文：易斌 | Easy Selling 銷售賦能中心 院長(zhǎng)

上一篇文章【很多人問(wèn)我，銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議究竟能干啥】，我從不同維度闡述了團(tuán)隊(duì)會(huì)議的五大功效，分別是“收心、共識(shí)、激勵(lì)、解難、賦能”。今天，我們繼續(xù)談“開會(huì)”，聚焦談?wù)勀男┬袆?dòng)策略可以讓團(tuán)隊(duì)會(huì)議更加高效高能？我們可以分別從會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行闡述。

— 1 —

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，會(huì)前的“計(jì)劃性”最為重要。

首先，會(huì)議數(shù)量不在多，而在于有規(guī)劃、有節(jié)奏。

開會(huì)確實(shí)能解決很多的問(wèn)題，但也是一件很高成本的管理活動(dòng)?？v觀團(tuán)隊(duì)中的各種大小會(huì)議，無(wú)外乎可分為兩種：一種是過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議，一種是任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議。

過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議的典型特征是定期舉行、例行性召開、以信息分享為主，如部門內(nèi)部的晨會(huì)夕會(huì)、周會(huì)月會(huì)、和下屬的一對(duì)一績(jī)效輔導(dǎo)面談會(huì)議、定期的工作總結(jié)與計(jì)劃會(huì)議等等。

這種會(huì)議要有節(jié)奏的舉行，不能心氣來(lái)潮時(shí)就開，心情低落時(shí)就不開。管理者可以借助此類過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議，把團(tuán)隊(duì)的管理思想與行動(dòng)方向進(jìn)行貫徹與共識(shí)。

而任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議的典型特征是不定期舉行，是基于突發(fā)的問(wèn)題來(lái)尋求解決方案的會(huì)議。一般來(lái)說(shuō)，過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議可以解決團(tuán)隊(duì)中80%的問(wèn)題，剩下20%的問(wèn)題就要靠任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議來(lái)解決。

其次，會(huì)議前的準(zhǔn)備要充分，忌“臨陣磨槍”。

“頭腦風(fēng)暴”是我們?cè)跁?huì)議中常見的一種團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)環(huán)節(jié)。但如果與會(huì)者對(duì)于會(huì)議議題沒(méi)有提前思考和準(zhǔn)備，而是頭腦一片空白地參與到會(huì)議討論中，最終的輸出成果質(zhì)量也就無(wú)從保證。

尤其是作為會(huì)議核心的團(tuán)隊(duì)管理者，更是應(yīng)該在會(huì)議前就對(duì)會(huì)議議題要有研究、有主張、有方案、才能在會(huì)議中充分“駕馭”與會(huì)成員的不同觀點(diǎn)，最終導(dǎo)向高質(zhì)量的共識(shí)成果。

比如說(shuō)，要舉行一個(gè)銷售漏斗分析會(huì)議，管理者就要事先獲取團(tuán)隊(duì)的銷售績(jī)效數(shù)據(jù)，對(duì)于做得好的以及不足的地方進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，提前準(zhǔn)備好對(duì)團(tuán)隊(duì)的期望與要求，然后再胸有成竹地參與到會(huì)議中。

好的會(huì)前準(zhǔn)備還包括有清晰的會(huì)議議程、明確的會(huì)議議題、對(duì)參會(huì)人員的會(huì)前“作業(yè)”布置、做好會(huì)議組織者的角色分工等等。

— 2 —

接下來(lái)，對(duì)“會(huì)議中”的管理也極為關(guān)鍵。要把一次團(tuán)隊(duì)會(huì)議的組織當(dāng)成一次項(xiàng)目管理，讓各個(gè)環(huán)節(jié)目標(biāo)導(dǎo)向，有序推進(jìn)。

會(huì)議開始時(shí)的“儀式感”一定要有，而且不可或缺。

什么是“儀式感”？就是讓人覺(jué)得這是一個(gè)不尋常的時(shí)刻，讓人不由自主地被吸引到，愿意主動(dòng)參與，而且印象深刻。試想一下，大家稀稀拉拉地走進(jìn)會(huì)議室，頭腦里還是充斥著會(huì)議室外面的各種事務(wù)紛擾。要想讓大家快速進(jìn)入到參會(huì)狀態(tài)，有儀式感的開場(chǎng)環(huán)節(jié)就能起到這樣的“頻道轉(zhuǎn)換”作用。

比如說(shuō)，大家全體起立，誦讀一段企業(yè)文化與價(jià)值觀文案；又比如說(shuō)，大家一起做一段簡(jiǎn)單的健身操或小游戲；再或者，主持人對(duì)上臺(tái)發(fā)言者的一段用心良苦且幽默風(fēng)趣的“出場(chǎng)引薦”，都會(huì)讓與會(huì)人員“提神醒腦”，繼而能身心合一地投入會(huì)議之中。磨刀不誤砍柴工，好的“儀式感”開場(chǎng)，就是好的參會(huì)狀態(tài)的充分保障。

會(huì)議中，“誰(shuí)來(lái)唱主角”也是個(gè)很有學(xué)問(wèn)的安排。

我見過(guò)不少的“勤奮型”管理者，會(huì)議從頭到尾，基本都是他一個(gè)人的“秀場(chǎng)”與“一言堂”。這樣的會(huì)議，雖不會(huì)有紕漏，但也不會(huì)有“共識(shí)”。

