采購是企業(yè)的一個主要職能，而一個高效穩(wěn)定的供應鏈需要一個強有力的采購部門支撐。那么該如何構(gòu)建生鮮數(shù)字化ERP？本文對此進行了分析，一起來看看吧。

前文我們對基礎數(shù)據(jù)進行了拆解，也講到了基礎數(shù)據(jù)是供應鏈的“基石”。基石不穩(wěn)，那構(gòu)建在這個基石上面的整套供應鏈體系都不穩(wěn)，所以要打好基石，做好基礎數(shù)據(jù)的建設。

這一篇里面，我們會對采購進行拆解，采購對整個供應鏈體系可以說是一切業(yè)務的起點，“巧婦難為無米之炊”，一個高效穩(wěn)定的供應鏈需要一個強有力的采購部門支撐。

一、采購管理

采購是企業(yè)的一個主要職能，負責獲得企業(yè)提供產(chǎn)品或服務所需要的材料、設備、服務和知識。

采購管理主要包含供應商管理、合同與談判管理、采購計劃、采購執(zhí)行、成本控制、采購結(jié)算等模塊，有些企業(yè)會有專門的SRM（供應商關系管理系統(tǒng)）來做采購管理。

這些職能可能會因組織的大小和性質(zhì)而有所不同。在一些大型企業(yè)中，采購可能被進一步分為不同的專業(yè)領域，例如戰(zhàn)略采購、項目采購、物資采購等，我們在這一篇里主要講的是商品采購，供應商管理在上一篇主數(shù)據(jù)中有涉及，這一篇里就不再展開了，有興趣的可以看一下上篇文章。

二、采購價管理

采購價管理可以分為采購詢價和采購價維護，采購價維護是必要功能，采購詢價是在某些向上管理（供應商管理）比較專業(yè)的公司會使用到，將詢價和談判過程線上化，降低采購腐敗風險。

2.1 采購詢價

采購詢價顧名思義是向符合商品供應標準的供應商進行商品的詢價，由供應商報出對應價格后，進行“貨比三家”，最終選定需要采購商品的供應商和相應報價。

采購人員在創(chuàng)建詢價單時，一般會包含商品信息，要求供應時間，期望供應量，供應地點和詢價截止時間點，還可以選擇參與報價供應商。

詢價單在創(chuàng)建審核后，可以直接導出表格給對應供應商查看并線下收集報價反饋；也可以開放報價權(quán)限給供應商進行線上報價；還有一些供應商有系統(tǒng)集成能力的，可以開放接口給供應商進行對接，直接引入供應商系統(tǒng)中。在供應商均完成報價或到達報價截止時間點后，本次詢價結(jié)束。

2.2 采購價維護

在進行采購詢價后（線上/線下），如果要進行進一步的采購行為，需要先將采購價維護進系統(tǒng)中，便于進一步采購做單。采購價維護的幾個場景通常為：

①新商品引入。

②供應商發(fā)生改變。

③采購價格發(fā)生變更。

④供應商返利等活動發(fā)生變更。

在確定需要維護采購價時，需要發(fā)起采購價維護的流程，在完成審批后更新采購價，同時作廢掉相同日期內(nèi)的已有采購價格。在多數(shù)情況下，一個商品可能存在不止一個供應商，同一供應商對于同一個商品也有不同的售賣策略，我們在設計時要盡量兼容這種情況，以實現(xiàn)采購成本最優(yōu)。

2.2.1 采購維價單

采購在創(chuàng)建采購維護單時，一般會包含：業(yè)務線，倉庫信息，商品信息，供應商報價信息（包含供應商，商品報價，有效日期，返點，階梯策略）等。

生鮮行業(yè)中會涉及到不同區(qū)域的訂單由不同倉庫來進行履約，有些品類在采購時需要配送到不同的倉庫，所以會存在部分商品在不同倉庫下所選取的供應商和采購價均不同，可以通過在維護采購價時增加倉庫選擇來實現(xiàn)。

