第一章 總 則
第一條 為加強檔案管理，充分發(fā)揮檔案的史料性作用，根據(jù)《公司章程》有關規(guī)定，特制定本制度。
第二條 各部門都應把歸檔工作列入工作計劃，落實崗位責任制，保證檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
第三條 辦公室工作人員都必須按規(guī)定做好職責范圍內(nèi)的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。
第二章 檔案管理制度及職責
第四條 公司檔案實行統(tǒng)一管理，分工負責。辦公室負責檔案管理，并設專人負責；各部門設專人對本部門檔案材料負責收集、整理、歸檔工作。
第五條 辦公室檔案管理工作的職責：
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的各項有緣法律法規(guī)和規(guī)章制度；
（二）負責督促、指導、協(xié)助各部門立卷歸檔工作；
（三）負責立卷檔案的驗收、登記、借閱和保管工作；
（四）嚴格執(zhí)行各項保密制度，維護檔案的完整和安全。
第六條 各部門檔案管理工作職責：及時、準確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，每年3月底前將對外文件檔案交至辦公室存檔；如中間有人員調(diào)整，應認真辦理交接手續(xù)，保證檔案材料的完整性。
第三章 檔案管理
第七條 各部門應做好檔案材料的收集工作，建立平時歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質(zhì)量，是材料完整、準確、系統(tǒng)。按時、按要求將完成立卷的對外文件檔案移交辦公室。
第八條 辦公室的檔案管理人員對各部門送交的案卷須進行嚴格檢查，對不符合要求的卷案要編制索引、填寫移交清單、進行檔案統(tǒng)計。對要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。
第九條 規(guī)范檔案、材料的借閱流程。
第十條 檢查核對制度：檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容既包括對檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯誤等。發(fā)生下列情況，要及時進行核查，并進行補救：
（一）突發(fā)事件之后。如被盜、遺失或水災、火災之后；
（二）對有些檔案發(fā)生疑惑之后，如不能確定某份材料是否遺失；
（三）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉、蟲蛀等。
第十一條 各部門以公司名義從事有關活動形成的重要文件、材料歸檔后交辦公室存檔。各部門在各自的業(yè)務活動中形成的材料、文件應按照有關規(guī)定、自行歸檔、保存和管理，并接受辦公室的檢查、指導。
第四章 文件材料的立卷歸檔
第十二條 按照《文件材料的立卷歸檔》，將工作活動中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價值的全部文件材料收集齊全，進行立卷歸檔。
第十三條 檔案材料歸檔重點為：在完成其主要職能活動中形成的文件材料。
第十四條 歸檔案卷的種類：收文，發(fā)文，參考資料案卷，規(guī)章制度案卷，重大會議（活動）案卷、職員檔案案卷、固定資產(chǎn)案卷、審計檢查案卷、公司組織相關案卷，各部門活動案卷等。
第十五條 歸檔案卷質(zhì)量要求：組卷遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值，案卷提檔的文件材料應為文件的正式文本及文件的定稿本。
第十六條 立卷歸檔時間：檔案立卷要求及時，文件形成后3天存檔；事件結束后15天交至辦公室檔案室。
第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀
第十七條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。
第十八條 對保管期滿的檔案，由總經(jīng)理和有關業(yè)務部門審查、鑒定后，提出存毀意見。
第十九條 檔案銷毀前，應編制“檔案銷毀清冊”，經(jīng)總經(jīng)理批準后，指派專人監(jiān)銷。由監(jiān)督人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據(jù)。
第六章 檔案的移交
第二十條 案卷歸檔驗收合格后，交接雙方移交時，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。
第二十一條 各類活動結束后，應將文件材料系統(tǒng)整理立卷歸檔，按要求移交辦公室。
第七章 附 則
第二十二條 本辦法由公司董事會負責解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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