但也有一些“懶政”的管理者，在會(huì)議上把更多的表現(xiàn)機(jī)會(huì)給到下屬，鼓勵(lì)下屬代替管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)和政策解讀，鼓勵(lì)下屬多站在管理者的角度思考和分析問(wèn)題。然后管理者在聆聽到更多不同視角的聲音后，才會(huì)說(shuō)出自己的觀點(diǎn)，做出最終的決定。這樣的會(huì)議，雖場(chǎng)面上有些“放任”，但卻能收放自如，集思廣益。

我們常說(shuō)：強(qiáng)將手下無(wú)弱兵?，F(xiàn)在看來(lái)也不盡然。主管如果表現(xiàn)太強(qiáng)了，事事都要擼起袖子親自上陣，底下的人也就沒(méi)有了表現(xiàn)的機(jī)會(huì)。而反倒是那些愿意給機(jī)會(huì)讓下屬唱主角的管理者，才能真正培養(yǎng)出一支既有自信心又有戰(zhàn)斗力的好團(tuán)隊(duì)；

除了以上兩點(diǎn)，會(huì)議中的“做筆記”應(yīng)該成為一種“標(biāo)配”。

現(xiàn)在的多數(shù)人，講得多，記得少，有行動(dòng)的更是寥寥可數(shù)。尤其是在會(huì)議上，大家你一言我一語(yǔ)，說(shuō)過(guò)了，但如果沒(méi)有記下來(lái)，沒(méi)過(guò)多久就會(huì)忘記的一干二凈。下次再開會(huì)，講過(guò)的話再講一遍，表過(guò)的態(tài)再表一遍，如此反復(fù)，會(huì)議也就變得低效和無(wú)趣了。

“好記性不如爛筆頭”，我們特別強(qiáng)調(diào)，會(huì)議中一定要設(shè)一名“會(huì)議記錄員”，不是要去記那些大家發(fā)言的“流水賬”，而是實(shí)時(shí)地記錄住會(huì)議中形成的重要共識(shí)與做出承諾的行動(dòng)計(jì)劃。會(huì)議的有效性恰恰也在于會(huì)議中輸出了多少后續(xù)可以跟進(jìn)與檢查的“行動(dòng)計(jì)劃共識(shí)”。

作為會(huì)議的主持人，此時(shí)需要做到的就是控制住會(huì)議的節(jié)奏，但凡有需要被記錄的“共識(shí)”出現(xiàn)，就要及時(shí)地當(dāng)眾重復(fù)這個(gè)“共識(shí)”，并提醒會(huì)議記錄員進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。

— 3 —

最后，我們來(lái)關(guān)注“會(huì)議后”的執(zhí)行策略。有頭有尾，才是完美。首尾相接，方為閉環(huán)。

會(huì)議后最緊要的事情就是輸出“會(huì)議紀(jì)要”。

注意，是“會(huì)議紀(jì)要”而不是“會(huì)議記錄”。會(huì)議紀(jì)要不在乎行文長(zhǎng)短，而在于簡(jiǎn)明扼要，富有真知灼見。“會(huì)議記錄員”應(yīng)該負(fù)責(zé)盡快地整理好會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給與會(huì)的所有人員，并抄送給相關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。管理者也應(yīng)及時(shí)查閱會(huì)議紀(jì)要，確保其內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。

另外，會(huì)議后的Follow Up也極為關(guān)鍵。

我們常說(shuō)，沒(méi)有后續(xù)跟進(jìn)的行動(dòng)計(jì)劃都是“耍流氓”。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中列明的各項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃與相關(guān)責(zé)任人，大家分頭付諸行動(dòng)，以目標(biāo)為導(dǎo)向，并做好過(guò)程中的檢查與糾正。下一次會(huì)議，應(yīng)該設(shè)立對(duì)上期會(huì)議中行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行結(jié)果的檢視環(huán)節(jié)。只有這樣，才能真正做到言行一致，有擔(dān)當(dāng)，有進(jìn)步。

— 結(jié)語(yǔ) —

不懂開會(huì)，就不是好的管理者。管理者無(wú)法避免開會(huì)，但是可以讓開會(huì)變得更加有成效。以上的行動(dòng)策略，不僅適用于銷售團(tuán)隊(duì)，也適用于所有的職能型組織。

2022年，讓我們?cè)诟咝?huì)議中大踏步前進(jìn)吧！

關(guān)于作者：易斌，Easy Selling 銷售賦能中心 院長(zhǎng)，國(guó)際銷售績(jī)效改進(jìn)研究院（中國(guó)）合伙人，為眾多世界五百?gòu)?qiáng)及中國(guó)標(biāo)桿企業(yè)提供銷售業(yè)績(jī)改進(jìn)咨詢服務(wù)。

關(guān)于我們：Easy Selling 銷售賦能中心于2014年在廣州成立，專注于為中國(guó)企業(yè)提供銷售人才培養(yǎng)以及銷售業(yè)績(jī)改進(jìn)的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)，也是國(guó)際銷售績(jī)效改進(jìn)有限公司（研究院）中國(guó)區(qū)的戰(zhàn)略合作伙伴。

Easy Selling 專業(yè)服務(wù)范圍包括：銷售業(yè)績(jī)改進(jìn)咨詢服務(wù)、銷售人才培養(yǎng)與賦能服務(wù)（公開課＋內(nèi)訓(xùn)＋在線學(xué)習(xí)）、B2B銷售職業(yè)技能認(rèn)證服務(wù)、銷售人才招聘與測(cè)評(píng)系統(tǒng)服務(wù)、CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)服務(wù)等，幫助企業(yè)構(gòu)筑既符合自身發(fā)展實(shí)際，又具全球視野的科學(xué)銷售管理與運(yùn)營(yíng)體系。

你想要的銷售干貨盡在微信公眾號(hào) [銷售績(jī)效改進(jìn)專家]