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拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

如何把一個(gè)項(xiàng)目做死?團(tuán)隊(duì)里出幾個(gè)不靠譜的巨嬰就夠了。

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

項(xiàng)目經(jīng)理與其說(shuō)是在管項(xiàng)目,不如說(shuō)是在管人。團(tuán)隊(duì)越給力,PM的“救火式加班”就越少。

關(guān)愛(ài)項(xiàng)目經(jīng)理,人人有責(zé)。為了更好地守護(hù)大家的下班時(shí)間,今天環(huán)環(huán)為大家準(zhǔn)備了六個(gè)管理工具,專門針對(duì)團(tuán)隊(duì)中那些不靠譜的巨嬰,對(duì)癥下藥,各個(gè)擊破~

巨嬰一號(hào):“反正不是我的錯(cuò)”

推卸責(zé)任型巨嬰,出了問(wèn)題從來(lái)不會(huì)怪一下自己,要么是怪環(huán)境,要么就是怪別人協(xié)作不利,堪稱甩鍋高手。

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

對(duì)付這種巨嬰,明確權(quán)責(zé)很重要。首先我們可以通過(guò)SMART原則,量化并明確其工作考核的績(jī)效指標(biāo),讓他們深刻意識(shí)到工作做不好或完不成,是自己的事兒。

▋SMART原則

  • Specific 具體的
  • Measurable 可測(cè)量的
  • Attainable 可達(dá)到的
  • Relevant 相關(guān)的
  • Time based 時(shí)間的

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

  • S代表具體(Specific),指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo),不能籠統(tǒng)
  • M代表可度量(Measurable),指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的,驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的
  • A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable),指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn),避免設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)
  • R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic),指績(jī)效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的,可以證明和觀察
  • T代表有時(shí)限(time bound),注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限

第二個(gè)辦法,就是通過(guò)WBS工作分解法,將大的任務(wù)盡可能地拆解成成最小單位的任務(wù),并將這些任務(wù)指定到每個(gè)個(gè)人身上。

誰(shuí)負(fù)責(zé)哪攤兒,清清楚楚,就沒(méi)有任何推卸的余地。

▋?nèi)蝿?wù)分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure,如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)

WBS分解的原則:

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解,最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成;每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。

WBS分解的方法:

  • 至上而下與至下而上的充分溝通
  • 一對(duì)一個(gè)別交流
  • 小組討論

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn):

  • 分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰
  • 邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)
  • 集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)
  • 所有活動(dòng)全部定義清楚

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

巨嬰二號(hào):“事情好多啊我忙不過(guò)來(lái)了”

低效型巨嬰,他們的問(wèn)題既不是出在工作能力上,也不是出在工作態(tài)度上,而是出在工作方式和時(shí)間管理上。

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

對(duì)付這種巨嬰,項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)時(shí)間管理工具中的四象限法,為其確認(rèn)各項(xiàng)工作的優(yōu)先級(jí),分為四類:A重要且緊急、B重要不緊急、C緊急不重要、D不重要不緊急。

以四象限為指標(biāo)指導(dǎo)工作,能讓低效型巨嬰優(yōu)先完成最緊急最重要的任務(wù),避免因?yàn)楝嵤略斐蛇M(jìn)一步拖延。

▋四象限法

A、重要且緊急

  • 緊急狀況
  • 迫切的問(wèn)題
  • 限期完成的工作
  • 你不做其他人也不能做

B、重要不緊急

  • 準(zhǔn)備工作
  • 預(yù)防措施
  • 價(jià)值觀的澄清
  • 計(jì)劃
  • 人際關(guān)系的建立
  • 真正的再創(chuàng)造
  • 增進(jìn)自己的能力

C、緊急不重要

  • 造成干擾的事、電話
  • 信件、報(bào)告
  • 會(huì)議
  • 許多迫在眉捷的急事
  • 符合別人期望的事

D、不重要不緊急

  • 忙碌瑣碎的事
  • 廣告函件
  • 電話
  • 逃避性活動(dòng)
  • 等待時(shí)間

優(yōu)先順序=重要性*緊迫性

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

第二個(gè)工具,是二八法則。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)反復(fù)強(qiáng)調(diào)最重要事項(xiàng)的方式(說(shuō)白了就是不斷洗腦),督促低效型巨嬰把最多的時(shí)間和精力用在關(guān)鍵目標(biāo)上。

▋二八法則

巴列特定律:“總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的?!?按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

巨嬰三號(hào):“我在悶聲做大事”

最危險(xiǎn)的一種巨嬰。

安排工作的時(shí)候,他們收到指令不回復(fù),遇到問(wèn)題不反饋,提前終止不報(bào)告……一旦過(guò)程中出了什么岔子,項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有馬上了解到,很有可能會(huì)給項(xiàng)目結(jié)果造成毀滅性的打擊。

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

對(duì)付悶聲型巨嬰,督促其匯報(bào),并且經(jīng)常執(zhí)行復(fù)盤,是非常有效的。

推薦的工具有兩個(gè):團(tuán)隊(duì)會(huì)成員匯報(bào)用6W2H法,保證工作中的閉環(huán)和不斷復(fù)盤,就用PDCA法則

▋6W2H法

  • What:工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)
  • Why:做這項(xiàng)工作的原因
  • Who:參加這項(xiàng)工作的具體人員,以及負(fù)責(zé)人
  • When:在什么時(shí)間、什么時(shí)間段進(jìn)行工作
  • Where:工作發(fā)生的地點(diǎn)
  • Which:哪一種方法或途徑
  • How:用什么方法進(jìn)行
  • How much:需要多少成本

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

▋PDCA法則

  • Plan:制定目標(biāo)與計(jì)劃
  • Do:任務(wù)展開,組織實(shí)施
  • Check:對(duì)過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查
  • Action:糾正偏差,對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,并確定新的目標(biāo),制定下一輪計(jì)劃

拯救PM的六個(gè)管理工具(pm 工具)

◆ ◆ ◆ ◆ ◆

管理的本質(zhì),其實(shí)就是管人。碰到不靠譜的團(tuán)隊(duì)成員,往往罵也不是,開也不是辦法,所以,利用工具,從程序上避免人帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),是非常有效的。

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