生鮮行業(yè)還會涉及到最新市場進價的獲取，所以有些時候在既有供應商之外，還會留出部分采購比例給到市場，通過采購市場商品獲取真實的行情價格。這時候，可以通過給供應商增加配比來實現(xiàn)，在采購時自動分配采購比例給到市場供應商。

2.2.2 采購維價單審批

在完成采購維價單的創(chuàng)建后，視公司流程決定是否需要審批和如何制定審批規(guī)則/節(jié)點。日常的采購價維護僅發(fā)起人和部門負責人審批即可，一些特殊情況可能需要再向上審批或其他部門協(xié)同審批，按實際情況配置即可。

除了采購單的審批之外，還可以適當增加一些采購價格監(jiān)控，以防止價格錄入錯誤且審批未發(fā)現(xiàn)造成較大損失的情況?？梢栽阡浫氩少弮r時給出上次錄入采購價做參考，也可以在商品維度設置價格容差，在新錄入的采購價超出過往平均錄入價格的容差時，進行二次確認等。

三、采購單據(jù)

在完成供應商數(shù)據(jù)維護、合同簽訂和采購詢價、采購價維護后，要進行正常的企業(yè)事務開展，我們就要做采購單，向供應商將需求的服務/貨物預定好，以便在預訂的時間內(nèi)到達，不影響業(yè)務的正常開展。

采購單據(jù)的生成一般有幾種場景：

①手動創(chuàng)建：根據(jù)業(yè)務的需求進行手動創(chuàng)建，手動輸入供應商、倉庫、商品、采購數(shù)量等信息完成創(chuàng)建，比較靈活且常用。

②基于訂單創(chuàng)建：生鮮行業(yè)中用到此場景的較多，有些不過倉商品（如熱鮮白條、牛肉等）不在倉庫存貨，直接由工廠發(fā)往客戶，采購不需要提前做單，系統(tǒng)自動根據(jù)銷售單轉(zhuǎn)采購單即可。

③自動創(chuàng)建：根據(jù)系統(tǒng)設置的安全庫存閾值或需求計劃來自動判斷，觸發(fā)后自動根據(jù)系統(tǒng)設定的規(guī)則生成采購單以及時補充庫存。

3.1 采購訂單創(chuàng)建

采購訂單的信息主要包含：

①業(yè)務線：確定采購業(yè)務條線，若僅一條業(yè)務線可不加此選項。

②收貨倉庫：業(yè)務線下選擇可收貨倉庫。

③期望送達日期：期望供應商送達日期，可提前安排倉庫做好準備。

④供應商：指定已完成供應商準入和合同簽訂的供應商。

⑤商品信息：從當前供應商維護的允許采購商品中選擇的商品編碼、錄入采購數(shù)量等信息。

⑥采購含稅單價：代入已維護的供應商商品采購價格。

⑦采購金額：本次商品采購金額和采購訂單總金額。

⑧發(fā)票類型：根據(jù)供應商信息帶出。

除了一些關鍵信息之外，還可以增加采購員、采購組、備注、付款類型等字段。

3.2 采購訂單流轉(zhuǎn)

采購訂單創(chuàng)建完成，審核通過后即開始采購訂單的流轉(zhuǎn)：

默認付款方式為供應商賬期，如需要現(xiàn)結(jié)/分批打款，則在通知發(fā)貨前需要有財務打款確認環(huán)節(jié)，由財確認打款后采購訂單向下一環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。

3.3 采購入庫單

一個采購訂單默認對應一張收貨入庫單：

①一次性收貨完成，則收貨入庫單“完成”，采購訂單更新為“已完成”，將已收貨驗收的貨物進行上架即可。

②僅完成部分收貨，在收貨入庫單確認后，自動拆分出一張新的收貨入庫單（貨物數(shù)量=采購訂單需求數(shù)量-已收貨確認商品數(shù)量，若為0則商品不再在新的收貨單中展示），繼續(xù)完成收貨入庫動作。每一次收貨后，可以單獨操作驗收上架，將已驗收貨品進行上架，庫存同步至中央庫存系統(tǒng)，此時采購單據(jù)狀態(tài)為“部分入庫”。

