-簽署日期-合同概況-供應(yīng)商-金額-合同編號。舉一個范例：采購-20221020-某某物資-某某公司-某某金額-ABXX。
因為人的記憶力是有限的，一般來講，一份合同的關(guān)鍵信息基本是以上了，提取作為文件名是最為合適不過了，有人講名字太長了，實則不然，關(guān)鍵的字段信息越多，后期查詢才越方便，前提是規(guī)則必須建立與統(tǒng)一。
合同臺賬
最后，就是合同臺賬的建立，這是最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)合同從流程到紙質(zhì)，從電子到數(shù)據(jù)庫式的管理。合同臺賬建立是一項比較繁瑣的工作，如果是市面常見的中小企業(yè)，大多數(shù)沒有實現(xiàn)系統(tǒng)化管理，那么就需要依賴于Excel管理，已經(jīng)實現(xiàn)系統(tǒng)化管理的企業(yè)不是本文討論的范疇。
海量數(shù)據(jù)
其實無論是系統(tǒng)化管理還是表格化管理，前提是必須懂業(yè)務(wù)的大BOSS來主持該項工作，才能夠站到最頂層思維去看待全盤，并有足夠的權(quán)力可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)流的銜接。簡而言之，需要充分調(diào)研需求，確保所有核心字段都被納入，再搭建初步的框架模板，再來銜接前文我們所說的電子化合同與合同臺賬的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，最后確定相關(guān)編輯與查詢權(quán)限。
如果在Excel中實現(xiàn)，看起來過程很漫長，其實對于有經(jīng)驗的職業(yè)經(jīng)理人來講都不在話下；而系統(tǒng)化最核心的本質(zhì)就是Excel數(shù)據(jù)庫 線上審批流及系統(tǒng)間勾稽三合一。對于中小企業(yè)，因為多數(shù)這個階段的企業(yè)，不愿意在這些管理事務(wù)上去花錢，若能夠?qū)崿F(xiàn)合同臺賬Excel科學管理就已經(jīng)是邁出了一大步，后期隨著企業(yè)發(fā)展，因為之前已經(jīng)打了好基礎(chǔ)，實現(xiàn)系統(tǒng)化轉(zhuǎn)型的成本將大大降低。
檔案管理思路
本文以合同臺賬為例，其實對于中小企業(yè)的其他檔案，亦是如此，關(guān)鍵在于我們給大家整理的思路：1、梳理原始檔案，2、紙質(zhì)檔案電子化，3、電子檔案庫名稱類別建立，4、檔案臺賬建立健全，5、以上線下線上檔案的動態(tài)管理，這是最為關(guān)鍵的。
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