③在“部分入庫”下，若貨物陸續(xù)收貨完成，則采購訂單狀態(tài)更新為“已完成”；若貨物后續(xù)不再收取或供應商無法繼續(xù)完成履約，則可以關閉掉采購訂單。此時會下中央庫存系統(tǒng)下發(fā)關閉收貨單的指令，若當前收貨單沒有在操作，則直接關閉成功，若當前收貨單在操作，則完成收貨動作時提示“已關單，無法收貨”，避免收貨入庫。

采購訂單完成后，會根據(jù)實際收貨入庫數(shù)量生成采購結(jié)算單，用于供應商結(jié)算。

四、采購退貨

商品入庫后，有些時候會因為存儲不當/出庫訂單減少/客戶退貨等原因造成庫存損壞或積壓，需要退供應商的情況。這時通常需要采購和供應商溝通后，發(fā)起采購退貨流程。

4.1 采購退貨單創(chuàng)建

采購退貨訂單的信息主要包含：

①業(yè)務線：確定采購退貨業(yè)務條線，若僅一條業(yè)務線可不加。

②出庫倉庫：業(yè)務線下選擇退貨出庫倉庫。

③是否關聯(lián)原單：選擇是否要關聯(lián)采購單退貨：

i：是，選擇對應單據(jù)，自動帶出單據(jù)中完成入庫的商品，選擇商品。

ii：否，不選擇單據(jù)，直接選擇當前出庫倉庫內(nèi)有庫存的商品。

④供應商：選擇商品供應商。

⑤商品信息：選定倉庫及供應商下的商品編碼、商品名稱、當前庫存等信息。

⑥退供單價：默認取該供應商最近一次采購入庫單價，可調(diào)整。

⑦退供數(shù)量：申請退貨數(shù)量。

⑧退供金額：退貨單價*退供數(shù)量。

除了一些關鍵信息之外，還可以增加退供原因、采購員、申請退貨日期等字段。

4.2 采購退貨訂單流轉(zhuǎn)

采購退貨訂單創(chuàng)建完成，審核通過后即開始采購退貨訂單的流轉(zhuǎn)：

在進行采購退貨的時候，需要注意以下幾點：

1. 在采購退貨單審核完成后，下發(fā)至倉庫時，為避免庫存被訂單占用造成無法正常履約的情況，通常可以通過：

①區(qū)分正常倉和退貨倉，將正常履約的商品庫存放置在正常倉下，訂單占用并扣減正常倉的庫存。需要發(fā)起采購退貨的商品庫存，提前移庫至退貨倉，客戶發(fā)起退貨的庫存如果需要退供的也可以直接退至退貨倉，在發(fā)起采購退貨的時候選擇出庫倉庫退貨倉。

②不區(qū)分倉庫，在采購退貨下發(fā)至倉庫時，直接鎖定對應庫存，不可被其他訂單占用，在完成出庫后同步扣減該部分庫存。

2. 基于物流成本的考慮，有些公司會將退貨商品進行累計，在達到一定數(shù)量后，統(tǒng)一發(fā)起退供。在實際發(fā)起退貨申請并完成審核后，倉庫在揀貨發(fā)貨時，可能會存在商品已經(jīng)被報損或丟棄，難以全量退貨發(fā)貨的情況，所以系統(tǒng)要允許低于申請退貨量發(fā)貨，以最終實際出庫量為準，和供應商進行結(jié)算。

3. 退貨完成的節(jié)點是以供應商簽收為準，可以通過打印發(fā)貨單給到供應商，如果供應商有系統(tǒng)集成能力的，可以開放接口給供應商進行對接，直接引入供應商系統(tǒng)中，降低溝通成本。

五、采購結(jié)算

在和供應商約定的周期內(nèi)，一般以月/季度/年為維度，會進行采購費用單申報和采購對賬工作，以完成和供應商的采購結(jié)算。

5.1 采購結(jié)算單

在和供應商結(jié)算時，一般需要將周期（日/周/月/季度/年）內(nèi)的采購訂單按照實際收貨情況生成采購結(jié)算單，用以和供應商進行采購結(jié)算。

采購結(jié)算單一般包含：采購結(jié)算單號、業(yè)務線、供應商信息、創(chuàng)建時間、采購商品清單（含采購商品明細、稅率和實際到貨數(shù)量、結(jié)算金額）等字段。

5.2費用單

費用單設計的初衷是為了將一些采購結(jié)算中發(fā)現(xiàn)的人為錯誤導致的問題，進行快速審核和處理，以在約定時間內(nèi)完成采購對賬的目的，比如：供應商質(zhì)量處罰/遲到扣罰/商品稅率錯誤/短駁費扣除等。

費用單的設計字段包含：

①公司選擇。

②供應商選擇。

③費用類型。

④單據(jù)發(fā)生時間。

⑤費用單明細（包含商品信息、稅率、發(fā)生金額、稅額、備注）等。

除了這些關鍵信息外，還可以增加類似關聯(lián)客戶、關聯(lián)單據(jù)編號、單據(jù)備注等字段。

費用單創(chuàng)建完成后：

①默認狀態(tài)為“待審核”，若被打回則更新狀態(tài)為“已打回”，需重新編輯后提交。

②審核通過后更新為“已審核”，此時可被對賬單引用；若此時作廢費用單，則狀態(tài)更新為“已作廢”。

③被對賬單引入后，更新狀態(tài)為“對賬中”，若對賬單被作廢，則更新費用單狀態(tài)為“已審核”。

④對賬單對賬完成，更新狀態(tài)為“已對賬”。

5.3 采購對賬單

在將需要的采購結(jié)算單和費用單分別生成后，就可以做采購對賬單了。采購對賬單是和供應商對賬的依據(jù)，一般包含：

③對賬期間。

④對賬明細選擇（包含對賬期間內(nèi)的采購結(jié)算單和費用單），可手動選取需要使用的單據(jù)。

⑤單據(jù)備注。

在完成創(chuàng)建后，同樣需要對對賬單進行審核確認，審核通過后，需要進行開票，后續(xù)多半為財務側(cè)需要做的資金認領、掛賬等操作，不再展開。對賬完成后，這一個周期內(nèi)和供應商的采購結(jié)算即完成了，可以進行下一周期的采購工作或者采購合同的重新簽訂等。

總結(jié)

“巧婦難為無米之炊”，采購是所有業(yè)務開展的起點，只有做好采購的管理，才能打造一個強而有力的供應鏈。在設計采購管理模塊時，我們要充分結(jié)合采購常見的業(yè)務場景：供應商管理、采購維價、采購單據(jù)、采購退貨、采購結(jié)算等，以“優(yōu)秀的供應商管理、合適的采購成本、良好的采購質(zhì)量及反采購腐敗”為目標，進行采購全鏈路的搭建。

除了本文中拆解的采購模塊之外，還有一個“采購計劃”的內(nèi)容沒有講到，通常包含需求預測和智能補貨。通過系統(tǒng)策略驅(qū)動智能化采購。這塊內(nèi)容比較復雜，我的了解也沒有很深，如果大家感興趣，后面我嘗試去拆解一下這塊的內(nèi)容。

上一篇文章也有提到，只有通過對商品、客戶、供應商、倉庫、組織和物流等多維度基礎數(shù)據(jù)的深入理解和科學管理，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。我們已經(jīng)進行了基礎數(shù)據(jù)和采購模塊的拆解，后面會陸續(xù)拆解訂單、財務、庫存、數(shù)據(jù)分析等關鍵模塊，共同構(gòu)建完整的數(shù)字化供應鏈體系，感興趣的同學可以關注一下。

本文由 @安妮的日常生活 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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